De gebruikersaccounts van Xtendis-gebruikers kunnen worden beheerd door te bepalen of gebruikers toegang hebben tot het systeem en welke acties ze kunnen uitvoeren.
Dit gebeurt via de pagina Gebruikers van het onderdeel Functioneel beheer in Xtendis.
|
Opmerking: Naast het beheren van gebruikersaccounts zoals beschreven in dit artikel, kan voor gebruikers ook het volgende worden beheerd:
Dit wordt beheerd via de Algemene instellingen van Xtendis bij het inloggen als functioneel beheerder. |
De pagina openen
Open de pagina door naar het Functioneel beheer van Xtendis te gaan en in het menu aan de linkerkant op Gebruikers te klikken.
Beheer opties
Het volgende kan worden gedaan:
- Een overzicht van alle gebruikers kan worden bekeken
- Gebruikersaccounts kunnen handmatig worden aangemaakt
- De instellingen van een gebruikersaccount kunnen worden gewijzigd
- Vervangingen voor gebruikers tijdens hun afwezigheid kunnen worden gedefinieerd
- Gebruikersaccounts kunnen worden verwijderd
Elke optie wordt in dit artikel uitgelegd.
|
Opmerking: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaalde optie te zien: |
Overzicht
Bij het openen van de pagina Gebruikers wordt een hoofdoverzicht van alle gebruikersaccounts weergegeven (zie bovenstaande afbeelding).
De lijst is alfabetisch gesorteerd.
Het totale aantal gebruikers dat in de lijst wordt weergegeven, wordt onder de lijst aan de rechterkant getoond.
De lijst filteren
De lijst kan worden gefilterd met behulp van de hulpmiddelen bovenaan de pagina.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Typ om te zoeken... | Typ een deel van een gebruikersnaam of de volledige naam. Tijdens het typen wordt de lijst automatisch gefilterd. |
| Laatste keer ingelogd |
Klik op de knop om tussen de volgende opties te schakelen:
|
| Inlogmogelijkheden |
|
| Gebruiker is gelockt | Toont gebruikers van wie het account is vergrendeld. |
| Gebruiker is niet actief | Toont gebruikers van wie het account is ingesteld op gedeactiveerd. |
| Gebruiker heeft multi-factor authenticatie | Toont gebruikers die multi-factor authenticatie voor hun account hebben ingeschakeld. |
Gebruikersinstellingen
Selecteer een gebruiker in de lijst om een algemeen overzicht van de instellingen van die gebruiker te zien. Er verschijnt een zijpaneel aan de rechterkant.
Het paneel toont bovenaan enkele hoofdinstellingen, terwijl gedetailleerde informatie gegroepeerd is op de volgende tabbladen:
- Groepen. Toont de groepen waarvan de gebruiker lid is. Klik op een groep om de groepsinstellingen op de pagina Groepen te bekijken.
- Algemene rechten. Toont algemene rechten die zijn verleend op basis van de groepen waarvan de gebruiker lid is.
- Archief rechten. Toont rechten die specifiek zijn voor archieven.
- Logs. Toont logs met foutmeldingen voor de gebruiker. Klik op de infoknop om gedetailleerde informatie over de fout te bekijken.
Een nieuw account aanmaken
Een nieuw account aanmaken is een proces in twee stappen:
Stap 1. Algemene instellingen opzetten en gebruikersgroepen toewijzen.
Stap 2. Extra rechten toewijzen.
Elke stap wordt hieronder uitgelegd.
1. Algemene instellingen opzetten en gebruikersgroepen toewijzen
In deze stap wordt het account aangemaakt, worden algemene instellingen gedefinieerd en worden gebruikersgroepen toegewezen.
Dit kan op de volgende manieren:
- Door een nieuw account aan te maken waarin alle instellingen opgezet moeten worden.
- Door het te baseren op een bestaand account waarmee (de meeste) instellingen gedeeld worden.
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Klik op Aanmaken om een geheel nieuw account aan te maken.
- Schakel een selectievakje voor een account in de lijst in en klik op Kopiëren om een account aan te maken op basis van een bestaand account.
Het paneel Gebruiker aanmaken verschijnt.
