Werken met documenten in Xtendis 7

Werken met Xtendis draait om het werken met de documenten die in het systeem zijn opgeslagen, maar ook om het toevoegen van nieuwe documenten.

Dit artikel geeft een overzicht van wat u kunt doen bij het werken met documenten. Meer informatie is te vinden door de links naar de artikelen te volgen.

De volgende onderwerpen worden beschreven:

• Indexeren
• Toevoegen
• Bekijken
• Kenmerken
• Zoeken
• Verplaatsen
• Kopiëren
• Verwijderen en herstellen
• Exporteren en delen
• Notities
• Werken met versies (inchecken en uitchecken)
• Splitsen en combineren
• Pagina's roteren
• Ondertekenen
• Scannen

Info: Gebruik het filter om informatie over slechts één onderwerp weer te geven. All topics Indexing Adding documents Viewing documents Document properties Searching for documents Moving documents Copying documents Deleting and restoring documents Exporting and sharing documents Adding notes Working with versions (check out and check in) Splitting and combining documents Rotating pages Signing documents Scanning documents

Documenten indexeren

Voordat we het hebben over het werken met de eigenlijke documenten, is het belangrijk om het proces te begrijpen dat wordt gebruikt voor het opslaan en vinden van documenten in het systeem.

Elk document in het systeem wordt met een reden toegevoegd: het is van een bepaalde klant, maakt deel uit van een specifiek project, enzovoort.

Dergelijke informatie wordt toegevoegd in de vorm van informatie die bekend staat als 'kenmerken' (ook wel 'indexen', 'eigenschappen' of 'metadata' genoemd). Denk aan een aanmaakdatum, versienummer, documenttype, onderwerp, notitie, handtekening, enzovoort. Zie ook Kenmerken verderop in dit artikel.

Afbeelding: Kenmerken van een document.

Het hebben van deze informatie in een document zorgt voor context en structuur en maakt het mogelijk om het document gemakkelijk terug te vinden. Het proces van het toevoegen van kenmerkwaarden door het systeem staat bekend als 'indexeren'.

Het indexeren van een document kan worden gedaan wanneer het document aan het systeem is toegevoegd, of op elk moment nadat het is toegevoegd.

Opmerking: Documenten moeten worden geïndexeerd om ze beschikbaar te maken voor anderen. Documenten die nog niet zijn geïndexeerd, worden opgeslagen in een tijdelijk archief.

Voor meer informatie, zie Documenten indexeren in Xtendis 7.

Documenten toevoegen

Elk document van elk type kan worden toegevoegd en opgeslagen in Xtendis.

Het volgende is een samenvatting van het proces, gebruik het als u snel wilt beginnen.

Voor gedetailleerde informatie over alle processen, zie Documenten toevoegen aan Xtendis 7.

Tip: Een andere manier om documenten toe te voegen is door pagina's van een document in TIF-, PNG- of JPG-formaat dat al in Xtendis bestaat om te zetten in een apart document. Voor meer informatie, zie Documentpagina's bewerken in Xtendis 7. Als alternatief kunnen bestaande documenten worden gedupliceerd door ze opnieuw te indexeren. Zie Bestaande documenten opnieuw indexeren voor meer informatie.

Stap 1. Klik op de Startpagina op Toevoegen.

Stap 2. Klik in de pagina die verschijnt op Selecteer bestanden. Blader naar de map waarin de documenten die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.

Stap 3. Zorg ervoor dat Direct voorzien van kenmerken is ingeschakeld.

Stap 4. Vul indien nodig de velden in de lijst met kenmerken in die verschijnt.

Stap 5. Klik op Indexeren onderaan de lijst.

Documenten bekijken

Wanneer een document aan het systeem wordt toegevoegd, wordt er automatisch een voorbeeld van gegenereerd zodat de inhoud van het document kan worden bekeken.

