Bij het aanmaken van een map of het wijzigen van de instellingen voor een bestaande map kunnen verschillende opties worden ingesteld. Deze opties zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen:
- Algemeen. Bevat algemene instellingen voor de map.
- Zoekopdracht. Verschijnt als het veld Soort van de map is ingesteld op Zoekopdracht. Het wordt gebruikt voor het samenstellen van een zoekopdracht bij het maken van een map die is gebaseerd op een zoekopdracht.
- Delen. Verschijnt als de optie Gedeelde map van de map is ingeschakeld. Het wordt gebruikt voor het definiëren van de gebruikers of gebruikersgroepen om de map mee te delen en de acties die ze wel en niet kunnen uitvoeren op de inhoud van de map.
- Kolommen. Bepaalt de kolommen die in de map worden weergegeven.
De opties in elk van deze tabbladen worden in de volgende secties uitgelegd.
Algemeen
Afbeelding: Het paneel Mapinstellingen. Bij het aanmaken van een nieuwe map heet het paneel 'Nieuwe map', bij het bewerken van een bestaande map heet het paneel 'Map configureren'.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Voer een beschrijvende naam in voor de map. |
| Beschrijving | Optioneel voor Algemene mappen, verplicht voor Dynamische Zoekmappen. Beschrijf waar de map voor wordt gebruikt. Dit wordt met name aanbevolen wanneer u de map deelt met andere gebruikers. |
| Eigenaar |
Elke map heeft een eigenaar. Standaard is dit de gebruiker die de map heeft aangemaakt, maar dit kan ook op een andere gebruiker in het systeem worden ingesteld. Opmerking: Als u uzelf niet als eigenaar instelt of de map niet deelt en uzelf opneemt in de groep personen die de map kunnen zien, zult u geen toegang tot de map hebben nadat u deze hebt aangemaakt. |
| Entiteit |
Kies of de map alleen documenten of alleen dossiers moet bevatten. Opmerking: Deze instelling kan niet worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt. |
| Soort |
Definieer het soort map dat moet worden aangemaakt:
Opmerking: Deze instelling kan niet worden gewijzigd voor bestaande mappen. |
| Gedeelde map |
Schakel deze optie in als u de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen in het systeem wilt delen. Wanneer een map wordt gedeeld, verschijnt de map in de lijst met mappen op de Startpagina van die gebruiker. |
| Voorkeursfunctie |
Bepaalt de actie die moet worden uitgevoerd bij het openen van de map. Kies uit een van de volgende opties:
|
| Standaard archief | Kies het archief waarin de map moet worden opgeslagen. |
| Kleur |
Mappen verschijnen op de Startpagina zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Om een map te laten opvallen als deze inhoud bevat en om deze te onderscheiden van de andere mappen, kan de map een kleur gegeven worden. Kies de kleur die u de map wilt geven. |
| Icoon | Het type inhoud dat de map bevat, kan worden gevisualiseerd door een icoon toe te voegen. Kies er een uit de set iconen. Het icoon verschijnt voor een map op de Startpagina, of bij het bekijken van het overzicht van alle mappen op de Startpagina. |
Zoekopdracht
Dit tabblad verschijnt wanneer het veld Soort is ingesteld op Zoekopdracht. Daarin wordt een zoekopdracht gedefinieerd voor het vinden van de documenten of dossiers die u in de map wilt groeperen.
Voor meer informatie over het maken van een zoekopdracht, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7.
Delen
Dit tabblad verschijnt wanneer de optie Gedeelde map is ingeschakeld. Het wordt gebruikt om de acties te definiëren die de gebruikers met wie de map wordt gedeeld, kunnen uitvoeren.
Stap 1. Selecteer uit de lijst de gebruikers en/of gebruikersgroepen waarmee u de map wilt delen.
Tip: Filter de lijst snel door bovenaan in het veld Typ om te zoeken... (een deel van) een naam te typen.
De rechten die kunnen worden ingesteld verschijnen:
Stap 2. Stel de opties zoals gewenst in:
|
Opmerking: Elke optie kan worden ingesteld op een van de volgende instellingen:
De opties Nee en Nooit kunnen worden gebruikt om gebruikers tijdelijk de toegang tot de map te ontzeggen zonder de map te hoeven verwijderen. |
| Optie | Notities |
|---|---|
| Toon map |
Definieer of de map getoond moet worden in de lijst met mappen voor de gebruikers. |
| Mag configureren | Definieer of gebruikers de map mogen configureren. |
| Items toevoegen |
Definieer of gebruikers documenten aan de map mogen toevoegen. Dit veld verschijnt alleen als de soort map is ingesteld op Algemeen. |
| Verwijder eigen items |
Definieer of gebruikers documenten mogen verwijderen uit de map die ze zelf hebben toegevoegd. Dit veld verschijnt alleen als de soort map is ingesteld op Algemeen. |
| Verwijder alle items |
Definieer of gebruikers alle documenten uit de map mogen verwijderen, inclusief documenten die door andere gebruikers zijn toegevoegd. Dit veld verschijnt alleen als de soort map is ingesteld op Algemeen. |
Kolommen
Opmerking: De opties in dit tabblad kunnen alleen worden ingesteld voor bestaande mappen. Bij het aanmaken van een nieuwe map moet de map eerst worden opgeslagen en vervolgens worden geopend. Zie Mapinstellingen bewerken voor meer informatie.
De instellingen op dit tabblad bepalen welke kolommen worden weergegeven in de lijst met documenten of dossiers die in de map worden weergegeven.
Het configureren van deze instellingen is hetzelfde als het configureren van de kolommen in de zoekresultaten bij gebruik van de optie Vinden.
Zie Kolominstellingen bewerken voor meer informatie. Sla de wijzigingen op door op Opslaan te klikken.
Opmerkingen
0 opmerkingen