Documenten indexeren in Xtendis 7

Documenten in Xtendis worden geïndexeerd: een proces waarbij de waarden van kenmerken worden toegewezen zodat de documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden.

Tijdens dit proces wordt het document ook toegevoegd aan een archief.

Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.

U zult het proces van het indexeren van een document regelmatig tegenkomen, bijvoorbeeld bij het uploaden van een document. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van dit proces.

In dit artikel wordt beschreven hoe documenten worden geïndexeerd.

Methoden

Het indexeren van documenten kan op de volgende manieren:

• Documenten indexeren tijdens het toevoegen aan Xtendis. Bij het toevoegen van documenten aan Xtendis worden de documenten geïndexeerd en toegevoegd aan een archief. Ze zijn dan klaar om gebruikt te worden.

• Documenten indexeren die zijn toegevoegd maar nog niet zijn geïndexeerd. Bij het toevoegen van documenten aan Xtendis kunt u besluiten deze in een later stadium te indexeren. Dergelijke documenten worden in een aparte map bewaard, worden niet toegevoegd aan een archief en zijn niet beschikbaar voor andere gebruikers.

• Documenten splitsen die zijn toegevoegd maar nog niet zijn geïndexeerd. Vergelijkbaar met de hierboven beschreven methode voor het indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd, kan deze methode worden gebruikt om documenten op te splitsen in afzonderlijke documenten. Dit is bijvoorbeeld handig voor gescande documenten die gesplitst moeten worden.

• Bestaande documenten opnieuw indexeren. Dit proces maakt een kopie van het document en voegt het toe aan een andere locatie, zoals een ander archief of dossier.

Elk van deze methoden wordt hieronder beschreven.

Info: Gebruik het filter om informatie over slechts één onderwerp weer te geven. Alle onderwerpen Indexering bij het toevoegen van documenten Documenten indexeren die nog niet zijn geïndexeerd Splitsen en indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd Opnieuw indexeren van bestaande documenten

Indexering bij het toevoegen van documenten

Bij het toevoegen van een document aan Xtendis heeft u de keuze om het te indexeren als onderdeel van het uploadproces of om het document enige tijd nadat het document is toegevoegd te indexeren.

Opmerking: Een reden om te indexeren na het uploaden is wanneer u veel documenten uploadt die in verschillende archieven en met verschillende kenmerken moeten worden geplaatst. Het kan dan handig zijn om ze eerst allemaal te uploaden en ze later in aparte groepen te indexeren.

Het indexeren van het document als onderdeel van het uploadproces zorgt ervoor dat de relevante waarden worden toegevoegd aan de kenmerken van het document en dat het document wordt toegevoegd aan een archief. Het document is dan klaar om gebruikt te worden in Xtendis.

Om documenten te indexeren bij het uploaden schakelt u de optie 'Uploaden met kenmerken' in als stap 2 op de pagina voor het toevoegen van documenten.

Voor volledige informatie over het toevoegen van documenten, zie Documenten toevoegen aan Xtendis 7.

Documenten indexeren die nog niet zijn geïndexeerd

Bij het toevoegen van een document aan Xtendis heeft u de keuze om het te indexeren als onderdeel van het uploadproces of om het document enige tijd nadat het document is toegevoegd te indexeren.

Wanneer u ervoor kiest om een document te indexeren nadat het is toegevoegd, wordt het toegevoegd aan uw persoonlijke indexeermap. Elk document dat zich in die map bevindt, maakt geen deel uit van een archief en kan door andere gebruikers niet worden gevonden.

Wanneer er documenten in uw persoonlijke indexeermap staan, wordt een melding op de Startpagina weergegeven om u hieraan te herinneren.

Gebruik de volgende stappen om documenten in uw persoonlijke indexeermap te indexeren en beschikbaar te maken in het systeem:

Stap 1. Doe één van het volgende:

• Klik op de Startpagina op de melding dat er documenten aanwezig zijn in uw persoonlijke indexeermap.

• Open op de Startpagina uw persoonlijke indexeermap door erop te klikken.

• Klik op de Startpagina op een map waarvan de mapinstelling 'Voorkeursfunctie' op 'Indexeren' staat, zodat bij het openen automatisch de opties voor het indexeren van de documenten in de map worden getoond.

Alle documenten worden getoond die door u zijn toegevoegd en die nog geïndexeerd moeten worden. Een paneel Indexeren wordt ook weergegeven.

Opmerking: Wanneer u de map opent door op de melding te klikken, wordt dit paneel in het midden van het scherm weergegeven. Wanneer u de map opent door de map te openen en Indexeren te kiezen in het menu van het document icoon, wordt het paneel aan de linkerkant van het scherm weergegeven.

