Documenten exporteren vanuit Xtendis 7 (downloaden, printen, e-mailen, delen)

Bij het werken met de documenten die in Xtendis zijn opgeslagen, kan het voorkomen dat u een document buiten het systeem wilt gebruiken.

Dit kan door een document te downloaden, te printen, te e-mailen of te delen.

In dit artikel wordt beschreven hoe dit wordt gedaan.

Downloaden versus delen

De opties om een document te downloaden of te delen lijken erg op elkaar, maar hebben een belangrijk verschil.

Wanneer een document wordt gedownload, wordt het buiten het systeem opgeslagen. Dit betekent dat het document kan worden bewerkt en dat de controle over de inhoud verloren gaat.

Wanneer een document wordt gedeeld, blijft het in het systeem. Het voordeel hiervan is dat u de inhoud van het document kunt zien en controleren.

Kies, afhankelijk van uw doel, of u een document wilt downloaden of delen.

Downloaden

Door een document te downloaden, wordt het ergens op uw persoonlijke systeem — zoals op uw bureaublad — buiten de Xtendis-omgeving opgeslagen.

Opmerking: Als het uw bedoeling is om het document opnieuw naar Xtendis te uploaden als een nieuwere versie van het originele document, gebruik dan het uit- en incheckproces.

Het downloaden van een document kan met behulp van de volgende manieren:

• De downloadoptie in het voorbeeldvenster. Gebruik dit om snel een enkel document in zijn originele vorm te downloaden.
• De downloadoptie in het menu Exporteren. Hiermee download u één of meerdere documenten, maakt u gebruik van extra opties zoals het toevoegen van notities of kenmerken, en meer.
• De downloadoptie wanneer een document de originele versie bevat. In bepaalde configuraties kunnen Microsoft Word- en Excel-documenten hun originele versie van het document opslaan samen met de PDF die als hoofddocument wordt gebruikt. Gebruik deze optie om de originele versie of de PDF-versie te downloaden.

De downloadoptie in het voorbeeldvenster

Gebruik deze methode om snel een enkel document in zijn originele vorm te downloaden.

Stap 1. Zoek de documenten die u wilt downloaden met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier te openen waarin ze zich bevinden.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Klik in de werkbalk in het voorbeeldvenster op de knop Downloaden.

Stap 4. Navigeer naar de locatie waar u het document wilt opslaan en sla het daar op.

Afbeelding: Het download-icoon in de werkbalk bij het bekijken van een document in PDF-formaat.

Voor meer informatie over de werkbalken voor andere formaten, zie Documenten bekijken in Xtendis 7.

De downloadoptie in het menu Exporteren

Gebruik deze methode om een of meer documenten te downloaden, gebruik te maken van extra opties zoals het toevoegen van notities of kenmerken, en meer.

Stap 1. Zoek de documenten die u wilt downloaden met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier te openen waarin ze zich bevinden.

Stap 2. Selecteer een of meer documenten door hun selectievakje te selecteren.

De Acties knop verschijnt.

Stap 3. Beweeg de muisaanwijzer over het icoon en kies Exporteren.

Het paneel Exporteren verschijnt.

Stap 4. Klik op het tabblad Downloaden.

Stap 5. (Optioneel) Klik op Meer opties... om alle opties weer te geven.

Stap 6. Gebruik een van de opties zoals beschreven in de volgende tabel:

Optie	Beschrijving
Bestanden	Kies uit de volgende opties: Origineel. Wanneer een document wordt toegevoegd in Word-, Excel- of e-mailformaat, wordt het document als PDF toegevoegd. In bepaalde instellingen wordt het document ook in het originele formaat opgeslagen (zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken)). Kies deze optie om het document in dit originele formaat te downloaden. Gearchiveerd. Downloadt het document in het formaat waarin het in Xtendis is gearchiveerd, zoals TIF-, JPEG- of PDF-formaat. Documenten worden vervolgens als volgt gedownload: Als het document één enkel document is, wordt het gedownload 'zoals het is'. Als het document alleen uit TIF-bestanden bestaat, wordt het gedownload als een TIF-bestand met meerdere pagina's. In alle andere gevallen wordt een ZIP-bestand met daarin alle bestanden gemaakt. Geconverteerd naar PDF. Met deze optie wordt een bestand dat is gearchiveerd in TIF-, PNG- of JPEG-formaat geconverteerd naar een bestand in PDF-formaat.
Met document (bestanden) Met notities Met kenmerken Met workflow audits	Met deze opties kunnen de notities en/of kenmerken als aparte bestanden worden gedownload. Zorg er hierbij voor dat 'Met document (bestanden)' is geselecteerd. Kies dan uit de volgende opties: Met notities. Bevat een bestand in de download met alle notities die aan het document zijn toegevoegd. Met kenmerken. Bevat een bestand in de download met alle kenmerken van het document en hun waarden. Met workflow audits*. Bevat een bestand in de download met alle workflow-audits, zoals in- en uitcheckacties, wijzigingen aan kenmerken, externe acties uitgevoerd via een URL. * Vereist Xtendis 7.2.5 of hoger (kijk hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
Bestandsnaam	Standaard wordt de documentnaam gebruikt als bestandsnaam, bestaande uit vooraf gedefinieerde documentkenmerken. Wijk hiervan af door handmatig de namen van document- of dossierkenmerken toe te voegen. Elke kenmerk moet tussen vierkante haken worden geplaatst. Gebruik het voorvoegsel DOC voor documentkenmerken, DSR voor dossierkenmerken, of T voor technische kenmerken, gevolgd door een dubbele punt. Voorbeeld: [DOC:Documenttype]-[DOC:Documentnaam] resulteert in een bestandsnaam die bestaat uit de waarde van het kenmerk Documenttype, gevolgd door de waarde van het kenmerk Documentnaam, met een koppelteken ertussen. Opmerkingen:  Deze naam moet voldoen aan de bestandsnaamindeling van Windows; het mag geen interpunctie bevatten en is hoofdlettergevoelig. Als er geen naam wordt ingevoerd, wordt er automatisch een naam gegenereerd (afhankelijk van hoe het systeem is geconfigureerd).
ZIP naam	Voeg de naam toe die moet worden gebruikt voor het ZIP-bestand waarin de gedownloade bestanden zijn gecombineerd. Als u het veld leeg laat, worden de datum en tijd van het aanmaken van de download gebruikt. Het volgende formaat wordt gebruikt: DD-MM-JJJJ uu:mm. Voorbeeld: 29-11-2022 02:08

