Documenten in Xtendis worden geïndexeerd: een proces waarbij de waarden van kenmerken worden toegewezen zodat de documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden.
Tijdens dit proces wordt het document ook toegevoegd aan een archief.
Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.
U zult het proces van het indexeren van een document regelmatig tegenkomen, bijvoorbeeld bij het uploaden van een document. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van dit proces.
In dit artikel wordt beschreven hoe documenten worden geïndexeerd.
Methoden
Het indexeren van documenten kan op de volgende manieren:
- Documenten indexeren tijdens het toevoegen aan Xtendis. Bij het toevoegen van documenten aan Xtendis worden de documenten geïndexeerd en toegevoegd aan een archief. Ze zijn dan klaar om gebruikt te worden.
- Documenten indexeren die zijn toegevoegd maar nog niet zijn geïndexeerd. Bij het toevoegen van documenten aan Xtendis kunt u besluiten deze in een later stadium te indexeren. Dergelijke documenten worden in een aparte map bewaard, worden niet toegevoegd aan een archief en zijn niet beschikbaar voor andere gebruikers.
- Documenten splitsen die zijn toegevoegd maar nog niet zijn geïndexeerd. Vergelijkbaar met de hierboven beschreven methode voor het indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd, kan deze methode worden gebruikt om documenten op te splitsen in afzonderlijke documenten. Dit is bijvoorbeeld handig voor gescande documenten die gesplitst moeten worden.
- Bestaande documenten opnieuw indexeren. Dit proces maakt een kopie van het document en voegt het toe aan een andere locatie, zoals een ander archief of dossier.
Elk van deze methoden wordt hieronder beschreven.
Info: Gebruik het filter om informatie over slechts één onderwerp weer te geven.
|
Indexering bij het toevoegen van documenten
Bij het toevoegen van een document aan Xtendis heeft u de keuze om het te indexeren als onderdeel van het uploadproces of om het document enige tijd nadat het document is toegevoegd te indexeren.
Opmerking: Een reden om te indexeren na het uploaden is wanneer u veel documenten uploadt die in verschillende archieven en met verschillende kenmerken moeten worden geplaatst. Het kan dan handig zijn om ze eerst allemaal te uploaden en ze later in aparte groepen te indexeren.
Het indexeren van het document als onderdeel van het uploadproces zorgt ervoor dat de relevante waarden worden toegevoegd aan de kenmerken van het document en dat het document wordt toegevoegd aan een archief. Het document is dan klaar om gebruikt te worden in Xtendis.
Om documenten te indexeren bij het uploaden schakelt u de optie 'Uploaden met kenmerken' in als stap 2 op de pagina voor het toevoegen van documenten.
Voor volledige informatie over het toevoegen van documenten, zie Documenten toevoegen aan Xtendis 7.
Documenten indexeren die nog niet zijn geïndexeerd
Bij het toevoegen van een document aan Xtendis heeft u de keuze om het te indexeren als onderdeel van het uploadproces of om het document enige tijd nadat het document is toegevoegd te indexeren.
Wanneer u ervoor kiest om een document te indexeren nadat het is toegevoegd, wordt het toegevoegd aan uw persoonlijke indexeermap. Elk document dat zich in die map bevindt, maakt geen deel uit van een archief en kan door andere gebruikers niet worden gevonden.
Wanneer er documenten in uw persoonlijke indexeermap staan, wordt een melding op de Startpagina weergegeven om u hieraan te herinneren.
Gebruik de volgende stappen om documenten in uw persoonlijke indexeermap te indexeren en beschikbaar te maken in het systeem:
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Klik op de Startpagina op de melding dat er documenten aanwezig zijn in uw persoonlijke indexeermap.
- Open op de Startpagina uw persoonlijke indexeermap door erop te klikken.
- Klik op de Startpagina op een map waarvan de mapinstelling 'Voorkeursfunctie' op 'Indexeren' staat, zodat bij het openen automatisch de opties voor het indexeren van de documenten in de map worden getoond.
Alle documenten worden getoond die door u zijn toegevoegd en die nog geïndexeerd moeten worden. Een paneel Indexeren wordt ook weergegeven.
Opmerking: Wanneer u de map opent door op de melding te klikken, wordt dit paneel in het midden van het scherm weergegeven. Wanneer u de map opent door de map te openen en Indexeren te kiezen in het menu van het document icoon, wordt het paneel aan de linkerkant van het scherm weergegeven.
