De eerste stap van het werken met een document in Xtendis is het zoeken ernaar in het systeem. Dit kan met behulp van de volgende opties:
- De optie Snel Zoeken op de Startpagina
- De Vind optie om in meer detail te zoeken
- De optie Geavanceerd zoeken voor zeer gedetailleerde zoekopdrachten
- Mappen of dossiers gebruiken
- Document kenmerken als tags gebruiken
- Documenten als Favoriet markeren
- De optie Recent bekeken op de Startpagina gebruiken
Elke optie wordt hieronder beschreven.
|
Opmerking: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaalde optie te zien:
|
Snel zoeken
De optie Snel zoeken is beschikbaar op de Startpagina en wordt gebruikt om snel een document te vinden door slechts één of enkele zoekcriteria in te voeren, zonder dat u de archiefstructuur hoeft te kennen.
Standaard wordt alleen een lijst van te doorzoeken archieven en een zoekveld getoond. Om opties toe te voegen om op te zoeken, kan op het Filter-icoon worden geklikt.
Voer de zoekopdracht uit door een zoekterm in te voeren en op Enter te drukken terwijl de cursor in het zoekvak staat, of door op het icoon Zoeken te klikken.
De volgende afbeelding toont alle onderdelen van de optie Snel zoeken:
| # | Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1 | Zoekveld |
Voer een zoekterm in om op te zoeken. Opmerking: De optie Snel zoeken zoekt op basis van slechts een beperkt aantal velden. Welke velden dit zijn, hangt ook af van hoe het systeem is geconfigureerd. Als de resultaten niet het document bevatten waarnaar u op zoek bent, terwijl u weet dat het bestaat, gebruik dan een andere term of gebruik de optie Vinden (zie hieronder) voor een meer geavanceerde zoekopdracht. |
| 2 | Archief lijst |
Toont alle archieven waartoe u toegang hebt. Kies een ander archief uit de lijst als u in dat archief wilt zoeken. Opmerking: Het standaard ingestelde archief kunt u configureren in uw persoonlijke instellingen. |
| 3 | Filter |
Klik om de extra velden om op te zoeken te tonen of te verbergen (zie 5, 6, 7 en 8). Wanneer er een selectie is gemaakt in een van de velden, wordt het icoon gevuld weergegeven om dit duidelijk te maken. |
| 4 | Vind icoon |
Klik om een zoekopdracht uit te voeren. (Verschijnt alleen als er een zoekterm is ingevoerd in het zoekvak). Tip: Het uitvoeren van een zoekopdracht kan ook worden gedaan door op Enter te drukken terwijl de tekstcursor zich in het zoekveld bevindt. |
| 5 | Kenmerken lijst |
Kies een van de volgende opties om de zoekopdracht te verfijnen of uit te breiden:
|
| 6 | Tijdsduur |
Hiermee zoekt u naar de periode waarin het document is gemaakt. Kies één van de volgende:
|
| 7 | Eigenaar |
Gebruik deze optie om documenten te vinden waarvan u de eigenaar bent, of om documenten te vinden die van iedereen zijn. Kies één van de volgende:
|
| 8 | Actief status |
Wordt alleen weergegeven als het geselecteerde archief documentversies ondersteunt. Gebruik deze optie om documenten met een specifieke versiestatus te vinden. Kies één van de volgende:
|
Zoekresultaten
Bij het uitvoeren van de zoekopdracht verschijnt een nieuwe pagina met bovenaan de zoekcriteria en daaronder het zoekresultaat.
Opmerking: Als het document dat u zoekt niet verschijnt, voldoet het niet aan de zoekcriteria of heeft u onvoldoende rechten om het te bekijken. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Gebruik de hulpmiddelen bovenaan om een nieuwe zoekopdracht uit te voeren. Klik op Verfijn resultaten om de optie Vinden te openen die u meer velden geeft om op te zoeken.
Merk op dat de resultaten voor documenten (in het blauw), dossiers (in het groen) en notities (in het geel) op verschillende tabbladen worden weergegeven.
Het totale aantal gevonden documenten wordt weergegeven naast de titel van elk tabblad. Als er niets is gevonden, wordt er een melding weergegeven voor dat tabblad.
De resultaten voor documenten worden als eerste getoond.
Voor meer informatie over het werken met de pagina met zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7.
De Vind optie
De optie Vinden is een meer algemene optie en geeft u veel meer velden om op te zoeken dan de optie Snel zoeken. Het maakt het ook mogelijk om te zoeken naar verwijderde documenten die in de prullenbak zitten.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Klik op de optie Zoeken op de Startpagina of de Startpagina werkbalk.
