Werken met mappen in Xtendis 7

Werken in Xtendis draait om het werken met de documenten die in het systeem beschikbaar zijn.

Op een doorsnee werkdag wilt u zich misschien concentreren op een bepaalde reeks documenten, zoals documenten die enige actie van u vereisen, documenten die onlangs zijn toegevoegd waarvan u op de hoogte wilt zijn, documenten die andere gebruikers met u hebben gedeeld, enzovoort.

Een manier om met deze documenten te werken is het gebruik van mappen waarin de documenten waaraan u wilt werken beschikbaar zijn.

In dit artikel wordt beschreven hoe u met mappen kunt werken.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Mappen versus dossiers
• Basisprincipes van mappen
• Een map openen
• Een map aanmaken
• Een map kopiëren
• Mapinstellingen bewerken
• Een map als favoriet markeren
• Het aantal van de bestanden in de map verversen
• Geavanceerd gebruik van mappen
• Mappen in bulk beheren
• Extra acties

Mappen versus dossiers

In zekere zin lijken mappen en dossiers erg op elkaar in het feit dat ze allebei documenten groeperen.

Er zijn echter kleine verschillen in hun functionaliteit en dus in de manier waarop ze worden gebruikt:

• Mappen groeperen elk document in het systeem, of ze nu aan elkaar gerelateerd zijn of niet. Ze zijn doorgaans gebaseerd op een zoekopdracht zoals hieronder uitgelegd, persoonlijk gemaakt voor uw gebruik of gedeeld met andere gebruikers.

• Dossiers kunnen alleen documenten groeperen die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een medewerker of een project. Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken.

Basisprincipes van mappen

De typische manier van werken met mappen is dat de documenten die getoond worden bij het openen van de map gebaseerd zijn op een zoekopdracht.

Voorbeeld: Een map kan worden gebaseerd op een zoekopdracht die zoekt naar alle documenten van een bepaald bedrijf of een bepaalde klant, of naar alle documenten die in de afgelopen week zijn toegevoegd.

Opmerking: Dergelijke mappen worden ook wel 'Zoekmappen' genoemd.

De meeste, zo niet alle, mappen waarmee u in Xtendis werkt zullen van dit type zijn.

Een map openen

Mappen waartoe u toegang heeft, zijn snel toegankelijk door erop te klikken via de Startpagina:

• Mappen die zijn gemarkeerd als favoriet (zie hieronder) worden weergegeven onder het veld Snel zoeken. Als de map documenten bevat, wordt het totale aantal weergegeven als een badge.
• Een overzicht van alle mappen is te openen door op het Dashboard op ‘Ga naar mappenoverzicht’ te klikken (in Xtendis 7.2.11 en lager heet dit ‘Alle mappen weergeven’). Beweeg hier de muisaanwijzer over de titel van een map en klik op ‘Open map →’ dat verschijnt.
• Wanneer de Startpagina als een werkbalk bekeken wordt, kan door op het map-icoon te klikken de mappen getoond worden die als favoriet zijn gemarkeerd (zie hieronder). Door op Meer/minder... te klikken, wordt de volledige lijst met mappen waartoe u toegang heeft weergegeven. Klik op een map om het te openen.

Afbeelding: De Startpagina met mappen gemarkeerd als favoriet en het icoon voor toegang tot de volledige lijst met mappen.

Afbeelding: De volledige lijst met mappen bekijken.

Afbeelding: Snel toegang krijgen tot een map via het menu Map op de Startpagina als een werkbalk.

Opmerking: Het is niet mogelijk om de zoekfuncties (zoals die voor het zoeken naar documenten) te gebruiken om naar mappen te zoeken en deze te openen vanuit de zoekresultaten.

Tip: Het wijzigen van de kolomweergave kan op dezelfde manier worden gedaan als de kolomweergave in de zoekresultaten.

Aanvullende zoekparameters

Soms heeft de zoekopdracht die naar de documenten zoekt om in een map te tonen aanvullende informatie nodig, zoals een tijdsperiode of de naam van een medewerker of project.

Wanneer dit het geval is, verschijnt er bij het openen van een map een paneel waarin deze informatie moet worden ingevoerd.

Afbeelding: Een voorbeeld van het invoeren van een waarde bij het openen van een map. Hier moet het onderwerp voor de documenten worden gespecificeerd.

Als u op Vinden klikt, wordt op basis van die informatie naar de documenten gezocht en wordt de map geopend.

Een map verversen

Om de inhoud van een map te verversen terwijl de map geopend is, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Beweeg de muisaanwijzer over het mappictogram links van de mapnaam en klik op het pictogram Verversen dat verschijnt.

• Klik op de mapnaam en kies Verversen in het menu dat verschijnt.

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.1.14 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Een map aanmaken

Het aanmaken van een map kan op de volgende manieren:

1. Door de optie Nieuwe map aanmaken te gebruiken
2. Door de optie Geavanceerd zoeken te gebruiken

De optie Nieuwe map aanmaken gebruiken

Stap 1. Klik op de Startpagina op de drie puntjes van de knop Toevoegen en kies Nieuwe map in het menu dat verschijnt.

Het paneel Nieuwe map verschijnt.

De opties in het paneel zijn gegroepeerd in tabbladen.

Stap 2. Stel op het tabblad Algemeen de opties in zoals hieronder beschreven.

Stap 3. Ga naar het tabblad Zoekopdracht en definieer de zoekopdracht waarmee de documenten worden gevonden die in de map moeten verschijnen. Voor details over hoe u dit doet, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7.