Voorvertoningen zijn beschikbaar in de volgende formaten:

• Afbeeldingen in JPG, PNG, of TIF formaat
• Adobe Acrobat-bestanden in PDF formaat

Voor documenten waarvoor geen voorbeeld kan worden gegenereerd (zoals een ZIP-bestand), wordt een bestandsicoon weergegeven. Om de inhoud van deze bestanden te zien, moeten de bestanden eerst worden gedownload.

Een document bekijken kan door het document op te zoeken met behulp van de optie Vinden. De zoekresultaten bevatten een voorbeeldvenster (ook wel de 'documentviewer' genoemd).

Extra hulpmiddelen

De werkbalk in het voorbeeldvenster bevat hulpmiddelen om door de pagina's te navigeren of ze te roteren, het document af te drukken, te downloaden, enzovoort.

Voor meer informatie, zie Documenten bekijken in Xtendis 7.

Kenmerken

Elk document in Xtendis bevat kenmerken: waarden die het documenttype, de naam, de inhoud, de eigenaar, het archief waartoe het behoort, enzovoort beschrijven.

U kunt ze gebruiken om snel informatie over een document op te zoeken, zoals wanneer het aan het systeem is toegevoegd, wie de eigenaar is, enzovoort.

Kenmerken worden ook gebruikt door de zoekfunctie, zodat de documenten snel en gemakkelijk kunnen worden gevonden. Door een document te indexeren zorgt u ervoor dat de zoekfunctie op de hoogte is van alle kenmerkwaarden van een document.

Kenmerken worden door de hele applicatie heen getoond: van mapnamen op de Startpagina tot de kolommen in de zoekresultaten.

U kunt de volledige lijst met kenmerken van een document bekijken via het paneel Kenmerken:

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een document te zoeken.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Voer een van de volgende handelingen uit in de verticale werkbalk aan de rechterkant:

• Klik op het Documenticoon.
• Beweeg de muisaanwijzer over het Documenticoon en kies Toon kenmerken in het menu dat verschijnt.

Er verschijnt een paneel met alle kenmerken en hun waarden. Het paneel kan worden verborgen of opnieuw worden weergegeven door op het Documenticoon te klikken.

Afbeelding: Het paneel Kenmerken (1) en het Documenticoon (2).

Voor meer informatie, zie Werken met kenmerken in Xtendis 7.

Zoeken

Een van de acties die u in Xtendis het vaakst zult uitvoeren, is het zoeken naar de documenten, dossiers, notities of mappen waarmee u wilt werken.

Over het algemeen kunt u op een van de volgende manieren zoeken:

• Snel zoeken om snel documenten te vinden
• Een standaard zoekopdracht maken
• Een geavanceerde zoekopdracht maken
• Mappen of dossiers gebruiken
• Favorieten gebruiken
• Recent bekeken documenten of dossiers gebruiken
• Zoeken naar tekst in een document

Voor gedetailleerde informatie, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.

Het volgende is een kort overzicht van elke methode (klik op een afbeelding voor een grotere weergave):

