Bij het openen van een map of bij het zoeken naar documenten of dossiers worden de documenten weergegeven als een lijst met rijen en kolommen.
Kolommen worden weergegeven door kenmerken waarbij elke rij een gevonden document of dossier is.
De manier waarop de zoekresultaten in deze weergave worden getoond, kan worden geconfigureerd door de volgende acties uit te voeren:
- Kolommen tonen of verbergen
- De volgorde van de kolommen herschikken
- Kolommen sorteren
- Kolommen groeperen
- Kolommen filteren
|
Opmerkingen:
|
Sommige van deze acties kunnen worden uitgevoerd door de kolommen handmatig aan te passen, andere acties worden uitgevoerd via het paneel 'Wijzig layout'.
Kolominstellingen bewerken
Het bewerken van welke kolommen worden weergegeven, hoe ze worden gerangschikt en hoe ze zich gedragen in de zoekresultaten gebeurt via het paneel "Wijzig layout".
Open dit paneel door op de drie puntjes bovenaan de pagina te klikken en 'Wijzig layout bewerken' te kiezen in het menu dat verschijnt.
Het paneel Wijzig layout verschijnt.
Het paneel bevat de volgende opties:
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Groeperen toestaan | Bepaalt of de zoekresultaten kunnen worden gegroepeerd op één of meer kolommen (zie hieronder). Is standaard ingeschakeld. |
| Filteren toestaan | Bepaalt of kolommen kunnen worden gefilterd (zie hieronder) door handmatig tekst in te voeren om op te filteren. Is standaard ingeschakeld. |
|
Document Dossier Algemeen Volgorde |
Met deze tabbladen wordt geregeld welke kolommen (in de vorm van kenmerken) worden getoond of verborgen, en in welke volgorde ze worden getoond. Zie hieronder.
|
| Terug naar standaard | Klik hierop om gemaakte wijzigingen ongedaan te maken en de standaardinstellingen te gebruiken. |
| Opslaan voor... | Via deze optie kunnen de instellingen voor alle gebruikers opgeslagen worden (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders). |
Kolommen tonen of verbergen
Afhankelijk van de map, het archief of het dossier waarmee u werkt, wilt u misschien alleen de kolommen tonen waarin u geïnteresseerd bent en alle andere verbergen.
Stap 1. Open het paneel Wijzig layout (zie hierboven).
Stap 2. Schakel in de tabbladen Document, Dossier, of Algemeen het selectievakje in voor de kolommen die moeten worden getoond en schakel het selectievakje uit voor de kolommen die moeten worden verborgen.
Informatie: Het toevoegen van de kolom 'Vorige status' in het tabblad Algemeen vereist Xtendis 7.3.15 of hoger (kijk hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
Tip: Vind snel een kolom die u wilt tonen of verbergen door (een deel van) de naam te typen in het veld 'Typ om te zoeken' bovenaan.
Stap 3. (Optioneel) Gebruik het tabblad Volgorde om de volgorde waarin de kolommen worden getoond te wijzigen (zie hieronder).
Tip: Kolommen kunnen ook altijd handmatig worden gerangschikt, zie hieronder.
Stap 4. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan en het paneel te sluiten.
De volgorde van de kolommen herschikken
De volgorde waarin de kolommen worden weergegeven kan als volgt worden gewijzigd:
- Klik en sleep een kolomkop naar een nieuwe positie. De locatie waar de kolom wordt geplaatst wordt aangegeven met een blauwe lijn.
- Open het paneel Layout wijzigen (zie hierboven) en sleep in het tabblad Volgorde een kenmerk naar de nieuwe positie.
Kolommen sorteren
Kolommen kunnen oplopend of aflopend gesorteerd worden.
Opmerking: Slechts één kolom tegelijk kan worden gesorteerd.
Klik hiervoor op een kolomkop.
Wanneer een kolom is gesorteerd, wordt de richting ervan in de kop aangegeven door een pijl die naar boven of naar beneden wijst.
Kolommen groeperen
Standaard worden de zoekresultaten weergegeven als een lange lijst van documenten of dossiers.
Zo kunt u door de resultaten bladeren om de documenten of dossiers te vinden waaraan u wilt werken.
De resultaten kunnen verder worden geordend door ze te groeperen per één of meer kolommen. Dit plaatst alle documenten of dossiers met die kolomwaarde in een groep.
Opmerking: Om dit te laten werken, moet 'Groeperen toestaan' zijn ingeschakeld in het paneel Layout wijzigen.
Elke groep kan vervolgens worden uit- of ingeklapt om de resultaten naar behoefte te tonen of te verbergen.
|
Voorbeeld: Hier worden de zoekresultaten eerst op documenttype gegroepeerd en vervolgens op datum. Dit resulteert in aparte groepen voor elk type document en binnen die groep een groep voor elke datum.
|
Doe één van het volgende:
- Voeg een groep toe door de kolomkop te slepen naar de plek met de tekst Sleep hier een kolomkop om er op te groeperen.
De kop wordt dan weergegeven als een label.
Voeg zoveel koppen toe als nodig is.
- Herschik de volgorde van de groepen door ze naar links of rechts te slepen naar hun nieuwe positie.
- Wijzig de sorteervolgorde van een groep door op het label ervan te klikken. De sorteervolgorde wordt dan aangegeven door een pijl die naar boven of naar beneden wijst.
- Verwijder een groep door deze terug te slepen naar de plaats waar het tussen de andere koppen moet staan.
Kolommen filteren
Zelfs na het uitvoeren van een zoekopdracht of het openen van een map kan de lijst met documenten die wordt getoond nog steeds vrij lang zijn.
Om de lijst korter te maken, kan elk van de kolommen worden gefilterd door een specifieke waarde in te voeren (zoals een datum voor kolommen met datums), beginletters (voor kolommen met tekst) of beginnummers (voor kolommen die alleen getallen bevatten).
Opmerking: Om dit te laten werken, moet 'Filteren toestaan' zijn ingeschakeld in het paneel Wijzig layout.
De plaats om de filterwaarden in te voeren is direct onder de kop.
Voor het filteren van de lijst kunnen meerdere kolommen worden gebruikt. De lijst wordt automatisch bijgewerkt kort na het stoppen met typen van de filterwaarde of wanneer u op Enter drukt na het typen.
|
Voorbeeld: Hier wordt de lijst gefilterd door 'cur' in te voeren als deelnaam van documenttype 'Curriculum vitae', en op een specifieke documentdatum:
|
Het filter wissen
Om een filter te wissen, verwijdert u de ingevoerde tekst, datum of getal uit het filter.
Opmerkingen
0 opmerkingen