Werken met mappen in Xtendis 7

Werken in Xtendis draait om het werken met de documenten die in het systeem beschikbaar zijn.

Op een doorsnee werkdag wilt u zich misschien concentreren op een bepaalde reeks documenten, zoals documenten die enige actie van u vereisen, documenten die onlangs zijn toegevoegd waarvan u op de hoogte wilt zijn, documenten die andere gebruikers met u hebben gedeeld, enzovoort.

Een manier om met deze documenten te werken is het gebruik van mappen waarin de documenten waaraan u wilt werken beschikbaar zijn.

In dit artikel wordt beschreven hoe u met mappen kunt werken.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Mappen versus dossiers
• Basisprincipes van mappen
• Een map openen
• Een map aanmaken
• Mapinstellingen bewerken
• Een map als favoriet markeren
• Geavanceerd gebruik van mappen
• Extra acties

Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien. All onderwerpen Mappen versus dossiers Basisprincipes van mappen Een map openen Een map aanmaken Mapinstellingen bewerken Een map als favoriet markeren Geavanceerd gebruik van mappen Extra acties

Mappen versus dossiers

In zekere zin lijken mappen en dossiers erg op elkaar in het feit dat ze allebei documenten groeperen.

Er zijn echter kleine verschillen in hun functionaliteit en dus in de manier waarop ze worden gebruikt:

• Mappen groeperen elk document in het systeem, of ze nu aan elkaar gerelateerd zijn of niet. Ze zijn doorgaans gebaseerd op een zoekopdracht zoals hieronder uitgelegd, persoonlijk gemaakt voor uw gebruik of gedeeld met andere gebruikers.

• Dossiers kunnen alleen documenten groeperen die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een medewerker of een project. Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken.

Basisprincipes van mappen

De typische manier van werken met mappen is dat de documenten die getoond worden bij het openen van de map gebaseerd zijn op een zoekopdracht.

Voorbeeld: Een map kan worden gebaseerd op een zoekopdracht die zoekt naar alle documenten van een bepaald bedrijf of een bepaalde klant, of naar alle documenten die in de afgelopen week zijn toegevoegd.

Opmerking: Dergelijke mappen worden ook wel 'Zoekmappen' genoemd.

De meeste, zo niet alle, mappen waarmee u in Xtendis werkt zullen van dit type zijn.

Een map openen

Mappen waartoe u toegang heeft, zijn snel toegankelijk door erop te klikken via de Startpagina:

• Mappen die zijn gemarkeerd als favoriet (zie hieronder) worden weergegeven onder het veld Snel zoeken. Als de map documenten bevat, wordt het totale aantal weergegeven als een badge.
• Een overzicht van alle mappen is te zien door op de Startpagina op Alle mappen tonen te klikken.
• Wanneer de Startpagina als een werkbalk bekeken wordt, kan door op het map-icoon te klikken de mappen getoond worden die als favoriet zijn gemarkeerd (zie hieronder). Door op Meer/minder... te klikken, wordt de volledige lijst met mappen waartoe u toegang heeft weergegeven.

Afbeelding: De Startpagina met mappen gemarkeerd als favoriet en het icoon voor toegang tot de volledige lijst met mappen.

Afbeelding: De volledige lijst met mappen bekijken.

Afbeelding: Snel toegang krijgen tot een map via het menu Map op de Startpagina als een werkbalk.

Opmerking: Het is niet mogelijk om de zoekfuncties te gebruiken om naar mappen te zoeken en deze te openen vanuit de zoekresultaten.

Tip: Het wijzigen van de kolomweergave kan op dezelfde manier worden gedaan als de kolomweergave in de zoekresultaten.

Aanvullende zoekparameters

Soms heeft de zoekopdracht die naar de documenten zoekt om in een map te tonen aanvullende informatie nodig, zoals een tijdsperiode of de naam van een medewerker of project.

Wanneer dit het geval is, verschijnt er een paneel waarin deze informatie moet worden ingevoerd.

Afbeelding: Een voorbeeld van het invoeren van een waarde bij het openen van een map. Hier moet het onderwerp voor de documenten worden gespecificeerd.

Als u op Vinden klikt, wordt op basis van die informatie naar de documenten gezocht en wordt de map geopend.