Snel zoeken Als u weet naar welk document u zoekt en u weet enkele details, zoals de naam van de relatie of (een deel van) het onderwerp of de inhoud, kunt u dit invoeren in het Zoek veld op de Startpagina. Zorg ervoor dat u ook het archief kiest waarin u wilt zoeken. Tip: Klik op het Filter icoon om bepaalde kenmerken, de tijdsperiode, eigenaar, en/of status toe te voegen. Om de zoekopdracht uit te voeren, drukt u op Enter terwijl de cursor zich in het zoekvak bevindt. Er verschijnt een nieuwe pagina waarop de zoekresultaten worden getoond. Merk op dat de resultaten voor documenten (in het blauw), dossiers (in het groen) en notities (in het geel) op verschillende tabbladen worden weergegeven. Het totale aantal gevonden documenten wordt weergegeven naast de titel van elk tabblad. Als er niets is gevonden, wordt er een melding weergegeven voor dat tabblad. De resultaten voor documenten worden als eerste getoond.	Afbeelding: het veld Zoeken op de Startpagina. Afbeelding: De zoekresultaten voor documenten (boven) en dossiers (onder).
Een standaard zoekopdracht maken Om een uitgebreidere zoekopdracht uit te voeren, wordt doorgaans de standaardzoekopdracht gebruikt. Dit is toegankelijk via de optie Vinden in de werkbalk van de Startpagina. Kies wat u wilt zoeken (een document, dossier, notitie of verwijderd document), in welk archief u wilt zoeken en eventuele kenmerkwaarden die het document, dossier of notitie moet bevatten. Wanneer u op Vind klikt, wordt de zoekopdracht uitgevoerd en worden de resultaten op dezelfde pagina weergegeven. Indien nodig kunnen de zoekparameters aan de linkerkant van het scherm worden aangepast en kan een andere zoekopdracht worden uitgevoerd.	Afbeelding: De knop Vinden op de Startpagina. Afbeelding: Het gebruik van de standaard Zoekoptie.
Geavanceerd zoeken Geavanceerde zoekopdrachten maken het mogelijk om naar documenten of dossiers te zoeken met behulp van complexe zoekopdrachten met parameters als 'is gelijk aan', 'groter dan', enzovoort. Zo kunt u nauwgezet zoeken door specifiek documenten of dossiers toe te voegen of uit te sluiten. Wanneer u op Vind klikt, wordt de zoekopdracht uitgevoerd en worden de resultaten op dezelfde pagina weergegeven. Indien nodig kunt u de zoekparameters aan de linkerkant van het scherm aanpassen om nog een zoekopdracht uit te voeren.	Afbeelding: De pagina voor geavanceerd zoeken.
Mappen of dossiers gebruiken Een snelle manier om toegang te krijgen tot specifieke documenten is het openen van een map of dossier waarin deze documenten automatisch worden verzameld. Een typische map in Xtendis is gebaseerd op een zoekopdracht die deel uitmaakt van die map. Bij het openen van de map wordt de gevonden inhoud getoond. Dit maakt de zoekresultaten efficiënter, wat betekent dat u de zoekopdracht niet telkens handmatig hoeft aan te maken. Voorbeeld: U zou een zoekmap kunnen aanmaken waarin alle documenten getoond worden die binnen de komende maand verlopen, zodat u tijdig actie kunt ondernemen. Dossiers groeperen documenten die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een medewerker of een project. Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken.
Favorieten gebruiken Dossiers of documenten die u vaak gebruikt, kunt u markeren als favoriet. Ze verschijnen dan in de lijst met favorieten op de Startpagina, zodat u ze snel en gemakkelijk kunt vinden zonder de zoekfunctie te gebruiken. Een document of dossier markeren als favoriet doet u door op het ster icoon te klikken.
Recent bekeken documenten of dossiers gebruiken Documenten of dossiers waarvan u weet dat u ze onlangs hebt bekeken, zijn eenvoudig toegankelijk via de Startpagina door op Recent te klikken.
Zoeken naar tekst in een document	Bij het bekijken van een document in TIF-formaat kan er gezocht worden naar tekst binnen het document. Doe dit door in de verticale werkbalk op het pictogram 'Zoeken in document' te klikken, een zoekterm in te voeren en op Zoeken te klikken. De pagina's waarop de tekst te vinden is, worden weergegeven als een link. Klik op een link om naar die pagina te navigeren.

Documenten verplaatsen

Documenten in het systeem moeten mogelijk op een gegeven moment worden verplaatst naar de prullenbak of naar een andere locatie, zoals een dossier of map.

Elke methode wordt hieronder beschreven.

Verplaatsen naar de prullenbak

De stappen voor het verplaatsen van een document naar de prullenbak worden verderop uitgelegd in de sectie Verwijderen en herstellen.

Verplaatsen naar een dossier

Bij deze methode wordt een bestaand document direct toegevoegd aan een dossier.

Zie Werken met dossiers in Xtendis 7 voor meer methoden.