Afbeelding: De persoonlijke indexeermap nadat u deze hebt geopend door op de melding op de Startpagina te klikken.

Stap 2. Schakel in de lijst met documenten het selectievakje in voor de documenten die u wilt indexeren.

Stap 3. Vul in het paneel Document indexeren alle relevante velden in.

Opmerkingen: Het standaardarchief waarin het document wordt opgeslagen, wordt bovenaan automatisch ingevuld in het veld Archief. Welk archief dit is, kunt u instellen in uw persoonlijke instellingen. Welke kenmerken in het paneel getoond worden is afhankelijk van het gekozen archief. Wanneer het geselecteerde archief dossiers ondersteunt, wordt een veld Kies een dossier getoond waarmee het document aan een dossier kan worden toegevoegd. Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7. Kenmerken die verplicht moeten worden ingevuld, zijn gemarkeerd met een rode lijn. Klik op Wijzig layout... onder aan het Indexeer paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan. Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen. Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen. Klik op Opslaan voor... om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders). Klik op het Punaise icoon voor een veld (indien beschikbaar) om de ingevoerde waarde vast te zetten. De waarde wordt vervolgens in het veld behouden totdat deze handmatig wordt verwijderd. Dit kan handig zijn bij het uitvoeren van meerdere indexeeracties met dezelfde waarden in specifieke velden. Als het veld Beveiligingszone leeg wordt gelaten, wordt het document automatisch in de Standaardbeveiligingszone geplaatst. (In specifieke gevallen kunnen bedrijfsregels of de gekoppelde index worden gebruikt om de beveiligingszone automatisch te vullen op basis van een attribuut. Neem contact op met Support voor meer informatie.)

Stap 4. Klik op Indexeren om het proces te starten.

Opmerking: In Xtendis 7.2.5 en hoger blijft de Index-knop niet beschikbaar (grijs weergegeven) totdat alle verplichte velden zijn ingevuld.

De geselecteerde documenten worden geïndexeerd, toegevoegd aan het archief en verwijderd uit de persoonlijke indexeermap.

Splitsen en indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd

Deze methode is vergelijkbaar met het hierboven beschreven proces van het indexeren van documenten die nog niet zijn geïndexeerd, maar bij deze methode worden de documenten opgesplitst in afzonderlijke documenten.

Dit is bijvoorbeeld handig voor meerdere documenten die als één document zijn gescand.

Opmerkingen:  Documenten kunnen ook worden gesplitst nadat ze zijn geïndexeerd. Voor meer informatie, zie Documentpagina's bewerken in Xtendis 7. Deze methode kan alleen worden gebruikt voor documenten die in de volgende formaten in Xtendis voorkomen: TIF PDF (vereist Xtendis 7.3.19 of hoger (zie hoe u het versienummer kunt controleren van Xtendis die u gebruikt) De map waarin deze documenten kunnen worden opgesplitst, wordt door WoodWing aangeleverd als onderdeel van de configuratie van Xtendis. De map wordt beschikbaar gesteld aan één of meerdere gebruikersgroepen en wordt automatisch ingesteld als 'Favoriet' zodat deze op de Startpagina van de gebruikers verschijnt die deel uitmaken van de gebruikersgroep.

Stap 1. Upload een of meer documenten met meerdere pagina's zonder ze te indexeren.

Stap 2. Open de map die aan u is verstrekt.

De map met de gevonden documenten verschijnt met de documenten aan de linkerkant, velden voor het splitsen en indexeren in het midden en een voorvertoning aan de rechterkant.

Stap 3. Selecteer aan de linkerkant het document dat u wilt splitsen zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 4. Doe het volgende in het midden van de pagina:

• Selecteer bovenaan de pagina het archief waaraan het document moet worden toegevoegd.

• Geef in het veld onder het archiefveld de paginanummers op van de pagina's die moeten worden opgesplitst in een apart document. Gebruik de volgende methoden:

Methode 1: Typ de paginanummers in het veld. Gebruik een koppelteken om een paginabereik aan te geven.

Opmerking: Om een omgekeerde volgorde te gebruiken, schakelt eerst het selectievakje in het veld in. Wanneer een omgekeerde volgorde wordt ingevoerd zonder het selectievakje in te schakelen, wordt de volgorde automatisch teruggezet naar de volgorde in het document.

Voorbeelden: Om pagina's 1, 2 en 5 te splitsen: 1, 2, 5 Om pagina's 1 tot 3 plus pagina 5 te splitsen: 1-3, 5

Methode 2: Schakel in de voorvertoningen van de pagina's de selectievakjes van de pagina's in.

