Werken met zoekresultaten in Xtendis 7

Zoekresultaten worden weergegeven bij het openen van een map of bij het zoeken naar documenten, dossiers of notities.

Op basis van de context toont het zoekresultaat documenten, dossiers of notities.

Vanaf hier kunt u aan de slag met de gevonden content of uw zoekopdracht verder verfijnen.

De pagina waarop de documenten worden getoond kan de volgende onderdelen bevatten:

• Een lijst met zoekresultaten, hetzij als rijen en kolommen (voor documenten en dossiers), of als een lijst met notities.
• Een venster met een voorvertoning van een geselecteerd document.
• Een paneel met kenmerken van een geselecteerd document of dossier, of acties die daarop kunnen worden uitgevoerd.
• Een werkbalk met hulpmiddelen om panelen te openen of aanvullende acties uit te voeren.

Hoe u met deze onderdelen werkt, wordt in dit artikel uitgelegd.

Afbeelding: De zoekresultaten bij het zoeken naar documenten met de optie Vinden.

Kolom weergave

De inhoud van mappen en de zoekresultaten voor documenten en dossiers worden getoond als een lijst met kolommen en rijen.

Kolommen worden weergegeven door kenmerken, terwijl elke rij een gevonden document of dossier is.

Pagina's met zoekresultaten

Als er meer resultaten zijn dan op de pagina kunnen worden weergegeven, worden de resultaten gegroepeerd in pagina's. Deze worden in de rechter benedenhoek weergegeven. Door op een paginanummer te klikken, gaat u naar die pagina.

Opmerking: Het totale aantal resultaten per pagina kan worden geconfigureerd in uw persoonlijke instellingen. Het standaard aantal is 20.

De voorvertoning, panelen en de werkbalk verbergen

Als de kolomweergave meer kolommen bevat dan op het scherm passen, kan er meer ruimte worden gemaakt door de voorvertoning, de panelen en de verticale werkbalk tijdelijk te verbergen.

Dit kan geleidelijk worden gedaan door de scheidingslijnen tussen componenten te slepen, of in één handeling door de knoppen weergeven en verbergen te gebruiken.

Methode 1. De scheidingslijnen gebruiken Bij deze methode worden de scheidingslijnen tussen componenten gebruikt om één component breder te maken, terwijl een andere component smaller of volledig verborgen wordt. Stap 1. Beweeg de muisaanwijzer over een scheidingslijn, bijvoorbeeld tussen de kolomweergave en het documentvoorbeeld. De muisaanwijzer verandert in een pijl die naar links en rechts wijst. Stap 2. Klik op de scheidingslijn en sleep deze naar rechts of naar links. Tijdens het slepen wordt het ene component smaller en het andere breder. Sleep de scheidingslijn helemaal naar links of naar rechts om een component volledig te verbergen. Om aan te geven dat componenten verborgen zijn, wordt een geel oog-icoon weergegeven (zie Verborgen componenten weergeven hieronder).

Methode 2. De knoppen Weergeven en Verbergen gebruiken Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.2 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt). Klik op een van de volgende knoppen in de rechterbovenhoek van een component om snel alle componenten te verbergen: De knop Weergeven en verbergen om snel alle componenten behalve de kolomweergave te tonen of te verbergen. De knop Uitvouwen en Samenvouwen om een paneel of component uit te vouwen. Afhankelijk van het onderdeel waarin op deze knop wordt geklikt, worden één of meerdere componenten automatisch getoond of verborgen. Om aan te geven dat componenten verborgen zijn, wordt een geel oog-icoon weergegeven (zie Verborgen componenten weergeven hieronder).

Verborgen componenten weergeven

Wanneer componenten verborgen zijn, wordt langs de zijkant een geel icoon weergegeven. Klik erop om de componenten opnieuw weer te geven.