Stap 1. Zorg ervoor dat het dossier om het document aan toe te voegen bestaat. Als dit niet het geval is, maak deze dan eerst aan.

Stap 2. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar de documenten die u wilt toevoegen.

Opmerking: Zorg ervoor dat u zoekt in een archief dat dossiers ondersteunt.

Stap 3. Selecteer de documenten die u wilt toevoegen door hun selectievakje te selecteren.

De knop Acties verschijnt.

Stap 4. Klik op de knop Acties en kies Verplaatsen naar dossier in het menu dat verschijnt.

Opmerking: Deze optie verschijnt alleen als het archief waarin wordt gezocht dossiers ondersteunt.

Het paneel Kies een dossier verschijnt.

Stap 5. Gebruik het paneel om het dossier te vinden om de documenten aan toe te voegen (zie Werken met dossiers in Xtendis 7 voor stappen over het gebruik van het paneel). Wanneer u op Selecteer klikt, worden de documenten aan het dossier toegevoegd.

In een map plaatsen

Opmerking: Deze methode wordt meestal gebruikt door power users die een Algemene map kunnen maken die niet is gebaseerd op een zoekopdracht. Alle andere gebruikers gebruiken mappen die bekend staan als Zoekmappen. In deze mappen worden bij het openen van de map de documenten automatisch toegevoegd op basis van een zoekopdracht. Wanneer u niet met Algemene mappen werkt, kunt u dit gedeelte overslaan.

Stap 1. Zorg ervoor dat de folder om het document aan toe te voegen bestaat. Als dit niet het geval is, maak deze dan eerst aan.

Stap 2. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar de documenten die u in de map wilt plaatsen.

Stap 3. Gebruik een van de volgende opties:

Optie 1. Verplaats een of meerdere documenten met behulp van de Actie-knop Selecteer in de zoekresultaten de selectievakjes voor de documenten die u wilt verplaatsen. De knop Acties verschijnt. Klik op de knop Acties en kies In map plaatsen in het menu dat verschijnt. Probleemoplossing: de optie wordt niet weergegeven in het menu Zorg ervoor dat er ten minste één map in het archief bestaat. Hierna moet u mogelijk uitloggen en opnieuw inloggen voordat de optie in het menu verschijnt.

Optie 2. Verplaats één enkel document Info: Deze optie vereist Xtendis 7.1.4 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt). Selecteer een document zodat het blauw wordt omlijnd, plaats de muisaanwijzer op het documentpictogram en kies in het menu dat verschijnt Toevoegen aan map. Probleemoplossing: de optie wordt niet weergegeven in het menu Zorg ervoor dat er ten minste één map in het archief bestaat. Hierna moet u mogelijk uitloggen en opnieuw inloggen voordat de optie in het menu verschijnt. Optie 1. Verplaats een of meerdere documenten met behulp van de Actie-knop Selecteer in de zoekresultaten de selectievakjes voor de documenten die u wilt verplaatsen. De knop Acties verschijnt. Klik op de knop Acties en kies In map plaatsen in het menu dat verschijnt. Probleemoplossing: de optie wordt niet weergegeven in het menu Zorg ervoor dat er ten minste één map in het archief bestaat. Hierna moet u mogelijk uitloggen en opnieuw inloggen voordat de optie in het menu verschijnt.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gevraagd in welke map de documenten moeten worden geplaatst.

Stap 4. Kies de map uit de lijst en klik op OK.

De documenten worden in de map geplaatst.

Kopiëren

Wanneer een bestaand document moet worden toegevoegd aan een ander archief of aan een ander dossier in hetzelfde archief, kan het worden gekopieerd.

Hiermee wordt een duplicaat van het document gemaakt wat vervolgens onderdeel kan worden gemaakt van een ander archief of dossier.

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om het document te vinden dat u wilt dupliceren.

