Bijhouden hoe vaak een document in Xtendis 7 is bekeken en door wie

Documenten in Xtendis bevatten doorgaans gevoelige informatie, zoals adressen van klanten, identiteitsdocumenten, contracten, enzovoort.

Om te bepalen wie toegang moet hebben tot bepaalde documenten, worden machtigingen ingesteld, meestal door gebruikers al dan niet toegang te verlenen tot het archief waarin deze documenten zijn opgeslagen.

Via het Geschiedenis-paneel in Xtendis kunt u zien hoe vaak een document is bekeken en door wie. Als hieruit blijkt dat de machtigingen voor een gebruiker onjuist zijn ingesteld, kan dit snel worden aangepast via een van de opties in het paneel.

Hoe dit in zijn werk gaat, wordt beschreven in dit artikel.

Informatie: Voor deze functie is Xtendis 7.2.12 of hoger vereist (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt) en deze moet door de systeembeheerder voor een archief worden ingeschakeld.

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een document te zoeken.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Klik in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm op het Geschiedenis weergeven icoon.

Het Geschiedenis-paneel verschijnt. Het aantal keren dat het document is bekeken wordt onderaan aangegeven.

Afbeelding: Het aantal keren dat een document is bekeken (B) is te zien door het Geschiedenis-paneel (A) te openen.

Stap 4. Klik op de knop Keer bekeken om het Weergave Geschiedenis-paneel aan de linkerkant van het scherm weer te geven.

Het paneel toont de volgende informatie:

• Een lijst van gebruikers (eventueel onderverdeeld in gebruikers binnen en buiten de organisatie) die het document hebben bekeken en hoe vaak ze dat hebben gedaan.
• Details over de toegepaste beveiligingszone.

Stap 5. (Optioneel) Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op Open profiel voor een gebruiker om de profielpagina van die gebruiker in een nieuw tabblad te openen.
• Klik onderaan in het gedeelte Toegang op Details tonen om de pagina Documentzones voor het archief in een nieuw tabblad te openen.

Wanneer u terugkeert naar het tabblad waarop het Weergave geschiedenis-paneel wordt weergegeven, toont het paneel nu meer details, zoals de platforms die de gebruiker heeft gebruikt om het document te openen, en de datum en tijd waarop dit is gebeurd.