Stap 7. Klik op Downloaden.

Het downloadbestand wordt op de achtergrond voorbereid. Er verschijnt een melding om u hierover te informeren.

Wanneer het bestand beschikbaar is om te downloaden, verschijnt er een melding op de Startpagina.

Stap 8. Klik op de melding om het bestand te downloaden.

De downloadoptie wanneer een document de originele versie bevat

Gebruik deze methode voor documenten zoals Word- en Excel-documenten waarin het originele document is opgeslagen. Zowel het originele document als de PDF die als hoofddocument wordt gebruikt, kunnen worden gedownload.

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een document te zoeken.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Klik in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm op het icoon Origineel document.

Stap 4. Voer een van de volgende handelingen uit in het paneel Downloaden dat wordt geopend:

• Klik op Download als [bestandsextensie] om het originele document te downloaden.
• Schakel Met documentkenmerken in bij het downloaden van een document met de bedoeling het te openen in een Microsoft Office-toepassing waarin Xtendis is geïnstalleerd. De kenmerken van het document worden dan automatisch overgenomen.
• Klik op Download als PDF om het document in PDF-formaat te downloaden.

Het venster Opslaan als verschijnt.

Stap 5. Navigeer naar de locatie op uw systeem waar u het bestand wilt opslaan, zoals uw bureaublad, en klik op Opslaan.

Afdrukken

Stap 1. Zoek de documenten die u wilt afdrukken met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier te openen waarin de documenten zich bevinden.

Stap 2. Selecteer een of meer documenten door hun selectievakje in te schakelen.

De Acties knop verschijnt.

Stap 3. Beweeg de muisaanwijzer over het icoon en kies Exporteren.

Het paneel Exporteren verschijnt.

Stap 4. Klik op het tabblad Afdrukken.

Stap 5. (Optioneel) Selecteer Met notities om een bestand in de download op te nemen met alle notities die aan het document zijn toegevoegd.

Stap 6. (Optioneel) Selecteer Met kenmerken om een bestand in de download op te nemen met alle kenmerken van het document en hun waarden van het document.

Stap 7. (Optioneel) Selecteer Met workflowc audits om een ​​bestand op te nemen in de download waarin alle workflowacties van het document worden weergegeven. (Dit vereist Xtendis 7.2.5 of hoger (kijk hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Stap 8. Klik op Afdrukken.

De af te drukken bestanden worden op de achtergrond voorbereid. Er verschijnt een melding om u hierover te informeren.

Wanneer het bestand beschikbaar is om af te drukken, verschijnt er een melding op de Startpagina.

Stap 9. Klik op de melding.

De printerinstellingen voor uw systeem verschijnen.

Stap 10. Volg de stappen op het scherm.

E-mailen

Bij deze methode worden documenten als bijlage per e-mail verzonden.

Opmerking: Standaard kunnen alleen e-mailadressen worden gekozen van gebruikers die bekend zijn binnen Xtendis. Ondersteuning voor het gebruik van e-mailadressen van externe gebruikers moet apart worden ingeschakeld. Neem voor meer informatie contact op met uw Xtendis-beheerder binnen uw organisatie. U kunt ook eerst het document downloaden en apart aan een e-mail toevoegen.

Stap 1. Zoek de documenten die u wilt e-mailen met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier te openen waarin de documenten zich bevinden.

Stap 2. Selecteer een of meer documenten door hun selectievakje te selecteren.

De Acties knop verschijnt.

Stap 3. Beweeg de muisaanwijzer over het icoon en kies Exporteren.

Het paneel Exporteren verschijnt.

Stap 4. Klik op het tabblad E-mailen.

Stap 5. (Optioneel) Klik op Meer opties... om alle opties weer te geven.