Stap 2. Selecteer het document of dossier zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Beweeg in de verticale werkbalk aan de rechterkant de muisaanwijzer over het document-icoon en kies in het menu dat verschijnt Kopieer document.

Het paneel Kopieer document verschijnt.

Stap 3. Vul in het paneel Kopieer document alle relevante velden in.

Opmerkingen: Het archief waarin het document wordt opgeslagen, wordt bovenaan automatisch ingevuld in het veld Archief. Welk archief dit is, kunt u instellen in uw persoonlijke instellingen. Welke kenmerken in het paneel getoond worden is afhankelijk van het gekozen archief. Wanneer het geselecteerde archief dossiers ondersteunt, wordt een veld Kies een dossier getoond waarmee het document aan een dossier kan worden toegevoegd. Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7. Kenmerken die verplicht moeten worden ingevuld, zijn gemarkeerd met een rode lijn. Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken. Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan. Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen. Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen. Klik op het Punaise icoon voor een veld (indien beschikbaar) om de ingevoerde waarde vast te zetten. De waarde wordt vervolgens in het veld behouden totdat deze handmatig wordt verwijderd. Dit kan handig zijn bij het uitvoeren van meerdere indexeeracties met dezelfde waarden in specifieke velden. (Het gebruik van punaises kan in uw persoonlijke instellingen worden in- en uitgeschakeld.) Als het veld Beveiligingszone leeg wordt gelaten, wordt het document automatisch in de Standaard beveiligingszone geplaatst. (In specifieke gevallen kunnen bedrijfsregels of de gekoppelde index worden gebruikt om de beveiligingszone automatisch te vullen op basis van een attribuut. Neem contact op met Support voor meer informatie.)

Stap 4. Klik op Maak kopie om het proces te starten.

Het document wordt toegevoegd aan het archief.

Opmerkingen: Als het document in een ander archief wordt opgeslagen, wordt de originele versie (indien beschikbaar) niet gekopieerd. Wanneer het document wordt opgeslagen in hetzelfde archief als het originele document, hangt het resultaat af van hoe het systeem is ingesteld door de systeembeheerder: Verwijzen is ingeschakeld. Er wordt een nieuw document met zijn eigen kenmerken gemaakt, maar de pagina's in het document verwijzen naar de pagina's in het originele document. Dit betekent dat wanneer de pagina's in het opnieuw geïndexeerde document worden bewerkt, de pagina's in het oorspronkelijke (verwezen) document ook veranderen. Het zijn immers dezelfde pagina’s. Verwijzen is uitgeschakeld. Er wordt een nieuw document met eigen kenmerken en pagina's gemaakt. Bij het bewerken van de pagina's in het opnieuw geïndexeerde document worden de pagina's in het originele document niet beïnvloed.

Stap 5. (Optioneel) Als het de bedoeling was om het document aan een dossier toe te voegen, doe dat dan nu. Zie Werken met dossiers in Xtendis 7 voor details.

Verwijderen en herstellen

Documenten die niet meer nodig zijn, kunnen naar de prullenbak worden verplaatst. Eenmaal in de prullenbak, kan het document permanent worden verwijderd of weer op de oorspronkelijke locatie worden teruggezet.

Opmerkingen: Deze acties kunnen alleen worden uitgevoerd als u voldoende toegangsrechten hebt gekregen. Documenten in de prullenbak worden na verloop van tijd automatisch verwijderd (standaard na 14 dagen).

Een document naar de prullenbak verplaatsen

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een document te zoeken.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Plaats de muisaanwijzer op het icoon Documentopties in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm.

Stap 4. Kies Naar prullenbak verplaatsen in het menu dat verschijnt.

Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.

Stap 5. Bevestig dat u het document naar de prullenbak wilt verplaatsen.

Op dit moment bestaat het document nog steeds in het systeem en kan het indien nodig worden hersteld of permanent worden verwijderd.

Een document herstellen of definitief verwijderen

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een verwijderd document te zoeken door Verwijderde documenten te kiezen.