Voor nieuwe accounts zijn alle opties ingesteld op hun standaardstatus. Als een account is gekopieerd, zijn alle opties van dat account al ingesteld.
Stap 2. Stel het account naar behoefte in. Kikt als u klaar bent op Opslaan.
De opties worden in de volgende tabel beschreven:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De inlognaam van de gebruiker. |
| Volledige naam | De volledige naam van de gebruiker. |
| NT naam | De naam die is geïmporteerd uit een extern systeem, zoals Active Directory. |
| E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. |
| Account verloopt | Voor het instellen van een datum waarop het account moet verlopen. Schakel het selectievakje in om het in te schakelen en voer een datum in het veld in. |
| Nieuw wachtwoord | Voor het instellen van een (nieuw) wachtwoord voor de gebruiker. |
| Verificatie | Voor het verifiëren van het nieuwe wachtwoord door het in te voeren. |
| Taal | De standaardtaal waarin Xtendis getoond moet worden. Dit kan door de gebruiker worden overruled in de persoonlijke instellingen. |
| Is actief | Bepaalt of het account actief moet zijn. Schakel het uit wanneer het account tijdelijk moet worden gedeactiveerd in plaats van het te verwijderen. |
| Moet wachtwoord wijzigen | Om de gebruiker te dwingen het wachtwoord opnieuw in te stellen de volgende keer dat de gebruiker inlogt. |
| Interne login | Bepaalt of de gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord van Xtendis gebruikt om in te loggen. |
| Externe login | Definieert of de gebruiker zich aanmeldt met een andere methode dan met een Xtendis-gebruikersnaam en -wachtwoord (bijvoorbeeld met Single Sign-On SSO). |
|
Alle groepen Gebruiker is lid van groepen |
De lijst aan de linkerkant toont alle gebruikersgroepen in de Xtendis-omgeving. De lijst aan de rechterkant toont alle groepen waarvan de gebruiker lid is. Dubbelklik op een groep in een lijst om deze naar de andere lijst te verplaatsen. |
2. Extra rechten toewijzen
Nu het gebruikersaccount is aangemaakt en de gebruiker deel uitmaakt van gebruikersgroepen, kunnen extra rechten worden toegewezen.
Stap 1. Selecteer de aangemaakte gebruiker in de lijst.
Er verschijnt een zijpaneel met een overzicht van de gebruikersinstellingen.
In de tabbladen Algemene rechten en Archief rechten zijn de rechten die zijn verleend als onderdeel van de groepen waarvan de gebruiker deel uitmaakt, aan de rechterkant gemarkeerd met een vinkje.
Stap 2. Verleen aanvullende rechten door links van een recht het selectievakje in te schakelen.
Een gebruikersaccount wijzigen
Het wijzigen van een gebruikersaccount kan op de volgende manieren:
- Door de algemene instellingen en groepslidmaatschappen voor één gebruikersaccount te wijzigen.
- Door aanvullende rechten voor één gebruikersaccount te wijzigen
- Door verschillende acties uit te voeren voor één of meerdere gebruikersaccounts.
Elke methode wordt hieronder beschreven.
Methode 1: De algemene instellingen en groepslidmaatschappen voor één gebruikersaccount wijzigen
Bij deze methode worden de algemene instellingen en de groepen waarvan de gebruiker lid is, voor één gebruiker gewijzigd.
Stap 1. Selecteer in de lijst de gebruiker voor wie u de instellingen wilt wijzigen.
Stap 2. Klik in de werkbalk op Wijzigen.
Het paneel Gebruiker wijzigen verschijnt. Dit paneel is hetzelfde als het paneel voor het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount (zie hierboven).
Stap 3. Wijzig de instellingen. Klik als u klaar bent op Opslaan.
Methode 2: Aanvullende rechten voor één gebruikersaccount wijzigen
Bij deze methode worden aanvullende rechten voor één gebruiker gewijzigd.
Stap 1. Selecteer in de lijst de gebruiker voor wie u de instellingen wilt wijzigen.
Aan de rechterkant verschijnt een zijpaneel met algemene instellingen.
In de tabbladen Algemene rechten en Archief rechten zijn de rechten die zijn verleend als onderdeel van de groepen waarvan de gebruiker deel uitmaakt, aan de rechterkant gemarkeerd met een vinkje.
