Werken binnen een bedrijf is teamwerk en wanneer een document verduidelijking nodig heeft of de volgende stappen in de workflow moeten worden besproken of verduidelijkt, kan dit binnen uw team worden gecommuniceerd door notities aan een document toe te voegen.
Op deze manier kan een discussie of tijdlijn worden gecreëerd die context geeft over de status waarin het document zich bevindt (zoals 'in afwachting' bij het wachten op betaling van een factuur).
In dit artikel wordt beschreven hoe u met document notities kunt werken.
Notities bekijken
Documenten die notities bevatten, zijn te herkennen aan de gele badge van het Notities icoon in de verticale werkbalk. Het totale aantal notities in de documenten wordt in de badge weergegeven.
Door op het Notitie icoon in de werkbalk te klikken, wordt het paneel Notities geopend, waarin alle notities worden weergegeven die aan het document zijn toegevoegd, evenals een veld voor het toevoegen van een nieuwe notitie.
Notities zijn gesorteerd op datum, met de meest recente bovenaan.
De tekst van notities die op het document zelf zijn toegevoegd (zie hieronder) kan ook worden bekeken door de muisaanwijzer over het gemarkeerde gebied te bewegen.
Notities toevoegen
Notities kunnen op de volgende manieren worden toegevoegd:
- Door de notitie toe te voegen in het paneel Notities.
- Door een gebied te markeren in de voorvertoning van een document.
Het Notitie paneel gebruiken
Bij deze methode wordt een notitie toegevoegd met behulp van het notitieveld in het paneel Notities.
Stap 1. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar het document waaraan u een notitie wilt toevoegen.
Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 3. Klik in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm op het Notitie icoon.
Het Notities paneel verschijnt.
Stap 4. Typ uw bericht in het veld Typ een bericht.... Voer eventueel een van de volgende handelingen uit:
- Klik op het Emoji icoon om een emoji toe te voegen.
- Tag andere gebruikers die in het systeem bestaan door @ te typen gevolgd door hun gebruikersnaam.
- Link naar een ander document of dossier door de URL ervan te plakken. Nadat de notitie is opgeslagen, wordt de documentnaam weergegeven.
Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.4 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
|
Tip: De URL van een document of dossier is te verkrijgen door het dossier te openen of door een document in een nieuw browsertabblad te openen. De URL wordt vervolgens weergegeven in de adresbalk van de browser. De volgende opmaak wordt verwacht:
|
Stap 5. Klik als u klaar bent op Opslaan om het bericht te plaatsen.
Een gebied markeren op de voorvertoning van een document
Bij deze methode wordt een notitie toegevoegd door een gebied op de voorvertoning van een document te markeren. Dit is vooral handig als u op iets in het document zelf wilt wijzen, zoals een fout.
Opmerking: Deze methode is alleen beschikbaar voor documenten in TIF-, JPG- of PNG-formaat.
Stap 1. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar het document waaraan u een notitie wilt toevoegen.
Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 3. Klik in de werkbalk van de voorvertoning van het document op het hulpmiddel Maak markering.
Opmerking: Het hulpmiddel Maak markering verschijnt niet wanneer alleen miniaturen getoond worden. Klik op het boek icoon helemaal links op de werkbalk om van weergave te wisselen. Voor meer informatie, zie Documenten bekijken in Xtendis 7.
- Het boek icoon om tussen weergaven te schakelen.
- Het icoon Maak markering.
Stap 4. Sleep met de muis een gebied op de voorvertoning dat u wilt markeren.
Er verschijnt een venster om de notitie toe te voegen.
Stap 5. Typ uw bericht in het veld Typ een bericht.... Doe eventueel het volgende:
- Klik op het Emoji icoon om een emoji toe te voegen.
- Tag andere gebruikers die in het systeem bestaan door @ te typen gevolgd door hun gebruikersnaam. Getagde gebruikers krijgen een melding in Xtendis en krijgen een e-mail om hen te laten weten dat ze getagd zijn in een notitie.
- Selecteer een kleur. Het wordt gebruikt voor het gemarkeerde gebied in het document en om de notitie te markeren in het paneel Notities en in de zoekresultaten.
Stap 6. Klik als u klaar bent op OK om het bericht te plaatsen.
De notitie verschijnt in het paneel Notities.
Notities verwijderen
Notities die door uzelf of door andere gebruikers zijn toegevoegd, kunnen op elk moment worden verwijderd.
Doe dit door de muisaanwijzer op de notitie te plaatsen die u wilt verwijderen en op het prullenbak icoon dat verschijnt te klikken.
Notities in dossiers bekijken
Wanneer een dossier wordt geopend, worden alle notities die deel uitmaken van alle documenten binnen het dossier weergegeven op het tabblad Notities bovenaan het dossier.
Bij het zoeken naar dossiers met de optie Zoeken, worden alle notities die deel uitmaken van alle documenten binnen het dossier weergegeven op het tabblad Notities aan de rechterkant.
Voor meer informatie, zie Zoeken naar dossiers in Xtendis 7.
Naar notities zoeken
Notities of documenten die notities bevatten, kunnen worden gevonden met behulp van de optie Snel zoeken of de optie Vinden in Xtendis.
Hoe dit in zijn werk gaat, staat beschreven in Zoeken naar notities in Xtendis 7.
Meldingen
Telkens wanneer u door iemand anders in een notitie bent getagd, wordt een melding op de Startpagina weergegeven om u hiervan op de hoogte te stellen.
Door op de melding te klikken, wordt het document en het paneel Notities geopend om de notitie af te handelen. Voor meer informatie, zie Meldingen in Xtendis 7.
Feedback
Ziet u een correctie voor deze pagina of heeft u iets toe te voegen? Laat dan een opmerking achter. Als u vragen heeft over het onderwerp op deze pagina, neem dan contact op met Support.
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.