Automatisch kenmerken invullen met behulp van opzoektabellen (lookups) in Xtendis 7

Bij het verwerken van bestanden in Xtendis 7 (handmatig of automatisch) zijn de kenmerken die moeten worden ingevuld vaak gebaseerd op gegevens die aan elkaar gerelateerd zijn en die meestal constant blijven over lange perioden.

De gegevens van een bedrijf bestaan bijvoorbeeld uit een naam, een bedrijfs-ID en adresgegevens. Het is onwaarschijnlijk dat deze gegevens regelmatig veranderen. Dit betekent dat wanneer de bedrijfsnaam of het ID bekend is, alle gerelateerde details ook bekend zijn.

Deze kennis kan dan worden gebruikt om automatisch gerelateerde velden te vullen wanneer een hoofdveld wordt ingevuld. Dit wordt gedaan met behulp van een opzoektabel, ook wel lookup-tabel genoemd.

In het voorbeeld van de bedrijfsgegevens zou het zo kunnen werken dat wanneer de bedrijfs-ID in één veld wordt ingevoerd, de bedrijfsnaam en adresgegevens automatisch in hun respectievelijke velden worden ingevuld, gebaseerd op de gegevens die zijn opgeslagen in de opzoektabel.

Dit proces is vergelijkbaar met het werken met opzoektabellen in databasesystemen of in spreadsheets.

De voordelen van het gebruik van opzoektabellen zijn de volgende:

1. Het invoeren van gegevens is efficiënter voor de gebruiker omdat door het invullen van één veld automatisch meerdere andere velden worden gevuld.
2. Gegevens zijn gebaseerd op een vaste set gegevens, waardoor er minder fouten worden gemaakt bij het invoeren van gegevens, zoals spelfouten.

Het proces

Om lookups te laten werken, is het volgende nodig:

1. Een tabel die de opzoekgegevens bevat
2. De gegevens voor de opzoektabel
3. Een verbinding tussen de tabel en de opzoekvelden

De opzoektabel en de verbinding tussen de tabel en de opzoekvelden wordt ingesteld door WoodWing. De gegevens voor de opzoektabel moeten door de klant worden aangeleverd.

Dit wordt verderop in dit artikel in meer detail uitgelegd.

Opzoektabellen

Opzoektabellen worden beheerd in de Table Data Manager in de Functioneel management-sectie van Xtendis.

Het bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Een lijst om de te beheren tabel te kiezen.
2. Een optie om nieuwe rijen toe te voegen.
3. Een optie om een rij te verwijderen.
4. Een tabel waarin gegevens kunnen worden bewerkt.
5. Opties om gegevens te exporteren en importeren.

Het gebruik van deze componenten spreekt voor zich. We zullen de rest van dit artikel gebruiken om uit te leggen hoe de Table Data Manager wordt gebruikt.

Een nieuwe opzoektabel opzetten

In dit scenario wordt het proces van het opzetten van een nieuwe opzoektabel beschreven.

Stap 1. Bepaal welke gegevens er nodig zijn. In ons voorbeeld voor een bedrijf gebruikten we contact-ID, naam en adresgegevens zoals straat, stad en land.

Stap 2. Voeg dit toe aan een spreadsheet en gebruik de namen als kolomnamen.

Stap 3. Vul het spreadsheet in met de relevante gegevens.

Stap 4. Sla de spreadsheet op als een .csv-bestand.

Stap 5. Neem contact op met uw WoodWing-accountmanager met een verzoek om een opzoektabel op te zetten. Verstrek de volgende informatie:

1. Het CSV-bestand met de tabelgegevens.
2. De naam van de tabel zoals die moet verschijnen in de tabellijst.
3. De naam van het veld dat de lookup activeert.
4. De namen van de velden die moeten worden ingevuld wanneer de lookup wordt geactiveerd.

Zodra het verzoek is ontvangen, zal WoodWing de tabel en de opzoekfunctionaliteit binnen uw omgeving opzetten. Als de gegevens eenmaal zijn ingesteld, kunnen ze worden gewijzigd vanuit de Table Data Manager, zoals hieronder wordt uitgelegd.

Opzoektabellen beheren

Opzoektabellen worden beheerd in de Table Data Manager in de Functioneel management-sectie van Xtendis.

Bestaande tabellen kunnen als volgt worden beheerd:

• Klik in een cel om de waarde te wijzigen.
• Klik op Nieuwe rij toevoegen om een nieuwe rij aan een tabel toe te voegen.
• Klik op het prullenbakicoon voor een rij om de rij te verwijderen.
• Vervang de volledige inhoud van de tabel door op Exporteer huidige tabelgegevens te klikken om de gegevens als een .csv-bestand te exporteren. Bewerk de inhoud van het bestand en klik op Importeer nieuwe tabelgegevens om de tabel bij te werken.