Stap 4. (Optioneel, alleen als de optie Gedeelde map is ingeschakeld op het tabblad Algemeen) Open het tabblad Delen en definieer de instellingen voor het delen van de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen. Zie Mapinstellingen in Xtendis 7 voor meer informatie.

De instellingen op het tabblad Kolommen kunnen pas worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt.

Stap 5. Klik op OK om de map op te slaan.

Stap 6. (Optioneel) Configureer als volgt hoe de kolommen worden weergegeven in de lijst met documenten of dossiers die in de map worden weergegeven:

Stap 6a. Doe één van het volgende:

• Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt. Klik in het paneel Configureer map dat verschijnt op het tabblad Kolommen.

• Open de map door er op de Startpagina op te klikken. Klik op de 3 puntjes boven de kolomweergave en kies Pas layout aan in het menu dat verschijnt.

Het paneel bevat de volgende opties:

Stap 6b. Stel de opties in zoals gewenst en klik als u klaar bent op OK om de wijzigingen op te slaan.

De optie Geavanceerd zoeken gebruiken

Een map kan ook worden aangemaakt bij het maken van een Geavanceerde zoekopdracht door op de optie 'Opslaan als zoekmap' te klikken.

Een map kopiëren

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.13 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Als een bestaande map al veel van de instellingen heeft die een nieuwe map ook moet hebben, kan er een kopie van die map worden gemaakt.

Dit bespaart tijd omdat de nieuwe map niet handmatig aangemaakt en geconfigureerd hoeft te worden.

Stap 1. Open het paneel Configureer map zoals uitgelegd in Mapinstellingen bewerken in de sectie hieronder.

Stap 2. Klik onderaan, naast de knop Verwijderen, op Kopiëren.

Stap 3. Bevestig dat u een kopie van de map wilt maken.

Er wordt een nieuwe map aangemaakt met exact dezelfde instellingen als de map die is gekopieerd.

Stap 4. Pas de instellingen waar nodig aan.

Mapinstellingen bewerken

Nadat een map is aangemaakt, kunnen de instellingen ervan op elk moment worden bewerkt.

Opmerking: De instellingen 'Entiteit' en 'Soort' kunnen niet worden gewijzigd nadat een map is aangemaakt.

Doe één van het volgende:

• Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

• Klik in het mappenoverzicht op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

• Klik in een geopende map op de mapnaam bovenaan het scherm en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

Het paneel Configureer map verschijnt. Zie Mapinstellingen in Xtendis 7 voor meer informatie over de opties die kunnen worden ingesteld.

Een map als favoriet markeren

Mappen die u vaak gebruikt kunt u markeren als favoriet. Deze verschijnen dan op de Startpagina zodat ze eenvoudig en snel toegankelijk zijn.

Een map als favoriet instellen

Voer een van de volgende handelingen uit om een map als favoriet te markeren:

• Klik in de map op het ster-icoon boven aan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een gevulde ster.

• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op een holle ster om er een gevulde ster van te maken.

• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies in het menu dat verschijnt voor Toevoegen aan favorieten. Het icoon verandert in een gevulde ster.

De status 'favoriet' verwijderen

Voer een van de volgende handelingen uit om de status 'favoriet' te verwijderen:
 

• Klik in de map op het ster-icoon boven aan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een lege ster.
• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op een gevulde ster van een map. Het icoon verandert in een lege ster.
• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies in het menu dat verschijnt Uit favorieten verwijderen. Het icoon verandert in een lege ster.

Het aantal van de bestanden in de map verversen

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.10 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Mappen die als favoriet zijn gemarkeerd, verschijnen op de Startpagina zodat ze snel geopend kunnen worden.

Het totale aantal dossiers of documenten dat de map bevat, wordt rechtsonder weergegeven. Dit aantal is statisch en geeft daarom mogelijk niet altijd het werkelijke aantal weer op het moment dat de map zou worden geopend.

Om het totaal snel te verversen, beweeg de muis over de map, klik op de drie puntjes die verschijnen en kies in het menu dat verschijnt de optie Ververs aantallen.

Geavanceerd gebruik van mappen

Afgezien van de methode voor het werken met mappen die in dit artikel wordt beschreven, kunnen mappen ook op meer geavanceerde manieren worden gebruikt voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals het indexeren van documenten, het splitsen van documenten en het maken van een maprapport.

Dergelijke taken worden doorgaans uitgevoerd door power users en worden daarom afzonderlijk beschreven.

Voor meer informatie, zie Geavanceerde manieren om met mappen te werken in Xtendis 7.

Mappen in bulk beheren

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.2.12 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Soms kan het nodig zijn om met de mappen zelf te werken in plaats van met de inhoud ervan. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van mappen aan de favorieten voor uzelf of andere gebruikers, het verwijderen van mappen, het toevoegen van nieuwe mappen of het genereren van een overzicht van de mappen die in het systeem aanwezig zijn.

Hoe dit in zijn werk gaat, wordt uitgelegd in Mappen in bulk beheren in Xtendis 7.

Extra acties

Veel van de acties die in een map kunnen worden uitgevoerd, zijn dezelfde als die bij het bekijken van zoekresultaten. Deze staan elders beschreven. Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

• Documenten bekijken in Xtendis 7
• Werken met kenmerken in Xtendis 7
• Werken met zoekresultaten in Xtendis 7
• Werken met documenten in Xtendis 7
• Werken met dossiers in Xtendis 7