Xtendis 7 opzetten

Xtendis bevat verschillende instellingen die kunnen worden geconfigureerd op basis van uw persoonlijke voorkeur. Denk hierbij aan het instellen van de taal waarin Xtendis wordt getoond, het aantal resultaten per pagina dat u wilt zien bij het uitvoeren van een zoekopdracht, het al dan niet ontvangen van notificatie-e-mails, het wijzigen van uw wachtwoord, enzovoort.

Hoe u Xtendis naar eigen wens instelt, staat beschreven in dit artikel.

Avatar

De avatar is een afbeelding die u als gebruiker in Xtendis vertegenwoordigt.

Het wordt voor uzelf aan de linkerkant op de Startpagina getoond, en voor andere gebruikers bij het maken van een notitie of wanneer een notificatie wordt verzonden.

Ga als volgt te werk om uw avatar in te stellen of te wijzigen:

Stap 1. Zorg ervoor dat u zich op de Startpagina bevindt en dat de Startpagina niet is ingeklapt tot een werkbalk.

Stap 2. Klik op de avatar, blader naar de afbeelding die u wilt gebruiken en klik op Openen.

Opmerking: Dit moet een afbeelding in JPG-, JPEG- of PNG-formaat zijn.

Algemene instellingen

Instellingen die doorgaans slechts één keer worden ingesteld, worden ingesteld op de pagina Instellingen.

Het is toegankelijk door op het pictogram Instellingen (het tandwiel) op het Dashboard of op het Dashboard als werkbalk te klikken en Instellingen te kiezen in het menu dat verschijnt.

De pagina is verdeeld in de volgende secties:

• Algemeen. Hierin staan de instellingen die algemeen gebruikt worden.
• Verander wachtwoord. Voor het veranderen van uw wachtwoord.
• Flowvervanging. Wordt gebruikt om te bepalen wie u tijdens uw afwezigheid moet vervangen.
• Layouts beheren. (Alleen beschikbaar voor functioneel beheerders) Voor het beheren van de kenmerken die in verschillende onderdelen van Xtendis worden getoond.

Algemeen

In dit gedeelte vindt u verschillende algemene instellingen voor het werken met Xtendis.

De volgende tabel geeft informatie over elke instelling.

Standaardinstellingen definiëren voor gebruikers of gebruikersgroepen

Functioneel beheerders kunnen de volgende opties op het tabblad Algemene instellingen instellen als standaardinstelling voor alle gebruikers of voor specifieke groepen:

• Resultaten per pagina. Het maximale aantal resultaten dat op een pagina wordt weergegeven bij het uitvoeren van een zoekopdracht.
• Zoek documenten archief. Het archief dat standaard wordt geselecteerd in de Archieflijst bij het zoeken naar documenten.
• Notificatiemails ontvangen. Bepaalt of de gebruiker per e-mail op de hoogte moet worden gesteld wanneer de gebruiker in een notificatie wordt genoemd.
• Links in een nieuw venster openen. Definieert of hyperlinks moeten worden geopend in een nieuw webbrowservenster.

Stap 1. Stel de instellingen in die als standaard moeten worden ingesteld voor meerdere gebruikers en schakel het selectievakje van deze instellingen in.

Stap 2. Klik op Opslaan voor... .

Het paneel 'Opslaan voor' verschijnt.

Stap 3. Voer boven aan het paneel een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer Alle gebruikers en klik op OK om de instellingen als standaard voor alle gebruikers op te slaan.
• Selecteer Specifieke groepen, selecteer in de lijst die verschijnt de groepen waarvoor de instellingen van toepassing zijn en klik op OK om de instellingen als standaard voor alle gebruikers in de geselecteerde groepen op te slaan.

Verander wachtwoord

Om in te loggen in Xtendis is een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Dit wachtwoord moet worden ingesteld wanneer u Xtendis voor de eerste keer gebruikt.

Opmerking: Dit is niet vereist als u inlogt met Single Sign-On (SSO). Bij gebruik van SSO wordt er gebruik gemaakt van een centraal inlogaccount zoals het gebruikersaccount waarmee u inlogt op Active Directory (Windows). Het aanmaken en wijzigen van het wachtwoord gebeurt dan via het systeem waarin dit account wordt beheerd. Raadpleeg uw systeembeheerder voor details.

U kunt ook een nieuw wachtwoord toevoegen als u het oorspronkelijke wachtwoord bent vergeten of uw bestaande wachtwoord bijwerken.

Dit doet u in de sectie Wachtwoord wijzigen. Voor details hierover, zie Wachtwoorden beheren in Xtendis 7.

Flowvervanging

Wanneer u relatief lang afwezig bent van uw werk, bijvoorbeeld tijdens een vakantie, kunt u Xtendis zo instellen dat alles wat aan u is toegewezen automatisch wordt toegewezen aan een andere gebruiker.

Deze functie staat bekend als de 'flowvervanging', omdat de andere persoon u vervangt in de workflow.

Welke gebruiker u moet vervangen en voor hoelang wordt gedefinieerd in de sectie Flowvervanging.

Om een nieuwe vervanging in te stellen, klik Nieuwe toevoegen, vul de opties in (zie onderstaande tabel) en klik op Opslaan.

Opmerking: Er kunnen meerdere vervangingen worden ingesteld.

Om een bestaande vervanging te wijzigen, klik op het label, wijzig de opties (zie onderstaande tabel) en klik op Opslaan.

Om een bestaande vervanging te verwijderen, plaats de muisaanwijzer op het label, klik op het prullenbak icoon dat verschijnt en bevestig dat u de vervanging wilt verwijderen.

Layouts beheren

Opmerking: Dit tabblad is alleen beschikbaar voor functioneel beheerders.

De opties op het tabblad Layouts beheren worden door functioneel beheerders gebruikt voor het beheren van de kenmerken die in verschillende onderdelen van Xtendis worden getoond.

Het wordt in detail beschreven in Het beheren van de weergave van kenmerken in zoekresultaten, mappen en panelen in Xtendis 7.

Andere instellingen

Afgezien van de instellingen in het instellingengedeelte zoals hierboven beschreven, zijn er verschillende andere gebieden in de applicatie die u naar uw persoonlijke voorkeur kunt instellen. Dit omvat het instellen van het volgende:

• De kleur van favoriete mappen op de Startpagina en de kolommen die in een map worden getoond. Zie Werken met mappen in Xtendis 7 voor details.
• De kolommen die in de zoekresultaten getoond worden. Voor details hierover, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.
• De kolommen die getoond worden bij het uploaden van een bestand. Voor details hierover, zie Documenten uploaden in Xtendis 7.