Het configureren van de resultaten

De manier waarop de zoekresultaten worden getoond kan worden geconfigureerd door de volgende acties uit te voeren:

• Kolommen tonen of verbergen
• De volgorde van de kolommen herschikken
• Kolommen sorteren
• Kolommen groeperen
• Kolommen filteren

Voor gedetailleerde informatie over hoe u dit doet, zie De kolomweergave gebruiken in Xtendis 7.

Acties uitvoeren

Als u een document of dossier eenmaal heeft gevonden, kunnen er verschillende acties op uitgevoerd worden, zoals downloaden, verplaatsen naar de prullenbak, delen met andere personen en nog veel meer.

Opmerking: Aanvullende acties kunnen worden uitgevoerd met behulp van de hulpmiddelen in de werkbalk van de voorvertoning. Welke hulpmiddelen dit zijn, hangt af van het type document dat getoond wordt. Voor meer informatie over deze acties, zie Werken met documenten in Xtendis 7.

De acties die kunnen worden uitgevoerd, zijn afhankelijk van hoe het item is geselecteerd:

• Door er in de lijst op te klikken zodat het blauw wordt omlijnd. Dit kan slechts voor één item in de lijst worden gedaan. De acties die dan kunnen worden uitgevoerd zijn die in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm. (Zie De verticale werkbalk gebruiken).

1. Een geselecteerd document in de lijst, blauw omlijnd.
2. De verticale werkbalk.

• Door het selectievakje voor het item in te schakelen. Dit kan worden gedaan voor een of meer items in de lijst. Wanneer u dit doet, verschijnt de knop Acties. Bij het klikken erop wordt het knoppenmenu weergegeven van waaruit verschillende acties kunnen worden uitgevoerd.

Tip: Vink het selectievakje boven aan de kolom aan om alle items in de lijst te selecteren.

1. De knop Acties verschijnt wanneer een of meer documenten in de lijst zijn geselecteerd.
2. Schakel het selectievakje boven aan de kolom in om alle items in de lijst te selecteren.
3. Schakel het selectievakje voor een afzonderlijk item in om het erbij op te nemen.

De volgende acties kunnen worden uitgevoerd:

• Versies combineren. Voeg oude documenten samen tot nieuwe reeksen.
• Collectief kenmerken wijzigen. Wijzig kenmerken voor meerdere items in één actie.
• Exporteren. Download, verzend of deel het item, of druk het af.
• In map plaatsen. Beschikbaar wanneer naar documenten wordt gezocht. Verplaats het document naar een map.
• In dossier plaatsen. Beschikbaar wanneer naar dossiers wordt gezocht. Verplaats het document naar een dossier.
• Naar prullenbak verplaatsen. Verplaats het document naar de prullenbak.
• Dossier verwijderen. Beschikbaar wanneer naar dossiers wordt gezocht. Permanent een dossier verwijderen.
• Verwijderen. Beschikbaar wanneer naar verwijderde documenten wordt gezocht. Permanent een document verwijderen.
• Herstellen. Beschikbaar wanneer naar verwijderde documenten wordt gezocht. Herstel het document naar de oorspronkelijke locatie.

Documenten, dossiers en notities openen

Gevonden documenten, dossiers en notities kunnen op de volgende manieren vanuit de kolomweergave worden geopend:

• Een document of dossier kan worden geopend door erop te dubbelklikken.

• Een dossier kan ook op een van de volgende manieren worden geopend:
• Door in de lijstweergave op het dossier icoon voor het dossier te klikken.
• Door op de knop Dossier openen te klikken onderaan het paneel Kenmerken in de rechterbenedenhoek.

Tip: Een andere manier om documenten of dossiers te openen is door in de detailspop-up op Document openen of Dossier openen te klikken. Zie Pop-ups met documentdetails en pop-ups met dossierdetails verderop in dit artikel.

• Wanneer u met de optie Zoeken naar notities zoekt, kan het document waartoe de notitie behoort op de volgende manieren worden geopend:
• Kies in het menu met documentopties Openen in nieuw venster.