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van de knop Zoeken en kies Documenten in het menu dat verschijnt.
- Op de Startpagina werkbalk, beweeg de muisaanwijzer over de knop Zoeken en kies Documenten in het menu dat verschijnt.
De Vind opties verschijnen.
Opmerking: Het is hier belangrijk dat bovenaan het paneel 'Documenten' wordt weergegeven. Dit is snel te herkennen aan de blauwe achtergrondkleur van het paneel. Als er een andere optie zoals Dossiers of Notities wordt getoond, klik daar dan op en kies 'Documenten' uit de lijst die verschijnt.
Tip: Om documenten te vinden die naar de prullenbak zijn verplaatst, kies Verwijderde documenten in de lijst bovenaan. Wanneer deze worden gevonden, kunnen ze worden hersteld of permanent worden verwijderd.
Stap 2. Kies uit de lijst Archief het archief waarin gezocht moet worden.
Opmerking: Het standaard ingestelde archief kunt u configureren in uw persoonlijke instellingen.
Stap 3. Bepaal waar u naar wilt zoeken door een van de volgende handelingen uit te voeren:
Opmerking: Er moet in ten minste één veld een zoekterm worden ingevoerd, anders is de knop Vind niet actief.
- Type een zoekterm in het veld Zoeken over alle kenmerken heen. Hiermee vindt u alle documenten met de zoekterm in een of meer van hun kenmerken. Dit is dezelfde optie als de optie Snel zoeken op de Startpagina.
- Type een zoekterm in een van de individuele kenmerkvelden onder Documentkenmerken. Dit zal alle documenten vinden die de zoekterm alleen in dat kenmerk hebben.
|
Tips:
|
Stap 4. Klik op Vinden om de actie uit te voeren.
De zoekresultaten worden getoond (zie hieronder).
Opmerking: Als het document dat u zoekt niet verschijnt, voldoet het niet aan de zoekcriteria of heeft u onvoldoende rechten om het te bekijken. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Zoekresultaten
Na het uitvoeren van de zoekactie worden de resultaten op dezelfde pagina getoond.
Op de pagina ziet u links het zoekpaneel, in het midden de gevonden documenten en een voorbeeld van het geselecteerde document, en rechts de werkbalk en eventueel geopende panelen.
De onderdelen op de pagina worden uitgelegd in de volgende tabel:
| # | Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1 | Lijst met zoekresultaten |
Toont de gevonden documenten. Het totaal aantal gevonden documenten wordt bovenaan weergegeven. De manier waarop de resultaten worden weergegeven, kan worden gewijzigd door:
Zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 voor de volledige details. |
| 2 | Menu zoekresultaten |
Bevat de volgende opties:
Voor details hierover, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7. |
| 3 | Voorbeeldvenster |
Toont een voorbeeld van het geselecteerde document. Dit wordt ook wel de 'documentviewer' genoemd. Voor meer informatie over het gebruik van deze viewer, zie Documenten bekijken in Xtendis 7. |
| 4 | Paneel |
Panelen die worden geopend vanuit de werkbalk aan de rechterkant (zie #5) worden hier geopend. In de bovenstaande afbeelding is het paneel Kenmerken geopend. |
| 5 | Werkbalk | Bevat verschillende hulpmiddelen voor het werken met het gemarkeerde document (het document met een blauwe omlijning in de lijst met zoekresultaten). |
| 6 | Actieknopmenu |
De knop Acties verschijnt wanneer een of meer documenten zijn geselecteerd (zie #7). Het menu bevat de volgende acties:
|
| 7 | Geselecteerd item |
Het laten verschijnen van de knop Acties doet u door het selectievakje voor één of meerdere gevonden items aan te vinken. De acties uit het menu kunnen dan op die items worden uitgevoerd. |
| 8 | Zoeken uitbreiden |
Toont links naar documenten of dossiers in het archief die betrekking hebben op het geselecteerde (blauw omlijnd) document. Hiermee is het makkelijk om te zien welke gerelateerde documenten of dossiers zich in het archief bevinden en om ze snel te openen. |
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 en Documenten bekijken in Xtendis 7.
Geavanceerd zoeken
De optie Geavanceerd zoeken is een krachtig hulpmiddel om documenten te vinden door operatoren te gebruiken zoals 'is gelijk aan', 'kleiner dan', 'groter dan' en criteria zoals EN, OF, enzovoort.
Zodra de query is samengesteld, kan deze ook worden gekopieerd en gedeeld worden met andere gebruikers.
Opmerking: Het gebruik van de optie Geavanceerd zoeken is gericht op power users van het systeem en vereist speciale toestemming.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina, klik op de drie puntjes van het Vinden icoon en kies Geavanceerd zoeken in het menu dat verschijnt.
