Werken met documenten met Xtendis 7 in Microsoft Outlook

Met de Xtendis-addin in Microsoft Outlook kunt u eenvoudig en snel e-mailconversaties toevoegen aan een archief in Xtendis.

Nadat ze zijn toegevoegd, worden e-mails in PDF-formaat gearchiveerd.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.

Opmerking: Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de addin is toegevoegd aan Outlook en dat u bent aangemeld bij een Xtendis-omgeving. Voor details hierover, zie Een Xtendis 7-addin toevoegen aan een Microsoft Office-applicatie.

Het Xtendis-paneel openen

Het archiveren van e-mails in Xtendis gebeurt met behulp van het Xtendis-paneel. Om het paneel te openen, doet u het volgende:

Stap 1. Selecteer een e-mail.

Stap 2. Geef het Xtendis-paneel weer door Xtendis Outlook te selecteren in het Alle apps icoon in het lint.

Tip: Klik op het Vastzetten-icoon om het paneel vast te zetten, zodat het niet wordt gesloten wanneer u een ander e-mailadres selecteert.

Stap 3. Selecteer een e-mail.

Een nieuwe e-mail toevoegen aan Xtendis

Wanneer een geselecteerde e-mail nog niet aan Xtendis is toegevoegd, verschijnt er een bericht in het Xtendis-paneel:

Stap 1. Klik E-mail toevoegen.

Het paneel maakt verbinding met Xtendis en toont de opties voor het toevoegen van de e-mail aan een archief waartoe u toegang hebt.

Stap 2. Selecteer in de Archief lijst het archief waaraan u de e-mail wilt toevoegen.

Stap 3. (Optioneel) Selecteer de optie Kenmerken nu invullen om nu kenmerken toe te voegen. Vul de gegevens indien nodig in of voeg ze toe in Xtendis nadat de e-mail is toegevoegd.

Opmerking: Voor meer informatie over kenmerken en het toevoegen ervan in Xtendis, zie Werken met kenmerken in Xtendis 7.

Stap 4. Klik Toevoegen.

De e-mail wordt toegevoegd aan het archief en er verschijnen opties om de e-mail verder te bewerken:

• Openen in Xtendis. Hiermee wordt het document geopend in Xtendis. Voor details hierover, zie Werken met documenten in Xtendis 7.
• Documentlink kopiëren. Hiermee kopieert u de link naar het gearchiveerde document in Xtendis. U kunt het gebruiken om het naar iemand te sturen die toegang heeft tot het archief.
• Document opnieuw toevoegen. Gebruik dit wanneer de e-mail opnieuw moet worden toegevoegd, bijvoorbeeld aan een ander archief.

In Outlook wordt aan de e-mail een 'Xtendis'-label toegevoegd om aan te geven dat deze is gearchiveerd. Zo kunt u gearchiveerde e-mails in Outlook eenvoudig terugvinden.

Opmerking: Deze functionaliteit kan door de systeembeheerder worden in- of uitgeschakeld.

Een e-mail toevoegen dat al in Xtendis bestaat

Wanneer een e-mail wordt geselecteerd die al in Xtendis is gearchiveerd, verschijnt er in het Xtendis-paneel een bericht om u hierover te informeren:

Tip: Klik op het bericht om snel de gearchiveerde e-mail in Xtendis te openen.

Wanneer u de e-mail opnieuw wilt toevoegen, bijvoorbeeld aan een ander archief, klik Opnieuw toevoegen.

Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven voor het uploaden van een nieuw e-mailbericht.