• Klik in het Kenmerken-paneel op de tag in het veld Bron onder Algemeen. Het document wordt vervolgens geopend in het huidige venster.

• Wanneer u met de optie Snel zoeken naar notities zoekt, kan het document waartoe de notitie behoort op de volgende manieren worden geopend (in een nieuw tabblad):
• Door te dubbelklikken op de notitie.
• Door de muisaanwijzer over de notitie te bewegen en op Open document te klikken dat dan verschijnt.

De zoekresultaten exporteren

Als de zoekresultaten op de een of andere manier moeten worden geanalyseerd, kunnen ze als een Microsoft Excel-bestand naar uw lokale systeem worden geëxporteerd van waaruit het in Excel kan worden geopend. Alle kolommen die momenteel worden weergegeven, worden in het rapport opgenomen.

Opmerkingen: Alleen de waarden die u als tekst in de kolommen en rijen ziet, worden geëxporteerd, niet de eigenlijke documenten of hun voorbeelden. Gebruik de optie Downloaden om documenten te downloaden. Deze methode exporteert maximaal 1.000 documenten. Als er meer documenten geëxporteerd moeten worden, gebruik dan de exportoptie in een map.

Stap 1. Klik op de drie puntjes bovenaan het scherm en kies Exporteren in het menu dat verschijnt.

Er verschijnt een Windows Verkenner-venster.

Stap 2. Navigeer naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan, zoals uw bureaublad, en klik op Opslaan.

Stap 3. Open het in Excel vanaf de locatie waar u het bestand hebt opgeslagen.

Zoekresultaten voor notities

De zoekresultaten voor notities worden weergegeven als een lange lijst van alle gevonden notities.

Als u op het bovenste gedeelte van een notitie klikt, wordt het document geselecteerd waaraan de notitie is toegevoegd; er wordt een voorvertoning van het document getoond en acties op het document kunnen worden uitgevoerd vanaf de verticale werkbalk aan de rechterkant.

Een voorvertoning van een document bekijken

Wanneer een document of notitie is geselecteerd, verschijnt er een venster met een voorvertoning van het document (ook wel 'documentviewer' genoemd).

Voor meer informatie over het gebruik van deze viewer, zie Documenten bekijken in Xtendis 7.

Panelen gebruiken

Bij het bekijken van een document kunnen panelen worden geopend waarin aanvullende informatie over het document gegeven wordt, zoals de kenmerken of geschiedenis, of om acties uit te voeren, zoals downloaden of delen.

Deze panelen kunnen worden geopend vanuit de verticale werkbalk (zie hieronder).

De volgende panelen kunnen worden geopend:

• Kenmerken. Toont de kenmerken van het document en het dossier waarmee het gerelateerd is.
• Notities. Voor het toevoegen van notities aan het document.
• Geschiedenis. Voor het bekijken van de geschiedenis van het document, zoals de flow-geschiedenis of de versiegeschiedenis.
• Downloaden, delen of afdrukken. Om het document te downloaden, te delen of af te drukken.

De verticale werkbalk gebruiken

De verticale balk aan de rechterkant van het scherm geeft toegang tot panelen en acties voor een item in de lijst met zoekresultaten die blauw omlijnd is, of voor een gevonden notitie.

Opmerking: De werkbalk is niet beschikbaar bij het bekijken van de zoekresultaten voor dossiers.