- Op de Startpagina werkbalk, beweeg de muisaanwijzer over de knop Vinden en kies Geavanceerd zoeken in het menu dat verschijnt.
De opties voor geavanceerd zoeken verschijnt.
Opmerking: Het is hier belangrijk dat bovenaan het paneel 'Documenten' wordt weergegeven. Dit is snel te herkennen aan de blauwe kleur van de knop Vinden (wanneer bijvoorbeeld 'Dossiers' wordt getoond, is de knop groen). Als 'Documenten' niet wordt weergegeven, kies dan 'Documenten' uit de lijst.
Stap 2. Kies bovenaan in het paneel het archief waarin gezocht moet worden.
Opmerking: Het standaard ingestelde archief kunt u configureren in uw persoonlijke instellingen.
Stap 3. Bepaal waarnaar u wilt zoeken door de criteria in te stellen. Voor details hierover, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7.
Tip: Klik op Opslaan als zoekmap als u de zoekopdracht regelmatig gebruikt. Hiermee wordt de zoekopdracht opgeslagen als onderdeel van een Zoekmap (zie hieronder). Op deze manier hoeft u de (vaak complexe) geavanceerde zoekcriteria niet elke keer handmatig in te stellen als u ze wilt gebruiken.
Stap 4. Doe één van het volgende:
- Klik op Kopieer link om de zoekopdracht als URL te kopiëren en te delen met een collega.
Info: Deze functie vereist Xtendis 7.3.13 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).
- Klik op Vinden om de zoekactie uit te voeren.
Zoekresultaten
Na het uitvoeren van de zoekactie worden de resultaten op dezelfde pagina getoond.
Opmerking: Als het document dat u zoekt niet verschijnt, voldoet het niet aan de zoekcriteria of heeft u onvoldoende rechten om het te bekijken. Wijzig de zoekcriteria of vraag uw systeembeheerder naar uw toegangsrechten.
Op de pagina ziet u links het paneel Geavanceerd zoeken met daaronder de gevonden documenten, in het midden een voorbeeld van het geselecteerde document en rechts de werkbalk en eventueel geopende panelen.
Voor meer informatie over het gebruik van de zoekresultaten, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 en Documenten bekijken in Xtendis 7.
Mappen of dossiers gebruiken
Een snelle manier om toegang te krijgen tot specifieke documenten is het openen van een map of dossier waarin deze documenten automatisch worden verzameld.
- Een typische map in Xtendis is gebaseerd op een zoekopdracht die deel uitmaakt van die map. Bij het openen van de map wordt de gevonden inhoud getoond.
Dit maakt de zoekresultaten efficiënter, wat betekent dat u de zoekopdracht niet telkens handmatig hoeft aan te maken.
Voorbeeld: U zou een zoekmap kunnen aanmaken waarin alle documenten getoond worden die binnen de komende maand verlopen, zodat u tijdig actie kunt ondernemen.
Zie voor informatie over het aanmaken van mappen Werken met mappen in Xtendis 7.
Power users kunnen geavanceerde functies gebruiken zoals beschreven in Geavanceerde manieren om met mappen te werken in Xtendis 7.
- Dossiers groeperen documenten die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een medewerker of een project.
Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken.
Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7.
Kenmerken als tags
Wanneer u de kenmerken van een document bekijkt, ziet u dat de meeste van deze kenmerken worden weergegeven als een tag met een gekleurde achtergrond (groen voor dossierkenmerken, blauw voor documentkenmerken).
Elk van deze tags kan worden aangeklikt. Er wordt dan gezocht met de waarde van het kenmerk als zoekterm. Op deze manier kunt u snel zoekopdrachten uitvoeren zonder zoektermen in te vullen.
Voorbeeld: Stel, u heeft een zoekopdracht uitgevoerd en er zijn een aantal documenten gevonden. In het paneel Kenmerken van een van de documenten ziet u dat het veld 'Status' is ingesteld op 'Actief'. Door op 'Actief' te klikken wordt een nieuwe zoekopdracht uitgevoerd die alle documenten vindt die de status 'Actief' hebben.
Favorieten
Documenten of dossiers die u vaak gebruikt, kunt u markeren als favoriet. Ze verschijnen dan in de lijst met favorieten op de Startpagina, zodat u ze snel en gemakkelijk kunt vinden zonder de zoekfunctie te gebruiken.
Recent bekeken
Documenten waarvan u weet dat u ze onlangs hebt bekeken, zijn eenvoudig toegankelijk door op Recent onderaan de Startpagina te klikken.
Opmerkingen
0 opmerkingen