Documenten uploaden in Xtendis 7

Een van de manieren om documenten toe te voegen aan Xtendis is door ze handmatig aan het systeem toe te voegen.

Dit is een proces in twee stappen:

Stap 1. U selecteert de bestanden die u wilt uploaden.

Stap 2. U uploadt de bestanden waarbij ze wel of niet geïndexeerd worden.

Elke stap wordt hieronder uitgelegd.

Opmerking: Er wordt in dit artikel verwezen naar "bestanden" wanneer deze vanuit het systeem worden geüpload, en naar "documenten" wanneer de geüploade bestanden in Xtendis aanwezig zijn.

Samenvatting

Het volgende is een samenvatting van het proces, gebruik het als u snel wilt beginnen:

Stap 1. Klik op de Startpagina op Toevoegen.

Stap 2. Klik in de pagina die verschijnt op Selecteer bestanden. Blader naar de map waarin de documenten die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.

Stap 3. Zorg ervoor dat Uploaden met kenmerken is ingeschakeld.

Stap 4. In de lijst met kenmerkvelden die verschijnt, vul de velden waar nodig in.

Stap 5. Klik op Indexeren onderaan de lijst.

In detail

In de volgende secties wordt het proces in detail beschreven.

Het uploaden van bestanden kan op de volgende manieren:

1. Door de knop Toevoegen op de Startpagina te gebruiken om de Upload bestanden pagina te openen en handmatig bestanden te selecteren.
2. Door bestanden van een locatie op het systeem te slepen naar een gebied in Xtendis.
3. Door bestanden van ergens op het systeem te kopiëren en op de Upload bestanden pagina te plakken.

Elke optie wordt hieronder beschreven.

Handmatig bestanden selecteren

Bij deze methode wordt het proces gestart door eerst de Upload bestanden pagina te openen met de knop Toevoegen op de Startpagina. De te uploaden bestanden worden vervolgens geselecteerd en geüpload.

1. De bestanden selecteren om te uploaden

In deze stap worden de te uploaden bestanden geselecteerd.

Stap 1. Doe één van het volgende:

• Klik op de Startpagina op Toevoegen.

U kunt ook een van de volgende handelingen uitvoeren:

• Begin direct met het selecteren van bestanden om te uploaden door op het +-teken te klikken dat verschijnt als u met de muis over de knop Toevoegen beweegt.

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.0 of hoger (zie hoe u het versienummer kunt controleren van Xtendis die u gebruikt).

Blader naar de map waarin de bestanden die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen. De pagina Bestanden uploaden verschijnt. Ga verder met sectie 2 De bestanden uploaden.

• Klik op de drie puntjes naast de knop Toevoegen en kies Nieuw document in het menu dat verschijnt.

• Klik op het +-icoon als de Startpagina is ingeklapt als werkbalk.

Of plaats de muisaanwijzer op het +-icoon en kies Nieuw document in het menu dat verschijnt.

De pagina Bestanden uploaden verschijnt.

Stap 2. (Optioneel, als u in stap 1 nog geen bestanden heeft geselecteerd) Klik op Selecteer bestanden, blader naar de map waarin de bestanden die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.

Tip: Beweeg de muisaanwijzer over de knop Selecteer bestanden om knopinfo weer te geven met de bestandsformaten waarin bestanden kunnen worden geüpload.

De bestanden worden aan de pagina toegevoegd en aan de linkerkant weergegeven. Voor bestanden in JPG-, PDF- en PNG-formaat wordt rechts een voorbeeld weergegeven.

Stap 3. Voeg indien nodig meer bestanden toe door stap 2 te herhalen.

2. Bestanden uploaden

In deze stap upload u de bestanden terwijl u bepaalt of ze nu of later moeten worden geïndexeerd.

Opmerking: Indexeren is het proces van het toevoegen van informatie (bekend als 'kenmerken'), zoals het onderwerp, de eigenaar, de versie, enzovoort. Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.