1. Een geselecteerd document in de lijst, blauw omlijnd.
2. De verticale werkbalk.

De volgende tabel toont de onderdelen van de werkbalk:

Onderdeel	Actie	Beschrijving
	Het paneel Kenmerken openen of sluiten	Door op dit icoon te klikken, wordt het Kenmerken paneel geopend of gesloten. Door met de muisaanwijzer over het icoon te gaan, wordt het menu met documentopties weergegeven. Het menu bevat de volgende opties: Wijzig kenmerken. Opent het paneel Wijzig kenmerken om de kenmerken van het document te bewerken. Naar prullenbak verplaatsen. Verplaatst het document naar de prullenbak. Openen in nieuwe tab. Opent het document in een nieuw webbrowsertabblad. Nogmaals indexeren. Opent het paneel Document indexeren om het document nogmaals te indexeren. Kenmerken tonen. Opent het Kenmerken paneel.
	Met notities werken	Door op dit icoon te klikken, wordt het Notities paneel geopend of gesloten. Hiermee kunnen bestaande notities worden bekeken en kunnen nieuwe notities worden toegevoegd. Als er notities zijn voor het document, wordt het totale aantal notities weergegeven in een badge.
	De geschiedenis, flow, of versies van een document bekijken	Door op dit icoon te klikken, wordt het Geschiedenis paneel geopend of gesloten. Hiermee kan de geschiedenis van het document, van de flow of van de versie worden bekeken.
	Downloaden, delen, afdrukken, of uitchecken van een document	Door op dit icoon te klikken, wordt het paneel Downloaden, delen en afdrukken geopend of gesloten. Door met de muisaanwijzer over het icoon te gaan, wordt het menu met opties om te delen weergegeven. Het menu bevat de volgende acties: Downloaden. Om het document te downloaden. Delen. Om het document met andere personen te delen. Afdrukken. Om het document af te drukken. Kopieer link. Voor het kopiëren van de link naar het document om bijvoorbeeld in een e-mail te plakken. Uitchecken. Voor het uitchecken van het document (het document downloaden, wijzigen en uploaden als nieuwe versie).
	Zoeken naar tekst in een document	Door op dit icoon te klikken, wordt een paneel geopend waarin u naar tekst in een document kunt zoeken. Deze functie is alleen beschikbaar voor documenten in TIF-formaat en moet worden ingeschakeld door de functioneel beheerder. Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken en klik op het vergrootglas-icoon of druk op Enter. De pagina's waarop de tekst te vinden is, worden weergegeven als een link. Klik op een link om naar die pagina te navigeren.
	De workflow bekijken	Door op dit icoon te klikken, wordt het Workflow-venster geopend. Het is alleen beschikbaar als er een workflow-actie bestaat voor het document, zoals het goedkeuren of afwijzen van facturen.
	De originele versie van het document bekijken	Door op dit icoon te klikken, wordt het Download paneel geopend om de originele versie van het document te downloaden. Het verschijnt alleen als het originele document bestaat, meestal voor Microsoft Word- en Excel-documenten of e-mails. Door het originele document te downloaden, kan het worden bewerkt en geüpload als een nieuwe versie van het document. Zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).
	De details van een ondertekend document bekijken	Door op dit icoon te klikken, wordt het paneel Ondertekening geopend waarin de details van een ondertekend document kunnen worden bekeken. Het verschijnt wanneer een document digitaal is ondertekend. Zie Documenten digitaal laten ondertekenen in Xtendis 7.
	Versie-informatie van een document bekijken	Door op dit icoon te klikken, wordt het Geschiedenis paneel geopend waarin alle versie-informatie van het document kan worden bekeken. Het verschijnt wanneer het geselecteerde document het actieve document is waarvan ook oudere versies bestaan. Zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).
	Versie-informatie bekijken van een document dat niet het actieve document is	Door op dit icoon te klikken, wordt het Geschiedenis paneel geopend waarin alle versie-informatie van het document kan worden bekeken. Het verschijnt wanneer de huidige staat van het geselecteerde document moet worden benadrukt, bijvoorbeeld dat het niet de meest recente versie is, dat het is uitgecheckt door een andere gebruiker, enzovoort. Zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).
	Document is vergrendeld	Geeft aan dat het document is vergrendeld. Het verschijnt wanneer het document is uitgecheckt. Beweeg de muisaanwijzer over het icoon om een tooltip te zien met de naam van de persoon die het document heeft uitgecheckt. Zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).
		Verschijnt bij het zoeken naar verwijderde documenten. Geeft aan dat het document is verwijderd.
	De zoekresultaten uitbreiden	Door op dit icoon te klikken, wordt het paneel Zoekopdracht uitbreiden geopend of gesloten. Hiermee kan de zoekopdracht worden uitgebreid. Het is alleen beschikbaar voor documenten. Zie De zoekopdracht uitbreiden.
	De favorietenstatus van een document toevoegen of verwijderen	Door op dit icoon te klikken, wordt het document toegevoegd aan of verwijderd uit de lijst met favorieten. Deze kunnen worden bekeken vanaf de Startpagina. Zie Werken met documenten in Xtendis 7 en Werken met dossiers in Xtendis 7.
	De werkbalk verversen	Door op dit icoon te klikken, wordt de werkbalk ververst, zoals badges voor notities, het flow-icoon, enzovoort.
	Navigeren naar het volgende of vorige item	Door op de iconen Volgende en Vorige te klikken, wordt het volgende of vorige item in de lijst met zoekresultaten geselecteerd, zodat deze blauw wordt omlijnd. Zie Acties uitvoeren eerder in dit artikel.