Opmerking: Als het selectievakje is ingeschakeld om aan te geven dat de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst afwijkt van de volgorde in het document, wordt de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst in geel aangegeven voor elke voorvertoning.

Voorbeeld: Hier zijn twee pagina's in omgekeerde volgorde geselecteerd. Het selectievakje is ingeschakeld in het invoerveld; de volgorde waarin de pagina's worden gesplitst, wordt in geel weergegeven in de voorvertoning.

• Stel in de kenmerkvelden de kenmerken naar wens in.

Opmerking: Velden met een rode lijn zijn verplicht om in te vullen.

• Klik op Indexeren om de pagina's als een apart document toe te voegen.

Opmerking: In Xtendis 7.2.5 en hoger blijft de Index-knop niet beschikbaar (grijs weergegeven) totdat alle verplichte velden zijn ingevuld.

Stap 5. Herhaal indien nodig het proces voor alle andere documenten.

Opnieuw indexeren van bestaande documenten

Info: Deze optie is in Xtendis 7.2.5 hernoemd naar 'Kopieer document'. Voor details hierover, zie Werken met documenten in Xtendis 7.

Wanneer een artikel wordt geïndexeerd, wordt het toegevoegd aan een archief. Maar wat als hetzelfde document ook moet worden toegevoegd aan een ander archief of aan een ander dossier in hetzelfde archief?

Dit wordt gedaan door een document opnieuw te indexeren. Hiermee wordt een duplicaat van het document gemaakt wat vervolgens onderdeel kan worden gemaakt van een ander archief of dossier.

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om het document te vinden dat u wilt dupliceren.

Stap 2. Selecteer het document of dossier zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Beweeg de muisaanwijzer in de verticale werkbalk aan de rechterkant over het document icoon en kies Nogmaals indexeren in het menu dat verschijnt.

Het paneel Document indexeren verschijnt.

Stap 3. Vul in het paneel Document indexeren alle relevante velden in.

Opmerkingen: Het archief waarin het document wordt opgeslagen, wordt bovenaan automatisch ingevuld in het veld Archief. Welk archief dit is, kunt u instellen in uw persoonlijke instellingen. Welke kenmerken in het paneel getoond worden is afhankelijk van het gekozen archief. Wanneer het geselecteerde archief dossiers ondersteunt, wordt een veld Kies een dossier getoond waarmee het document aan een dossier kan worden toegevoegd. Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7. Kenmerken die verplicht moeten worden ingevuld, zijn gemarkeerd met een rode lijn. Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken. Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan. Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen. Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen. Klik op het Punaise icoon voor een veld (indien beschikbaar) om de ingevoerde waarde vast te zetten. De waarde wordt vervolgens in het veld behouden totdat deze handmatig wordt verwijderd. Dit kan handig zijn bij het uitvoeren van meerdere indexeeracties met dezelfde waarden in specifieke velden. (Het gebruik van punaises kan in uw persoonlijke instellingen worden in- en uitgeschakeld.) Als het veld Beveiligingszone leeg wordt gelaten, wordt het document automatisch in de Standaard beveiligingszone geplaatst. (In specifieke gevallen kunnen bedrijfsregels of de gekoppelde index worden gebruikt om de beveiligingszone automatisch te vullen op basis van een attribuut. Neem contact op met Support voor meer informatie.)

Stap 4. Klik op Indexeren om het proces te starten.

Opmerking: In Xtendis 7.2.5 en hoger blijft de Index-knop niet beschikbaar (grijs weergegeven) totdat alle verplichte velden zijn ingevuld.

Het document wordt toegevoegd aan het archief.

Opmerkingen: Als het document in een ander archief wordt opgeslagen, wordt de originele versie (indien beschikbaar) niet gekopieerd. Wanneer het document wordt opgeslagen in hetzelfde archief als het originele document, hangt het resultaat af van hoe het systeem is ingesteld door de systeembeheerder: Verwijzen is ingeschakeld. Er wordt een nieuw document met zijn eigen kenmerken gemaakt, maar de pagina's in het document verwijzen naar de pagina's in het originele document. Dit betekent dat wanneer de pagina's in het opnieuw geïndexeerde document worden bewerkt, de pagina's in het oorspronkelijke (verwezen) document ook veranderen. Het zijn immers dezelfde pagina’s. Verwijzen is uitgeschakeld. Er wordt een nieuw document met eigen kenmerken en pagina's gemaakt. Bij het bewerken van de pagina's in het opnieuw geïndexeerde document worden de pagina's in het originele document niet beïnvloed.

Stap 5. (Optioneel) Als het de bedoeling was om het document aan een dossier toe te voegen, doe dat dan nu. Zie Werken met dossiers in Xtendis 7 voor details.