Meerdere bestanden kunnen tegelijkertijd aan de uploadpagina worden toegevoegd en vervolgens in groepen worden geüpload. Zo kunt u bijvoorbeeld één groep bestanden uploaden en tegelijkertijd laten indexeren, terwijl u een andere groep bestanden uploadt die u later wilt indexeren. Of, wanneer u bestanden van verschillende typen uploadt, kunt u eerst bestanden van het ene type uploaden, gevolgd door bestanden van een ander type.

Stap 1. Zorg ervoor dat de bestanden die u wilt uploaden aan de linkerkant van de pagina zijn geselecteerd door hun selectievakjes in of uit te schakelen.

Stap 2. Schakel de optie Uploaden met kenmerken in of uit.

Stap 3. Doe één van het volgende:

• Wanneer de optie Uploaden met kenmerken is uitgeschakeld, klikt u op Uploaden.

De bestanden worden geüpload.

Tijdens dit proces wordt de uploadvoortgang voor elk bestand rechts van het bestand weergegeven. Wanneer het bestand succesvol is geüpload, wordt het toegevoegd aan de lijst met bestanden die zijn verwerkt.

Afbeelding: De voortgang van een bestand wordt getoond tijdens het uploaden (1); bestanden die succesvol zijn geüpload, worden toegevoegd aan de lijst met verwerkte bestanden (2).

Tip: Klik op het groene link-icoon om een link naar dit document naar het klembord te kopiëren. Gebruik de link om het document te delen met andere gebruikers die er toegang toe hebben (meestal een collega), bijvoorbeeld door de link in een e-mail te plakken. Het kopiëren van deze link kan ook op elk moment gedaan worden nadat het bestand is toegevoegd. Zie Delen door de link te kopiëren.

Wanneer het proces is voltooid, wordt er een melding weergegeven.

• Wanneer de optie Uploaden met kenmerken is ingeschakeld, verschijnt er een lijst met kenmerkvelden. Vul deze in waar nodig. Als u klaar bent, klikt u op Indexeren onderaan de lijst.

Opmerkingen: De velden met een rode lijn zijn verplicht om in te vullen. Klik op de drie puntjes in het veld Selecteer dossier om het bestand aan een dossier toe te voegen (dit veld verschijnt alleen als het geselecteerde archief dossiers ondersteunt). Zoek in het paneel dat verschijnt naar het dossier en klik op Vind. Selecteer in de zoekresultaten onderaan het paneel het dossier en klik op Selecteren. Zie Werken met dossiers voor details. Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan. Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen. Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen. Klik op Opslaan voor... om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders).

Tips: Voor velden die een lijst met waarden bevatten, kan een deel van die waarde getypt worden om deze snel te vinden. Klik op het Toverstaf icoon in de linkerbenedenhoek om de velden te vullen met kenmerken van een reeds geïndexeerd document. Zie Kenmerken van reeds geïndexeerde documenten gebruiken voor alle details over de werking hiervan.

De bestanden worden geüpload.

Tijdens dit proces wordt de uploadvoortgang voor elk bestand rechts van het bestand weergegeven. Wanneer het bestand succesvol is geüpload, wordt het toegevoegd aan de lijst met bestanden die zijn verwerkt.

Afbeelding: De voortgang van een bestand wordt getoond tijdens het uploaden (1); bestanden die succesvol zijn geüpload, worden toegevoegd aan de lijst met verwerkte bestanden (2).

Tip: Klik op het groene link-icoon om een link naar dit document naar het klembord te kopiëren. Vervolgens kan de link worden gedeeld met andere gebruikers, bijvoorbeeld door het in een e-mail te plakken.

Wanneer het proces is voltooid, wordt er een melding weergegeven.

Stap 4. Herhaal stap 3 voor eventuele bestanden die nog geüpload moeten worden.

Drag-and-drop gebruiken

Bij deze methode worden de bestanden van een locatie ergens op uw systeem, zoals het Bureaublad of een map, naar een gebied in Xtendis gesleept.

