Werken binnen een bedrijf is teamwerk en wanneer een document verduidelijking nodig heeft of de volgende stappen in de workflow moeten worden besproken of verduidelijkt, kan dit binnen uw team worden gecommuniceerd door notities aan een document toe te voegen.
Op deze manier kan een discussie of tijdlijn worden gecreëerd die context geeft over de status waarin het document zich bevindt (zoals 'in afwachting' bij het wachten op betaling van een factuur).
Voor meer informatie, zie Werken met document notities in Xtendis 7.
Notities of documenten die notities bevatten, kunnen worden gevonden met behulp van de zoekhulpmiddelen in Xtendis.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.
Hulpmiddelen
Zoeken naar notities kan op de volgende manieren:
- Door de optie Snel Zoeken op de Startpagina te gebruiken
- Door de Vind optie te gebruiken om in meer detail te zoeken
Elke optie wordt hieronder beschreven.
Snel zoeken
De optie Snel zoeken is beschikbaar op de Startpagina en wordt gebruikt om snel een notitie te vinden door slechts één of enkele zoekcriteria in te voeren, zonder dat u de archiefstructuur hoeft te kennen.
Voor volledige informatie over het gebruik van Snel zoeken, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.
Bij het uitvoeren van de zoekopdracht verschijnt een nieuwe pagina met bovenaan de zoekcriteria en daaronder het zoekresultaat.
Merk op dat de resultaten voor documenten (in het blauw), dossiers (in het groen) en notities (in het geel) op verschillende tabbladen worden weergegeven.
Klik op het tabblad Notities om gevonden notities te bekijken.
Wanneer notities worden gevonden, kan het document waarin de notitie is geplaatst, in een nieuw browsertabblad worden geopend met het Notities-paneel geopend door een van de volgende acties uit te voeren:
- Dubbelklikken op een zoekresultaat.
- Met de muis over een zoekresultaat bewegen en op Document openen klikken dat verschijnt.
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7.
De Vind optie
De Vind optie is een meer algemene zoekoptie en bevat ook een optie om direct naar notities te zoeken.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van het Vinden icoon en kies Notities in het menu dat verschijnt.
- Beweeg op de Startpagina werkbalk de muisaanwijzer over het Vinden icoon en kies Notities in het menu dat verschijnt.
De Vind opties verschijnen. De gele achtergrond geeft aan dat naar notities wordt gezocht.
Stap 2. Vul de zoekcriteria in om op te zoeken:
- Archief. Kies het archief om in te zoeken.
Opmerking: Het standaard ingestelde archief kunt u configureren in uw persoonlijke instellingen.
- Filter. Elke tekst die in de notities moet voorkomen.
Tip: Laat dit veld leeg om alle documenten te vinden die een notitie bevatten.
- Periode. Kies één van de volgende:
- Vorige week
- Vorige maand
- Vorig jaar
- Alles
- Eigenaar. Kies één van de volgende:
- Eigen
- Alle
- Kleur. Kies een kleur die aan een notitie gegeven is.
Info: Deze functie vereist Xtendis 7.3.12 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
Stap 3. Klik op Vinden om de zoekactie uit te voeren.
De resultaten worden op dezelfde pagina getoond.
Opmerking: Als de notitie die u zoekt niet verschijnt, voldoet deze niet aan de zoekcriteria of beschikt u niet over voldoende rechten om het document te zien waarin de notitie is geplaatst. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Op de pagina ziet u links het zoekpaneel, in het midden de gevonden notities en een voorbeeld van het geselecteerde document en rechts de werkbalk en eventueel geopende panelen.
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 en Documenten bekijken in Xtendis 7.
Opmerkingen
0 opmerkingen