Dossiers bundelen documenten die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals alle documenten voor een bepaalde klant of medewerker.
Voor meer informatie over dossiers, zie Werken met dossiers in Xtendis 7.
Net als bij het zoeken naar documenten, kunt u ook rechtstreeks naar dossiers zoeken.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.
Hulpmiddelen
Zoeken naar dossiers kan op de volgende manieren:
- De optie Snel Zoeken gebruiken op de Startpagina
- De Vind optie gebruiken om in meer detail te zoeken
- De optie Geavanceerd zoeken gebruiken voor zeer gedetailleerde zoekopdrachten
- Mappen gebruiken die automatisch zoeken naar dossiers
- Dossier kenmerken als tags gebruiken
- Documenten of mappen markeren als Favoriet
- De optie Recent bekeken op de Startpagina gebruiken
Elke optie wordt hieronder beschreven.
|
Opmerking: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaalde optie te zien: |
Snel zoeken
De optie Snel zoeken is beschikbaar op de Startpagina en wordt gebruikt om snel een document, notitie, of dossier te vinden door slechts één of enkele zoekcriteria in te voeren, zonder dat u de archiefstructuur hoeft te kennen.
Voor volledige informatie over het gebruik van Snel zoeken, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.
Bij het uitvoeren van de zoekopdracht verschijnt een nieuwe pagina met bovenaan de zoekcriteria en daaronder het zoekresultaat.
Merk op dat de resultaten voor documenten (in het blauw), dossiers (in het groen) en notities (in het geel) op verschillende tabbladen worden weergegeven.
Klik op het tabblad Dossiers om de gevonden dossiers te bekijken.
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7.
Vind optie
De optie Vinden is een meer algemene zoekoptie en bevat ook een optie om rechtstreeks naar dossiers te zoeken.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van het Vinden icoon en kies Dossiers in het menu dat verschijnt.
- Op de Startpagina werkbalk, beweeg de muisaanwijzer over het Vinden icoon en kies Dossiers in het menu dat verschijnt.
De Vind opties verschijnen. De groene achtergrond geeft aan dat naar dossiers word doorzocht.
Stap 2. Voer de zoekcriteria in. Dit is identiek aan het zoeken naar een document. Voor details hierover, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.
Stap 3. Klik op Vinden om de zoekactie uit te voeren.
De resultaten worden op dezelfde pagina getoond.
Opmerking: Als het dossier dat u zoekt niet verschijnt, voldoet het niet aan de zoekcriteria of heeft u onvoldoende rechten om het te bekijken. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Zoekresultaten
Na het uitvoeren van de zoekactie worden de resultaten op dezelfde pagina getoond.
Op de pagina ziet u links het zoekpaneel, in het midden de gevonden dossiers, en rechts de details van het geselecteerde dossier.
De onderdelen op de pagina worden uitgelegd in de volgende tabel:
| # | Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1 |
Lijst met zoekresultaten |
Toont de gevonden dossiers. Het totaal aantal gevonden dossiers wordt bovenaan weergegeven. De manier waarop de resultaten worden weergegeven, kan worden gewijzigd door:
Zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 voor de volledige details. |
| 2 | Menu zoekresultaten |
Bevat de volgende opties:
Voor alle details hierover, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7. |
| 3 | Het paneel dossierdetails |
Toont de dossierdetails. Het volgende wordt getoond:
Tip: Klik op een van de kenmerken om een zoekopdracht uit te voeren op basis van dat kenmerk. Bijvoorbeeld: klikken op Actief in het veld 'Status Actief', voert een zoekopdracht uit naar alle actieve dossiers.
|
| 4 | Het menu dossierdetails |
Bevat de volgende opties:
|
| 5 | Actie menu |
Verschijnt wanneer een of meer dossiers zijn geselecteerd (zie #6). Het bevat de volgende opties:
|
| 6 | Dossier selecteren | Door één of meerdere dossiers te selecteren verschijnt bovenaan een menu (zie #4) waarmee acties op de dossiers kunnen worden uitgevoerd. |
| 7 | Dossier openen | Opent het dossier in een nieuw webbrowsertabblad. |
Geavanceerd zoeken
De optie Geavanceerd zoeken is een krachtig hulpmiddel om dossiers door van operatoren te gebruiken zoals 'is gelijk aan', 'kleiner dan', 'groter dan' en criteria zoals EN, OF, enzovoort.
Opmerking: Het gebruik van de optie Geavanceerd zoeken is gericht op power users van het systeem en vereist speciale toestemming.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van het Vinden icoon en kies Geavanceerd zoeken in het menu dat verschijnt.