Stap 2. Selecteer de documenten die u wilt herstellen of permanent wilt verwijderen door hun selectievakje te selecteren.

De knop Acties verschijnt.

Stap 3. Klik op de Actie knop en kies in het menu dat verschijnt op Definitief verwijderen of Herstellen.

Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.

Stap 4. Klik op Ja om de actie te bevestigen of op Nee om de actie te annuleren.

Exporteren en delen

Soms moeten documenten in Xtendis worden gedeeld met andere mensen of moet er op een of andere manier buiten Xtendis aan worden gewerkt.

Dit kan op de volgende manieren:

• Door het te downloaden naar uw lokale systeem.
• Door het als bijlage toe te voegen aan een e-mail.
• Door het document af te drukken.
• Door het document digitaal te delen

Voor gedetailleerde informatie hierover, zie Documenten exporteren vanuit Xtendis 7 (downloaden, printen, e-mailen, delen).

Notities toevoegen

Werken binnen een bedrijf is teamwerk en wanneer een document verduidelijking nodig heeft of de volgende stappen in de workflow moeten worden besproken of verduidelijkt, kan dit binnen uw team worden gecommuniceerd door notities aan een document toe te voegen.

Op deze manier kan een discussie of tijdlijn worden gecreëerd die context geeft over de status waarin het document zich bevindt (zoals 'in afwachting' bij het wachten op betaling van een factuur).

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar het document waaraan u notities wilt zien, toevoegen of bewerken.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Tip: U kunt ook direct naar notities zoeken, zoals uitgelegd in Zoeken naar notities in Xtendis 7.

Het Notities icoon in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm geeft toegang tot de Notitie functionaliteit.

Als er al notities voor dat document bestaan, wordt het totale aantal notities weergegeven als een badge op het icoon.

Stap 3. Klik op het Notities icoon.

Het Notities paneel verschijnt.

Stap 4. Doe één van het volgende:

• Voeg uw bericht toe in het tekstveld. Klik eventueel op het Emoji-icoon om een emoji toe te voegen. Tag andere gebruikers die in het systeem bestaan door @ te typen gevolgd door hun gebruikersnaam. Klik als u klaar bent op Opslaan om het bericht te plaatsen.
• Verwijder een van uw berichten door er met de muisaanwijzer overheen te gaan en op het prullenbakicoon te klikken.

Voor meer informatie, zie Werken met document notities in Xtendis 7.

Werken met versies (inchecken en uitchecken)

Gewoonlijk wordt een document in Xtendis opgeslagen in Adobe PDF-formaat of afbeeldingsformaat (TIF, PNG of JPG) en kan het niet worden gewijzigd.

In bepaalde opstellingen kunnen Microsoft Word- en Excel-documenten echter hun oorspronkelijke versie van het document bewaren. Wanneer dit het geval is, kan het originele document worden gedownload, op de een of andere manier worden bewerkt en als een nieuwe versie worden geüpload.

Dit proces staat bekend als het "uitchecken" en "inchecken" van een document.

Wanneer een document een origineel document bevat, kan dit document worden uitgecheckt door de muisaanwijzer over het icoon Delen te houden en Uitchecken te kiezen.

De bewerkte versie kan worden geüpload door de optie Nieuwe versie inchecken van de knop Toevoegen te gebruiken terwijl het originele document is geselecteerd in de zoekresultaten.

Voor een uitleg van het volledige proces, zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).

Opmerking: Een alternatieve en betere manier om een nieuwe versie in te checken is Xtendis voor Microsoft Office te gebruiken. Dit is een plug-in die functionaliteit toevoegt aan Microsoft Word en Excel voor het werken met documenten in Xtendis.

Splitsen en combineren van documenten

Wanneer u werkt met documenten in TIF-, PNG- of JPG-formaat, kan het zijn dat u deze soms moet opsplitsen in afzonderlijke documenten (zoals gescande facturen of e-mailconversaties), of dat afzonderlijke documenten moeten worden gecombineerd. Hiervoor zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar.

