Lijstvelden met vaste waarden koppelen in Xtendis 7

Info: Voor het gebruik van deze functie voor de optie Vinden is Xtendis 7.2.2 of hoger vereist (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Wanneer gebruikers bestanden uploaden, voegen ze de kenmerken toe die het bestand zou moeten hebben. Op dezelfde manier definiëren gebruikers, wanneer ze naar bestanden zoeken, de kenmerken waarop ze willen zoeken.

Sommige van deze kenmerken bestaan ​​uit vaste waarden: lijsten met een specifieke set waarden waaruit gebruikers kunnen kiezen. Door dergelijke lijsten te gebruiken, voorkomt u dat gebruikers een onjuiste waarde invoeren of een waarde verkeerd spellen.

Xtendis kan ook zo worden geconfigureerd dat de velden die waardenlijsten weergeven, gekoppeld zijn. Op deze manier verschijnen bij het kiezen van een waarde in het ene veld alleen gerelateerde waarden van een lijst in het andere veld in plaats van dat alle waarden van de lijst worden weergegeven.

Dit vermindert het aantal opties waaruit gebruikers kunnen kiezen aanzienlijk, waardoor de kans groter wordt dat een veld met een zinvolle waarde wordt gevuld, en het invullen van deze velden voor gebruikers veel sneller en efficiënter wordt.

Voorbeeld: Stel dat de velden voor invoerlijsten Onderwerp en Soort zijn gekoppeld. Beide lijsten bevatten veel waarden, maar slechts enkele zijn aan elkaar gerelateerd. Bij het kiezen van het onderwerp Arbeid bijvoorbeeld toont de invoerlijst in het veld Soort dan alleen gerelateerde opties zoals vertrouwelijk akkoord, functiewaardering, leaseauto, enzovoort. Als deze velden niet gekoppeld zouden zijn, zouden er ook velden voor andere, niet-gerelateerde onderwerpen verschijnen.

Ga als volgt te werk om velden aan lijsten met vaste waarden te koppelen:

Stap 1. Ga naar de sectie Functioneel beheer van Xtendis en klik in het menu aan de linkerkant op Archieven.

Stap 2. Ga naar het archief door op de naam ervan te klikken.

Stap 3. Klik in de overzichtspagina die verschijnt op het tabblad Indexen.

Stap 4. Klik op Gekoppelde documentindexen of Gekoppelde dossierindexen.

Stap 5. De pagina Gekoppelde indexen bewerken verschijnt in een nieuw venster.

Stap 6. Klik op Nieuwe toevoegen.

Stap 7. Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag welk veld als eerste veld moet fungeren. Kies het uit de lijst.

Stap 8. Kies op de pagina de velden die moeten worden gekoppeld door deze te kiezen uit de lijst Gekoppelde index 1 en optioneel de lijst Gekoppelde index 2.

De gekoppelde velden verschijnen bovenaan de pagina als blauwe knoppen. Als u er één selecteert, kunt u de configuratie ervan wijzigen.

Stap 9. Schakel optioneel de optie Gebruiken op zoekformulieren in om de configuratie ook beschikbaar te maken wanneer gebruikers naar bestanden zoeken.

Stap 10. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.