Het volgende kan worden gedaan:

1. Bestanden rechtstreeks naar de Startpagina slepen.
2. Bestanden rechtstreeks naar de pagina Upload bestanden slepen.
3. Bestanden naar het paneel Kenmerken van een bestaand document slepen om deze kenmerken over te nemen.
4. Bestanden naar het gebied Kenmerken van een dossier slepen om de bestanden aan dat dossier toe te voegen.
5. Een e-mail of e-mailbijlage vanuit Outlook slepen naar een gebied in Xtendis.
6. Een afbeelding van een webbrowserpagina slepen naar een gebied in Xtendis.

Elke methode wordt in meer detail uitgelegd in de volgende tabel:

#	Actie	Resultaat
1	Sleep één of meerdere bestanden van het Bureaublad of een map naar de Startpagina in Xtendis. De Startpagina verandert van kleur om aan te geven dat de bestanden er naartoe kunnen worden gesleept.	De Upload bestanden pagina verschijnt met de bestanden aan de linkerkant onder Stap 1. Schakel het selectievakje voor het bestand in. Ga verder met Stap 2. Bestanden uploaden zoals hierboven beschreven.
2	Met de pagina Upload bestanden al geopend, sleep een of meer bestanden van het Bureaublad of een map naar het gebied onder 'Stap 1: Selecteer bestanden'. Het gebied verandert van kleur om aan te geven dat de bestanden er naartoe kunnen worden gesleept.	De bestanden verschijnen aan de linkerkant onder Stap 1. Schakel het selectievakje voor de bestanden in. Ga verder met Stap 2. Bestanden uploaden zoals hierboven beschreven.
3	Zoek een document dat al (de meeste van) de kenmerken heeft die u aan het nieuwe bestand wilt geven en sleep het bestand op het paneel Kenmerken van het document. Het paneel verandert van kleur om aan te geven dat de bestanden er naartoe kunnen worden gesleept.	Het paneel 'Nieuw document, kopieer kenmerken' verschijnt. De kenmerken van het gevonden document zijn al ingevuld. Pas de kenmerken naar wens aan en klik op Uploaden. Tip: Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken.
4	Zoek het dossier waaraan u het bestand wilt toevoegen. Sleep een of meer bestanden van het Bureaublad of een map naar het gebied met dossierkenmerken. Het gebied verandert van kleur om aan te geven dat de bestanden er naartoe kunnen worden gesleept.	Het paneel Uploaden naar dossier verschijnt. Pas de kenmerken naar wens aan en klik op Uploaden. Tip: Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken.
5	Hetzelfde als voor methoden 1 tot 4 hierboven, maar sleep nu een e-mail of e-mailbijlage vanuit Microsoft Outlook naar het gebied.	Hetzelfde als voor methoden 1 tot 4 hierboven.
6	Hetzelfde als voor methoden 1 tot 4 hierboven, maar sleep nu een afbeelding van een webbrowserpagina naar het gebied.	Hetzelfde als voor methoden 1 tot 4 hierboven.

Bestanden kopiëren

Bestanden kunnen snel worden toegevoegd aan de pagina Upload bestanden door ze ergens op uw systeem te kopiëren, zoals het Bureaublad of een map, en ze te plakken in het gebied onder 'Stap 1. Selecteer bestanden' met behulp van de sneltoets Ctrl+V .

Waar de documenten worden opgeslagen

De geüploade bestanden worden op de volgende locaties opgeslagen:

• Documenten die zijn geïndexeerd, worden opgeslagen in het archief dat tijdens het uploaden is geselecteerd. Ze kunnen worden gebruikt door alle gebruikers die toegang hebben tot dat archief.

• Documenten die niet zijn geïndexeerd, worden aan uw Persoonlijke indexeermap toegevoegd. Van daaruit kunt u de documenten op uw gemak één voor één indexeren.

Eerder geüploade documenten openen

Documenten die zijn geüpload, worden weergegeven op de pagina Upload bestanden onder 'Stap 1: Selecteer bestanden' onder 'Deze bestanden zijn veilig opgeslagen'.

Ze blijven daar totdat de lijst wordt gewist door op het prullenbakicoon te klikken.

Open een document door op het link-icoon te klikken om zo de link naar het klembord te kopiëren en in een nieuw webbrowsertabblad of -venster te plakken.