Een map verversen

Om de inhoud van een map te vernieuwen terwijl de map geopend is, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Beweeg de muisaanwijzer over het mappictogram links van de mapnaam en klik op het pictogram Verversen dat verschijnt.

• Klik op de mapnaam en kies Verversen in het menu dat verschijnt.

Info: Deze functie vereist Xtendis 7.1.14 of hoger (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Een map aanmaken

Het aanmaken van een map kan op de volgende manieren:

1. Door de optie Nieuwe map aanmaken te gebruiken
2. Door de optie Geavanceerd zoeken te gebruiken

De optie Nieuwe map aanmaken gebruiken

Stap 1. Klik op de Startpagina op de drie puntjes van de knop Toevoegen en kies Nieuwe map in het menu dat verschijnt.

Het paneel Nieuwe map verschijnt.

De opties in het paneel zijn gegroepeerd in tabbladen.

Stap 2. Stel op het tabblad Algemeen de opties in zoals hieronder beschreven.

Veld	Beschrijving
Naam	Voer een beschrijvende naam in voor de map.
Beschrijving	Optioneel. Beschrijf waar de map voor wordt gebruikt. Dit wordt met name aanbevolen wanneer u de map deelt met andere gebruikers (zie de optie Gedeelde map hieronder).
Eigenaar	Laat dit ingesteld staan op uw naam. Opmerking: Als u uzelf niet als eigenaar instelt of de map niet deelt en uzelf opneemt in de groep personen die de map kunnen zien, zult u geen toegang tot de map hebben nadat u deze hebt aangemaakt.
Entiteit	Kies of de map alleen documenten of alleen dossiers moet bevatten. Opmerking: Deze instelling kan niet worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt.
Soort	Laat dit ingesteld staan op Zoekopdracht. De andere optie Algemene map maakt deel uit van het geavanceerd gebruik van mappen.
Gedeelde map	Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Schakel deze optie in als u de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen in het systeem wilt delen. Wanneer een map wordt gedeeld, verschijnt de map in de lijst met mappen op de Startpagina van die gebruiker.
Voorkeursfunctie	Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Laat dit ingesteld staan op Open map. Opmerking: De andere opties die hier kunnen worden gekozen worden gebruikt wanneer specifieke taken moeten worden uitgevoerd. Deze worden meestal niet dagelijks gebruikt. Ze worden uitgelegd in Mapinstellingen in Xtendis 7.
Standaard archief	Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Kies het archief waarin de map moet worden opgeslagen.
Kleur	Mappen verschijnen op de Startpagina zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Om een map te laten opvallen als deze inhoud bevat en om deze te onderscheiden van de andere mappen, kan de map een kleur gegeven worden. Kies de kleur die u de map wilt geven.
Icoon	Het type inhoud dat de map bevat, kan worden gevisualiseerd door een icoon toe te voegen. Kies er een uit de set iconen. Het icoon verschijnt voor een map op de Startpagina, of bij het bekijken van het overzicht van alle mappen op de Startpagina.

Stap 3. Ga naar het tabblad Zoekopdracht en definieer de zoekopdracht waarmee de documenten worden gevonden die in de map moeten verschijnen. Voor details over hoe u dit doet, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 7.

Stap 4. (Optioneel, alleen als de optie Gedeelde map is ingeschakeld op het tabblad Algemeen) Open het tabblad Delen en definieer de instellingen voor het delen van de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen. Zie Mapinstellingen in Xtendis 7 voor meer informatie.

De instellingen op het tabblad Kolommen kunnen pas worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt.

Stap 5. Klik op OK om de map op te slaan.

Stap 6. (Optioneel) Configureer als volgt hoe de kolommen worden weergegeven in de lijst met documenten of dossiers die in de map worden weergegeven:

Stap 6a. Doe één van het volgende:

• Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt. Klik in het paneel Configureer map dat verschijnt op het tabblad Kolommen.

• Open de map door er op de Startpagina op te klikken. Klik op de 3 puntjes boven de kolomweergave en kies Pas layout aan in het menu dat verschijnt.