Afbeelding: De persoonlijke indexeermap nadat u deze hebt geopend door op de melding op de Startpagina te klikken.
Stap 2. Schakel in de lijst met documenten het selectievakje in voor de documenten die u wilt indexeren.
Stap 3. Vul in het paneel Document indexeren alle relevante velden in.
Opmerkingen:
|
Stap 4. Klik op Indexeren om het proces te starten.
De geselecteerde documenten worden geïndexeerd, toegevoegd aan het archief en verwijderd uit de persoonlijke indexeermap.
Splitsen en indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd
Deze methode is vergelijkbaar met het hierboven beschreven proces van het indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd, maar bij deze methode worden de documenten opgesplitst in afzonderlijke documenten.
Dit is bijvoorbeeld handig voor meerdere documenten die als één document zijn gescand.
Opmerkingen:
|
Stap 1. Upload een of meer documenten met meerdere pagina's zonder ze te indexeren.
Stap 2. Open de map die aan u is verstrekt.
De map met de gevonden documenten verschijnt met de documenten aan de linkerkant, velden voor het splitsen en indexeren in het midden en een voorvertoning aan de rechterkant.
Stap 3. Selecteer aan de linkerkant het document dat u wilt splitsen zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 4. Doe het volgende in het midden van de pagina:
- Selecteer bovenaan de pagina het archief waaraan het document moet worden toegevoegd.
- Geef in het veld onder het archiefveld de paginanummers op van de pagina's die moeten worden opgesplitst in een apart document. Gebruik de volgende methoden:
Methode 1: Typ de paginanummers in het veld. Gebruik een koppelteken om een paginabereik aan te geven.
Opmerking: Om een omgekeerde volgorde te gebruiken, schakelt eerst het selectievakje in het veld in. Wanneer een omgekeerde volgorde wordt ingevoerd zonder het selectievakje in te schakelen, wordt de volgorde automatisch teruggezet naar de volgorde in het document.
Voorbeelden:
|
Methode 2: Schakel in de voorvertoningen van de pagina's de selectievakjes van de pagina's in.
Opmerking: Als het selectievakje is ingeschakeld om aan te geven dat de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst afwijkt van de volgorde in het document, wordt de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst in geel aangegeven voor elke voorvertoning.
Voorbeeld: Hier zijn twee pagina's in omgekeerde volgorde geselecteerd. Het selectievakje is ingeschakeld in het invoerveld; de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst, wordt in geel weergegeven in de voorvertoning.
|
- Stel in de kenmerkvelden de kenmerken naar wens in.
Opmerking: Velden met een rode lijn zijn verplicht om in te vullen.
- Klik op Indexeren om de pagina's als een apart document toe te voegen.
Stap 5. Herhaal indien nodig het proces voor alle andere documenten.
Opnieuw indexeren van bestaande documenten
Info: Deze optie is in Xtendis 7.2.5 hernoemd naar 'Kopieer document'. Voor details hierover, zie Werken met documenten in Xtendis 7.
Wanneer een artikel wordt geïndexeerd, wordt het toegevoegd aan een archief. Maar wat als hetzelfde document ook moet worden toegevoegd aan een ander archief of aan een ander dossier in hetzelfde archief?
Dit wordt gedaan door een document opnieuw te indexeren. Hiermee wordt een duplicaat van het document gemaakt wat vervolgens onderdeel kan worden gemaakt van een ander archief of dossier.
Stap 1. Gebruik de optie Vinden om het document te vinden dat u wilt dupliceren.
Stap 2. Selecteer het document of dossier zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 3. Beweeg de muisaanwijzer in de verticale werkbalk aan de rechterkant over het document icoon en kies Nogmaals indexeren in het menu dat verschijnt.
Het paneel Document indexeren verschijnt.
Stap 3. Vul in het paneel Document indexeren alle relevante velden in.
Opmerkingen:
|
Stap 4. Klik op Indexeren om het proces te starten.
Het document wordt toegevoegd aan het archief.
Opmerkingen:
|
Stap 5. (Optioneel) Als het de bedoeling was om het document aan een dossier toe te voegen, doe dat dan nu. Zie Werken met dossiers in Xtendis 7 voor details.
Feedback
Ziet u een correctie voor deze pagina of heeft u iets toe te voegen? Laat dan een opmerking achter. Als u vragen heeft over het onderwerp op deze pagina, neem dan contact op met Support.
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.