Werken met documenten, dossiers en mappen in Xtendis 7 draait om het zoeken naar documenten, het indexeren van documenten en het openen van mappen en dossiers.
Bij het uitvoeren van deze acties wordt een lijst met kenmerken weergegeven. Gebruikers kunnen naar de waarden van deze kenmerken verwijzen of ze wijzigen.
Voor elk gebied in Xtendis wordt een standaard set kenmerken getoond. Welke kenmerken dit zijn, wordt door WoodWing bepaald tijdens de initiële configuratie van het systeem en door functionele managers zodra het systeem operationeel is.
Gebruikers kunnen deze instellingen ook zelf aanpassen naar eigen behoefte, terwijl functioneel beheerders de instellingen van gebruikers kunnen overschrijven met standaardinstellingen.
In dit artikel wordt beschreven hoe u de kenmerken beheert die standaard worden weergegeven.
Hoe het werkt
Het beheren van de kenmerken die standaard worden getoond in zoekresultaten, mappen, dossiers en panelen gebeurt via zogenaamde 'layouts'.
Elk gebied waarin kenmerken worden weergegeven bestaat als een layout en elk van deze layouts kan worden beheerd.
Opmerking: Voor het beheren van layouts is het toegangsrecht 'Layouts beheren' vereist.
Het volgende kan worden beheerd:
- De kenmerken die getoond worden
- De volgorde waarin ze weergegeven worden
- Of gevonden documenten kunnen worden gegroepeerd of gefilterd
- Of kenmerkwaarden in een paneel kunnen worden vastgezet
- Of gebruikers een veld mogen in- of uitschakelen
Soorten layouts
Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten layouts:
- Standaardlayouts: Layouts die de standaardinstellingen bevatten.
- Persoonlijke layouts: Layouts waarvan een gebruiker de standaardinstellingen heeft gewijzigd.
Layouts kunnen gebonden zijn aan een archief, of niet gebonden zijn aan een archief.
Er zijn layouts voor panelen en voor zoekresultaten. Deze zijn te herkennen aan hun icoon:
| Icoon | Notities |
|---|---|
| Een layout voor een paneel. | |
| Een layout voor zoekresultaten (het raster van kolommen en rijen, inclusief die in mappen en dossiers). |
Layouts beheren
Het beheren van layouts gaat via de Algemene instellingen in Xtendis als u bent ingelogd als functioneel beheerder.
Stap 1. Log in op Xtendis met een account met voldoende rechten om layouts te beheren.
Stap 2. Klik op het icoon Instellingen (het tandwiel) op de Startpagina of op de Startpagina als werkbalk en kies Instellingen in het menu dat verschijnt.
Stap 3. Klik op het tabblad Layouts beheren.
Stap 4. Zoek naar de layout die u wilt bijwerken en dubbelklik erop om het wijzigingspaneel te openen.
Stap 5. Werk de layout als volgt bij:
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Sta gebruikers toe om waarden vast te zetten | (Beschikbaar voor deelvensters) Schakel Punaises toestaan in om gebruikers toe te staan een ingevoerde waarde vast te zetten. Na het uitvoeren van een actie door op Indexeren of Afsluiten te klikken, blijft de ingevoerde waarde in het veld staan zolang deze is vastgezet, ook na uit- en weer inloggen. Op deze manier hoeven gebruikers niet herhaaldelijk waarden in te voeren die ze vaak gebruiken. |
| Sta gebruikers toe om documenten te groeperen | (Beschikbaar voor zoekresultaten) Schakel Groeperen toestaan in om gebruikers toe te staan de gevonden documenten te ordenen door documenten met overeenkomende kenmerken in groepen te combineren. Zie Kolommen groeperen. |
| Sta gebruikers toe om resultaten te filteren | Schakel Filteren in om gebruikers toe te staan de lijst met gevonden documenten verder te filteren. Zie Kolommen filteren. |
| Kenmerken weergeven of verbergen | Schakel in de tabbladen Document, Dossier en Algemeen een selectievakje in voor een kenmerk om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het kenmerk te verbergen. |
| De volgorde veranderen | Sleep op het tabblad Volgorde een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. |
| Voorkom dat gebruikers een veld verbergen | Beweeg de muisaanwijzer op het tabblad Document, Dossier, Algemeen of Volgorde over de naam van een kenmerk en klik op het slot-icoon dat verschijnt om te voorkomen dat gebruikers het verbergen. Velden die op deze manier zijn vergrendeld, worden voor gebruikers grijs weergegeven in het paneel Wijzig layout. |
| Instellingen standaard maken | Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen voor deze layout terug te zetten naar de standaardinstellingen. |
| Maak instellingen standaard voor alle gebruikers | Klik op Standaard maken voor... om de instellingen standaard te maken voor alle gebruikers; het verwijdert alle wijzigingen die gebruikers zelf hebben aangebracht. |
Stap 6. Doe één van het volgende:
- Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
- Klik op Standaard maken voor... om de instellingen standaard te maken voor alle gebruikers of voor specifieke groepen. Het paneel Opslaan voor verschijnt. Doe één van het volgende:
- Selecteer Alle gebruikers en klik op OK om de instellingen als standaard voor alle gebruikers op te slaan.
- Selecteer Specifieke groepen, selecteer in de lijst die verschijnt de groepen waarvoor de instellingen van toepassing zijn en klik op OK om de instellingen als standaard voor alle gebruikers in de geselecteerde groepen op te slaan.
- Klik op Terug naar standaard om de layout terug te zetten naar de standaardinstellingen.
Opmerkingen
0 opmerkingen