Stap 6. Gebruik een van de opties zoals beschreven in de volgende tabel:

Optie	Beschrijving
Bestanden	Kies uit de volgende opties: Origineel. Wanneer een document wordt toegevoegd in Word-, Excel- of e-mailformaat, wordt het document als PDF toegevoegd. In bepaalde instellingen wordt het document ook in het originele formaat opgeslagen (zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken)). Kies deze optie om het document in dit originele formaat op te nemen. Gearchiveerd. Bevat het bestand in het formaat waarin het in Xtendis is gearchiveerd, zoals TIF-, JPEG- of PDF-formaat. Bestanden worden dan als volgt opgenomen: Als het document één enkel document is, wordt het opgenomen 'zoals het is'. Als het document alleen uit TIF-bestanden bestaat, wordt het opgenomen als een TIF-bestand met meerdere pagina's. In alle andere gevallen wordt een ZIP-bestand met daarin alle bestanden gemaakt. Geconverteerd naar PDF. Met deze optie wordt een document dat is gearchiveerd in TIF-, PNG- of JPEG-formaat geconverteerd naar een bestand in PDF-formaat. Geen bestanden. Met deze optie wordt het document zelf niet opgenomen; alleen de notities en kenmerken worden inbegrepen (zie hieronder)
Met notities	Bevat een bestand met alle notities die aan het document zijn toegevoegd.
Met kenmerken	Bevat een bestand met alle kenmerken van het document en hun waarden.
Met workflow audits	Bevat een bestand met alle workflowacties van het document. (Dit vereist Xtendis 7.2.5 of hoger (kijk hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
Bestanden in één ZIP-bestand	Voeg alle bestanden toe aan één ZIP-bestand.
Sub-map per document	Beschikbaar wanneer Bestanden in één ZIP-bestand is geselecteerd. Voegt elk document toe aan een submap.
Bestandsnaam	Standaard wordt de documentnaam gebruikt als bestandsnaam, bestaande uit vooraf gedefinieerde documentkenmerken. Wijk hiervan af door handmatig de namen van document- of dossierkenmerken toe te voegen. Elke kenmerk moet tussen vierkante haken worden geplaatst. Gebruik het voorvoegsel DOC voor documentkenmerken en DSR voor dossierkenmerken gevolgd door een dubbele punt. Voorbeeld: [DOC:Documenttype]-[DOC:Documentnaam] resulteert in een bestandsnaam die bestaat uit de waarde van het kenmerk Documenttype, gevolgd door de waarde van het kenmerk Documentnaam, met een koppelteken ertussen. Opmerking: Deze naam moet voldoen aan de bestandsnaamindeling van Windows; het mag geen interpunctie bevatten en het is hoofdlettergevoelig.
ZIP naam	Voeg de naam toe die moet worden gebruikt voor het ZIP-bestand waarin de bestanden worden gecombineerd. Als u het veld leeg laat, worden de datum en tijd van het exporteren gebruikt. Het volgende formaat wordt gebruikt: DD-MM-JJJJ uu:mm. Voorbeeld: 29-11-2022 02:08
Verzend methode	Kies uit de volgende opties: MSG-bestand aanmaken. Hiermee wordt het document gedownload als een bestand in MSG-formaat dat vervolgens kan worden verzonden met uw geïnstalleerde e-mailprogamma. Gebruik deze methode wanneer u gebruik wilt maken van de functies van die e-mailtoepassing, zoals uw contactenlijst of e-mailhandtekening. Verzend e-mail. Gebruik deze optie om Xtendis de e-mail voor u te laten verzenden. De volgende opties verschijnen. Onderwerp. Voer het onderwerp van de e-mail in. Ontvangers. Voer de e-mailadressen in van de personen aan wie u de e-mail wilt sturen. Scheid meerdere adressen met een puntkomma (;). Omschrijving. Typ een bericht voor de ontvangers.

Stap 7. Doe één van het volgende:

• Klik op UItvoeren.

Wanneer de optie MSG-bestand aanmaken is gekozen:

Het bestand wordt op de achtergrond voorbereid. Er verschijnt een melding om u hierover te informeren.

Wanneer het bestand beschikbaar is om af te drukken, verschijnt er een melding op de Startpagina.

Klik op de melding om het te downloaden.

Wanneer de optie Verzend e-mail is gekozen:

De e-mail wordt op de achtergrond voorbereid. Bij verzending verschijnt er een melding op de Startpagina om u hierover te informeren.

• Klik op het Envelop-icoon (Verstuur een link naar een collega). Hiermee wordt in uw standaard e-mailprogramma een e-mail aangemaakt met een link naar het document. Gebruik deze methode om het document naar collega's te sturen die toegang hebben tot het document.

Delen

De functie Delen wordt gebruikt om documenten met andere gebruikers te delen, waarbij het document binnen Xtendis blijft. Als onderdeel van deze functie is het ook mogelijk om documenten digitaal te laten ondertekenen.

Het proces van het delen van documenten wordt beschreven in de volgende artikelen:

• Documenten delen met Xtendis 7
• Documenten digitaal laten ondertekenen in Xtendis 7