Documenten splitsen

Het splitsen van documenten kan op een van de volgende manieren:

• Door de hulpmiddelen in het voorbeeldvenster van een document te gebruiken. Door de knip-, kopieer- en plakgereedschappen in de werkbalk te gebruiken bij het bekijken van een voorbeeld van een document, kunnen documenten worden opgesplitst in afzonderlijke documenten. Voor alle details hierover, zie Documentpagina's bewerken in Xtendis 7.
• Door documenten die nog niet zijn geïndexeerd op te splitsen. Zie Documenten indexeren in Xtendis 7 voor volledige details.

Documenten combineren

Documenten combineren kan op een van de volgende manieren:

• Door de hulpmiddelen in het voorbeeldvenster van een document te gebruiken. Door de knip-, kopieer- en plakgereedschappen in de werkbalk te gebruiken bij het bekijken van een document, kunnen pagina's uit het ene document worden gecombineerd met een ander document. Voor alle details hierover, zie Documentpagina's bewerken in Xtendis 7.

• Door de optie Versies samenvoegen te gebruiken in de optie Vinden:

Stap 1. Voer een zoekopdracht uit met de optie Vinden.

Stap 2. Selecteer meerdere documenten in de zoekresultaten en kies in het menu Acties voor Versies samenvoegen.

Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.

Stap 3. Klik op Ja.

Pagina's roteren

Documenten in TIF-, PNG-, JPG- of PDF-indeling kunnen soms pagina's bevatten die geroteerd moeten worden, bijvoorbeeld na het scannen van documenten.

U kunt deze pagina's roteren met behulp van het hulpmiddel Roteren in de werkbalk van het voorbeeldvenster zodat de pagina's correct kunnen worden bekeken.

Voor details hierover, zie Documenten bekijken in Xtendis 7.

Documenten ondertekenen

In bepaalde workflows moeten documenten, zoals contracten, mogelijk digitaal worden ondertekend. Het versturen van een verzoek om een document te laten ondertekenen kan vanuit Xtendis. Om ervoor te zorgen dat alleen de persoon die het document moet ondertekenen het document kan zien en ondertekenen, zijn er verschillende veiligheidsstappen rondom dit proces.

In het kort is het proces als volgt:

1. Het document wordt gedeeld met iemand buiten Xtendis. Als onderdeel van deze stap wordt de optie 'Verzoek ondertekening' ingeschakeld.
2. De ontvanger ontvangt een e-mail met het verzoek om het document te ondertekenen en met instructies om een verificatiecode aan te vragen om het document in te zien en te ondertekenen.
3. De ontvanger genereert de code, opent het document en ondertekent het.
4. Na goedkeuring wordt er een bevestigingsmail gestuurd naar de indiener van de aanvraag en naar de ondertekenaar van het document.
5. Alle handtekeningen op het document worden onveranderlijk vastgelegd als documentkenmerk en kunnen worden bekeken in het Kenmerken paneel.

Voor een uitgebreide beschrijving, zie Documenten digitaal laten ondertekenen in Xtendis 7.

Documenten scannen

Fysieke documenten (zoals inkomende post) kunnen eenvoudig worden gescand en toegevoegd aan Xtendis met behulp van WoodWing DataEntry.

Om ervoor te zorgen dat elk document op de juiste plek in Xtendis terechtkomt, kan er een blad met een QR-code worden gegenereerd en in de scan worden opgenomen.

De QR-code wordt gegenereerd op basis van de kenmerken die het document moet hebben (zoals in welk archief het moet staan, wie de eigenaar moet zijn, enzovoort). Tijdens de scan analyseert het systeem de QR-code en wijst de kenmerken in de code toe aan het document.

Deze functie is beschikbaar door op de drie puntjes van de knop Toevoegen op de Startpagina te klikken en in het menu dat verschijnt, Nieuwe QR-code te kiezen.

Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze functionaliteit, neem dan contact op met WoodWing.