Het paneel bevat de volgende opties:

Onderdeel	Beschrijving
Groeperen toestaan	Bepaalt of de zoekresultaten kunnen worden gegroepeerd op één of meer kolommen (zie hieronder). Is standaard ingeschakeld.
Filteren toestaan	Bepaalt of kolommen kunnen worden gefilterd (zie hieronder) door handmatig tekst in te voeren om op te filteren. Is standaard ingeschakeld.
Document Dossier Algemeen Volgorde	Met deze tabbladen wordt geregeld welke kolommen (in de vorm van kenmerken) worden getoond of verborgen, en in welke volgorde ze worden getoond. Zie hieronder. Document. Beschikbaar wanneer zoekresultaten voor documenten worden getoond. Bevat functionele documentkenmerken. Dossier. Beschikbaar wanneer zoekresultaten voor dossiers worden getoond. Bevat kenmerken met betrekking tot dossiers. Algemeen. Bevat algemene kenmerken. Volgorde. Wordt gebruikt voor het bepalen van de volgorde waarin de geselecteerde kenmerken als kolommen worden getoond.
Standaardinstelling herstellen	(Alleen beschikbaar wanneer u de map opent en 'Pas layout aan' kiest in het mapmenu.) Klik hierop om gemaakte wijzigingen ongedaan te maken en de standaardinstellingen te gebruiken.
Layout opslaan	Klik om de instellingen op te slaan.
Layout opslaan voor...	(Alleen beschikbaar voor functioneel beheerders.) Klik om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan.

Stap 6b. Stel de opties in zoals gewenst en klik als u klaar bent op OK om de wijzigingen op te slaan.

De optie Geavanceerd zoeken gebruiken

Een map kan ook worden aangemaakt bij het maken van een Geavanceerde zoekopdracht door op de optie 'Opslaan als zoekmap' te klikken.

Mapinstellingen bewerken

Nadat een map is aangemaakt, kunnen de instellingen ervan op elk moment worden bewerkt.

Opmerking: De instellingen 'Entiteit' en 'Soort' kunnen niet worden gewijzigd nadat een map is aangemaakt.

Doe één van het volgende:

• Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

• Klik in het mappenoverzicht op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

• Klik in een geopende map op de mapnaam bovenaan het scherm en kies Configureren in het menu dat verschijnt.

Het paneel Configureer map verschijnt. Zie Mapinstellingen in Xtendis 7 voor meer informatie over de opties die kunnen worden ingesteld.

Een map als favoriet markeren

Mappen die u vaak gebruikt kunt u markeren als favoriet. Deze verschijnen dan op de Startpagina zodat ze eenvoudig en snel toegankelijk zijn.

Een map als favoriet instellen

Voer een van de volgende handelingen uit om een map als favoriet te markeren:

• Klik in de map op het ster-icoon boven aan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een gevulde ster.

• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op een holle ster om er een gevulde ster van te maken.

• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies in het menu dat verschijnt voor Toevoegen aan favorieten. Het icoon verandert in een gevulde ster.

De status 'favoriet' verwijderen

Voer een van de volgende handelingen uit om de status 'favoriet' te verwijderen:

• Klik in de map op het ster-icoon boven aan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een lege ster.
• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op een gevulde ster van een map. Het icoon verandert in een lege ster.
• Klik in de mappenoverzichtlijst op de Startpagina op de 3 puntjes van een map en kies in het menu dat verschijnt Uit favorieten verwijderen. Het icoon verandert in een lege ster.

Geavanceerd gebruik van mappen

Afgezien van de methode voor het werken met mappen die in dit artikel wordt beschreven, kunnen mappen ook op meer geavanceerde manieren worden gebruikt voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals het indexeren van documenten, het splitsen van documenten en het maken van een maprapport.

Dergelijke taken worden doorgaans uitgevoerd door power users en worden daarom afzonderlijk beschreven.

Voor meer informatie, zie Geavanceerde manieren om met mappen te werken in Xtendis 7.

Extra acties

Veel van de acties die in een map kunnen worden uitgevoerd, zijn dezelfde als die bij het bekijken van zoekresultaten. Deze staan elders beschreven. Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

• Documenten bekijken in Xtendis 7
• Werken met kenmerken in Xtendis 7
• Werken met zoekresultaten in Xtendis 7
• Werken met documenten in Xtendis 7
• Werken met dossiers in Xtendis 7