- Op de Startpagina werkbalk, beweeg de muisaanwijzer over de knop Vinden en kies Geavanceerd zoeken in het menu dat verschijnt.
De opties voor geavanceerd zoeken verschijnt.
Stap 2. Wijzig bovenaan het paneel Documenten in Dossiers. Merk op dat de knop Vinden nu groen wordt, wat aangeeft dat u nu met dossiers werkt (in tegenstelling tot blauw voor documenten).
Stap 3. Kies het archief om in te zoeken.
Opmerking: Dit moet een archief zijn dat dossiers bevat.
Stap 4. Bepaal waarnaar u wilt zoeken door de criteria in te stellen. Voor details hierover, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7.
|
Opmerking: De volgende criteria die specifiek zijn voor het zoeken naar documenten in dossiers kunnen worden gebruikt:
Beide hebben specifieke vergelijkingstypen en operators. Voor details hierover, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7. |
Tip: Klik op Opslaan als zoekmap naast de knop Zoeken wanneer de zoekopdracht regelmatig gebruikt wordt. Hiermee wordt de zoekopdracht opgeslagen als onderdeel van een map op basis van die zoekopdracht (ook wel een Dossierzoekmap genoemd). Op deze manier hoeft u de (vaak complexe) geavanceerde zoekcriteria niet elke keer handmatig in te stellen als u ze wilt gebruiken.
Stap 5. Klik op Vinden om de actie uit te voeren.
De zoekresultaten worden getoond (zie hieronder).
Opmerking: Als het dossier dat u zoekt niet verschijnt, voldoet het niet aan de zoekcriteria of heeft u onvoldoende rechten om het te bekijken. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Zoekresultaten
Na het uitvoeren van de zoekactie worden de resultaten op dezelfde pagina getoond.
Op de pagina ziet u links het paneel Geavanceerd zoeken met daaronder de gevonden dossiers, en aan de rechterkant de dossierkenmerken en eventuele notities die zijn toegevoegd aan de documenten in de dossiers.
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7.
Mappen gebruiken die automatisch zoeken naar dossiers
Bij het regelmatig zoeken naar dossiers met behulp van Geavanceerd zoeken (zie hierboven), kan Geavanceerd zoeken permanent worden opgeslagen in een map (ook wel 'Dossierzoekmap' genoemd). Bij het openen van de map wordt de geavanceerde zoekopdracht automatisch uitgevoerd. Op deze manier hoeft u de (vaak complexe) geavanceerde zoekcriteria niet elke keer handmatig in te stellen als u ze wilt gebruiken.
Voorbeeld: Er kan een map worden gemaakt op basis van een zoekopdracht die zoekt naar alle dossiers van alle actieve werknemers van het bedrijf.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van het Toevoegen icoon en kies Nieuwe map in het menu dat verschijnt.
- Op de Startpagina werkbalk, beweeg de muisaanwijzer over de knop Toevoegen en kies Nieuwe map in het menu dat verschijnt.
Het paneel Nieuwe map verschijnt.
Stap 2. Vul alle details in zoals uitgelegd in Werken met mappen in Xtendis 7.
Opmerking: Het belangrijkste hier is om 'Entiteit' in te stellen op 'Dossier' en 'Soort' op 'Zoekmap'. Deze instelling kan niet worden gewijzigd nadat de map is gemaakt.
Stap 3. Selecteer de tab Zoekopdracht bovenin.
Opmerking: Dit tabblad is alleen beschikbaar als 'Soort' in de vorige stap is ingesteld op 'Zoekmap'.
Stap 4. Stel uw zoekopdracht samen zoals uitgelegd in de sectie Geavanceerd zoeken eerder in dit artikel.
Stap 5. Als u klaar bent, klikt u op OK om de map aan te maken.
Kenmerken als tags
Wanneer u de kenmerken van een dossier bekijkt, ziet u dat sommige van deze kenmerken worden weergegeven als een tag met een gekleurde achtergrond.
Elk van deze tags kan worden aangeklikt. Er wordt dan gezocht met de waarde van het kenmerk als zoekterm. Op deze manier kunt u snel zoekopdrachten uitvoeren zonder zoektermen in te vullen.
Favorieten
Dossiers die u vaak gebruikt kunt u markeren als favoriet. Ze verschijnen dan in de lijst met favorieten op de Startpagina, zodat u ze snel en gemakkelijk kunt vinden zonder de zoekfunctie te gebruiken.
Een document als favoriet markeren doet u door op het ster icoon te klikken.
Recent bekeken
Dossiers waarvan u weet dat u ze onlangs hebt bekeken, zijn eenvoudig toegankelijk door op Recent onderaan de Startpagina te klikken.
Opmerkingen
0 opmerkingen