Stap 2. Verleen aanvullende rechten door links van een recht het selectievakje in te schakelen.
Methode 2. Verschillende acties uitvoeren voor één of meerdere gebruikersaccounts
Bij deze methode worden verschillende acties uitgevoerd voor één account of voor meerdere accounts.
De volgende acties kunnen worden uitgevoerd:
- Ontgrendelen van een gebruikersaccount nadat het account is vergrendeld als gevolg van drie mislukte inlogpogingen van de gebruiker.
- Multi-factor authenticatie inschakelen, uitschakelen of opnieuw instellen.
- De standaardtaal instellen.
Stap 1. Schakel het selectievakje in de lijst in voor een of meer gebruikers voor wie u de actie wilt uitvoeren.
Stap 2. Klik op de knop Meer... om het menu te openen met de acties die kunnen worden uitgevoerd:
- Ontgrendelen
- Multi-factor authenticatie aanzetten
- Multi-factor authenticatie uitzetten
- Multi-factor authenticatie opnieuw instellen
- Taal veranderen
Stap 3. Klik op de actie die u wilt uitvoeren.
Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.
Stap 4. Klik op Ja.
Het vervangen van gebruikers beheren
Wanneer een gebruiker relatief lang afwezig is van het werk, bijvoorbeeld tijdens een vakantie, kan Xtendis zo worden ingesteld dat alles wat aan die gebruiker is toegewezen, automatisch wordt toegewezen aan een andere gebruiker.
Deze functie staat bekend als de 'flow vervanging', omdat de andere persoon de gebruiker in de workflow vervangt.
Gebruikers kunnen zo'n vervanging zelf instellen in hun instellingen, maar dit kan ook centraal op de pagina Gebruikers.
Stap 1. Schakel het selectievakje in de lijst in voor de gebruiker voor wie u een vervanger wilt instellen.
Stap 2. Klik in de werkbalk op Flow vervanging... .
Het paneel Flow vervanging verschijnt.
Stap 3. Doe één van het volgende:
- Om een nieuwe vervanging in te stellen, klik Nieuwe toevoegen, vul de opties in (zie onderstaande tabel) en klik op Opslaan.
- Om een bestaande vervanging te wijzigen, klik erop aan de linkerkant van het paneel, wijzig de opties (zie onderstaande tabel) en klik op Opslaan.
- Om een bestaande vervanging te verwijderen, beweeg de muisaanwijzer over de vervanging aan de linkerkant van het paneel, klik op het prullenbak icoon dat verschijnt en bevestig dat de vervanging verwijdert moet worden.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Archief | Selecteer het archief waarin de documenten zijn opgeslagen die door de vervangende gebruiker moeten worden verwerkt. |
| Gebruiker | Selecteer de gebruiker die vervangen moet worden. |
| Vervanging | Selecteer de gebruiker die als vervanger moet optreden. Deze persoon moet minimaal dezelfde rechten hebben als de gebruiker die wordt vervangen om de toegewezen documenten te kunnen zien en ermee te kunnen werken. |
| Tijdsduur | Selecteer de begin- en einddatum van de periode waarin de gebruiker u moet vervangen. |
|
Kenmerk Waarde |
Wordt weergegeven bij het klikken op Meer opties... Kies een documentkenmerk en een waarde die de kenmerk moet hebben. Alleen documenten die deze combinatie hebben ingesteld (zoals bestelnummer = 123) worden toegewezen aan de vervangende gebruiker. |
Een gebruikersaccount verwijderen
Stap 1. Schakel het selectievakje in de lijst in voor de gebruikers van wie u het account wilt verwijderen.
Opmerking: In plaats van een account te verwijderen, is het ook mogelijk om deze te deactiveren door de optie 'Is actief' uit te schakelen. Hierdoor blijven alle instellingen voor die gebruiker behouden wat handig kan zijn als verwacht wordt dat de gebruiker later weer toegang moet krijgen.
Stap 2. Klik in de werkbalk op Verwijderen.
Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.
Stap 3. Klik op Ja.
De geselecteerde gebruikersaccounts worden verwijderd.
Opmerkingen
0 opmerkingen