De zoekopdracht uitbreiden

Een document of notitie die u bekijkt, is vaak gerelateerd aan andere documenten of dossiers in het archief. U kunt deze snel identificeren en openen met behulp van het paneel Zoekopdracht uitbreiden.

Het paneel kan geopend worden door op het icoon in de verticale werkbalk te klikken.

Het paneel Zoekopdracht uitbreiden toont links naar documenten en/of dossiers binnen het archief die gerelateerd zijn aan het geselecteerde document (blauw omlijnd) of notitie, op basis van een specifiek kenmerk.

Wanneer de documenten of notities gerelateerd zijn op basis van meerdere kenmerken, worden deze kenmerken bovenaan het paneel getoond. Door op elk van deze kenmerken te klikken, worden de resultaten verder gefilterd.

De documenten of dossiers worden getoond in de vorm van links. Door op een link te klikken, wordt dat document of dossier in een nieuw tabblad geopend, zodat u uw plek in het scherm waarin u op dat moment werkt niet verliest.

De links zijn opgebouwd als een combinatie van kenmerken, elk gescheiden door een schuine streep (/).

Voorbeeld 1: Een uitgebreide zoekopdracht op basis van één kenmerk In de onderstaande afbeelding wordt het paneel Zoekopdracht uitbreiden weergegeven voor een document met intern referentienummer 'WV001'. Het paneel Zoekopdracht uitbreiden is ingesteld om links te tonen naar alle gerelateerde documenten in het archief die ook het interne referentienummer 'WV001' hebben. Voorbeeld 2: Een uitgebreide zoekopdracht op basis van meerdere kenmerken In de onderstaande afbeelding wordt het paneel Zoekopdracht uitbreiden weergegeven voor een document met intern referentienummer 'WV001'. De resultaten kunnen verder worden gefilterd door gebruik te maken van 3 kenmerken: Door op Contract te klikken worden links getoond naar alle documenten in het archief die van het type 'contract' zijn. Door op referentienummer WV001 te klikken worden links getoond naar alle documenten in het archief die referentienummer 'WV001' bevatten. Door op Niet ondertekend te klikken, worden links getoond naar alle documenten in het archief die nog niet zijn ondertekend.

Pop-ups met documentdetails en pop-ups met dossierdetails

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.3 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Wanneer u documenten of dossiers bekijkt in de lijst met Favorieten, de lijst met Recent bekeken items of in de uitgebreide zoekfunctie, verschijnt er een informatie-icoon wanneer u er met de muisaanwijzer overheen beweegt.

Wanneer u de muisaanwijzer over het informatie-icoon beweegt, verschijnt er een pop-up met de details van het document of dossier (de belangrijkste kenmerken en eventueel notities), evenals een optie om het document of dossier te openen.