Mappen in bulk beheren in Xtendis 7

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.12 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Soms kan het nodig zijn om met de mappen zelf te werken in plaats van met de inhoud ervan. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van een map als favoriet voor uzelf of andere gebruikers, het verwijderen van mappen, het toevoegen van nieuwe mappen of het genereren van een overzicht van de mappen die in het systeem aanwezig zijn.

Dit kan worden gedaan voor één of meerdere mappen op de pagina ‘Mappenoverzicht’.

Hoe dit gedaan moet worden, wordt beschreven in dit artikel.

De pagina openen

Doe één van het volgende:

• Klik op de Startpagina rechtsonder op Ga naar mappenoverzicht (onder de favoriete mappen, als er mappen als favoriet zijn gemarkeerd).
• Wanneer de Startpagina als een werkbalk bekeken wordt, klik op het mapicoontje en vervolgens in het menu dat verschijnt op Ga naar mappenoverzicht →.

De pagina filteren

Bij het openen van het overzicht worden alle mappen in het systeem voor alle archieven weergegeven, gegroepeerd in pagina’s van 20. Om snel de map te vinden waarmee u wilt werken, kunt u een van de volgende stappen uitvoeren:

• Typ in het zoekvak (een deel van) de mapnaam.
• Klik in het zoekvak op het icoontje en kies in het menu dat verschijnt het archief waarin u wilt zoeken.
• Klik rechts van het zoekvak op het tandwieltje om eventuele systeemmappen weer te geven. Klik er nogmaals op om ze te verbergen.

Een map toevoegen

Stap 1. Klik op de knop Nieuwe toevoegen in de rechterbovenhoek.

Het 'Nieuwe map' paneel verschijnt.

Stap 2. Vul de gegevens in zoals beschreven in Mapinstellingen in Xtendis 7.

Acties uitvoeren op meerdere mappen

Stap 1. Selecteer een of meer mappen waarop u een actie wilt uitvoeren door een van de volgende handelingen te verrichten:

• Vink het selectievakje naast de naam aan.
• Vink het selectievakje bovenaan de eerste kolom aan om alle mappen op de pagina te selecteren.

De knop Acties verschijnt.

Stap 2. Klik op de knop Acties, kies in het menu de gewenste actie en volg de instructies op het scherm:

• Aan favorieten toevoegen Markeert de mappen als favoriet.
• Uit favorieten verwijderen. Verwijdert de status 'Favoriet' van de mappen.
• Mappen verwijderen. Verwijdert de map uit het systeem.

Opmerking: Alleen de map wordt verwijderd; alle documenten die erin stonden, blijven in het systeem staan.

• Aan favorieten toevoegen voor iedereen. Markeert de mappen als favoriet voor alle gebruikers.
• Uit favorieten verwijderen voor iedereen. Verwijdert de favorietstatus van de mappen voor alle gebruikers.

Opmerking: U kunt een map ook als favoriet markeren of de status ervan verwijderen door op het ster-icoon in de lijstweergave te klikken.

Een map configureren

Stap 1. Dubbelklik op een map in de lijst.

Het paneel 'Configureer map' verschijnt.

Stap 2. Vul de gegevens in zoals beschreven in Mapinstellingen in Xtendis 7.

Een map openen

Beweeg de muiswijzer over een map in de lijst en klik op de optie Open map die verschijnt.

De map wordt geopend in een nieuw tabblad.

Een rapport maken

Stap 1. Klik links van de knop Nieuwe toevoegen op de drie puntjes.

Stap 2. Kies in het menu dat verschijnt een van de volgende opdrachten:

• Download rapportage. Maakt het rapport aan en downloadt het.
• Download rapportage met aantal documenten/dossiers Maakt en downloadt het rapport, inclusief een telling van de items in elke map.

Stap 3. Open het bestand in bijvoorbeeld Microsoft Excel.