Als onderdeel van een juridische workflow kan het nodig zijn om een document dat is opgeslagen in Xtendis, zoals een contract, digitaal te laten ondertekenen. Dit proces kan direct vanuit Xtendis worden uitgevoerd.
Hoe dit in zijn werk gaat, wordt beschreven in dit artikel.
Vereisten
Om gebruik te maken van deze functie is een optionele module vereist die alleen onder bepaalde voorwaarden kan worden gebruikt. Informeer bij WoodWing of uw organisatie aan deze voorwaarden voldoet.
Om de identiteit te verifiëren van de persoon die het document moet ondertekenen, is het e-mailadres en een mobiel telefoonnummer van die persoon vereist.
Hoe het werkt
Het volgende is een samenvatting van het proces:
- Een link naar het document wordt per e-mail verzonden naar de persoon die het document moet ondertekenen.
- Die persoon klikt op de link waarmee een pagina in Xtendis geopend wordt. Van daaruit moet de persoon een verificatiecode aanvragen om toegang te krijgen tot het document. De code wordt per e-mail verzonden en kan op de pagina in Xtendis worden ingevoerd.
- Het ondertekenen van het document gebeurt door een andere verificatiecode aan te vragen. Deze keer wordt de code als sms-bericht naar de mobiele telefoon van de persoon gestuurd. Voordat het document ondertekend wordt, kunnen de persoonlijke gegevens waarmee het document wordt ondertekend worden geverifieerd.
- Het document wordt ondertekend door de ontvangen code in te voeren en te bevestigen.
De details van de actie kunnen worden bekeken in het paneel Ondertekening. De persoon die het document heeft ondertekend, kan het ondertekende document op elk moment bekijken en downloaden. Wanneer het document wordt gedownload, bevat het zowel het originele document als een pagina met de details van de digitale handtekening.
Een verzoek versturen
Het versturen van een verzoek om een document digitaal te laten ondertekenen maakt deel uit van de stappen van het delen van een document.
Stap 1. Volg de stappen zoals beschreven in Documenten delen met Xtendis 7 en schakel de optie Verzoek ondertekening of Document ter ondertekening in, afhankelijk van de methode van delen die wordt gebruikt.
De velden Einddatum, Naam ondertekenaar en Telefoonnummer ondertekenaar verschijnen.
Stap 2. Voer de datum in waarop het gedeelde bestand moet verlopen, en de naam en het telefoonnummer van de persoon die het document moet ondertekenen.
Opmerking: Zorg ervoor dat u het juiste mobiele telefoonnummer invoert; dit wordt gebruikt om een verificatiecode te sturen naar de persoon die het document moet ondertekenen.
Stap 3. Ga door met de stappen zoals beschreven in Documenten delen met Xtendis 7.
Ondertekende documenten bekijken
Documenten die zijn ondertekend, zijn te herkennen aan het icoon voor het paneel Ondertekening. Dit verschijnt in de werkbalk wanneer het document in de zoekresultaten wordt geselecteerd, zodat het blauw omlijnd wordt.
Door op het icoon te klikken wordt het paneel Ondertekening geopend. Het toont de details van de persoon die het document heeft ondertekend en wanneer het document is ondertekend.
Het ondertekeningsproces
Ter referentie volgen hieronder de stappen die de persoon die het document moet ondertekenen doorloopt.
Stap 1. Klik in de e-mail die is ontvangen op de link naar het document.
De Xtendis pagina verschijnt.
Om toegang te krijgen tot het document moet een verificatiecode worden aangevraagd.
Stap 2. Klik op Stuur code om de code per e-mail te laten versturen.
Het inlogscherm verschijnt.
Stap 3. Kopieer de code uit de ontvangen e-mail en plak deze in het Code veld.
Stap 4. Klik Bekijk documenten.
Er verschijnt een pagina met een overzicht van alle documenten die met u zijn gedeeld.
Stap 5. Selecteer het document met het label Wachtend op ondertekening.
Er verschijnt een voorvertoning van het document.
Stap 6. Lees het document en zorg ervoor dat u akkoord gaat om het te ondertekenen.
Stap 7. Klik onderaan het venster op Onderteken.
Er verschijnt een paneel met de gegevens van de persoon die het verzoek heeft verzonden, evenals de persoonlijke gegevens die zullen worden gebruikt voor het ondertekenen van het document. Deze kunnen niet worden gewijzigd.
Stap 8. Controleer zorgvuldig of deze gegevens juist zijn.
Ondertussen is er een verificatiecode verstuurd naar het mobiele telefoonnummer dat vermeld staat bij de persoonlijke gegevens.
Stap 9. Klik op Bevestig.
Stap 10. Voer de code in het veld Verificatiecode in dat verschijnt.
Stap 11. Klik op Bevestig om het document te ondertekenen.
Het document is nu gelabeld als Ondertekend.
Het document downloaden
Ga als volgt te werk om het document te downloaden:
Stap 1. Selecteer het document in de lijst bovenaan de pagina.
Stap 2. Schakel in de lijst onder aan de pagina het selectievakje voor het document in.
Stap 3. Klik boven de lijst op de knop Downloaden.
Na enkele ogenblikken verschijnt er een Windows Explorer-venster (of een ander venster, afhankelijk van uw besturingssysteem).
Stap 4. Navigeer naar de locatie waar u het document wilt opslaan en klik op Opslaan.
Opmerkingen
0 opmerkingen