In dit artikel worden de belangrijkste kenmerken van Xtendis beschreven om snel kennis te maken met de applicatie en het systeem waarop deze is gebaseerd.
Het is bedoeld voor gebruikers voor wie Xtendis nieuw is of gebruikers die een upgrade uitvoeren van een eerdere versie.
Bij grote onderwerpen zoals het zoeken naar documenten, het werken met dossiers, het openen van documenten voor bewerking enzovoort wordt een samenvatting gegeven en worden links naar artikelen met meer gedetailleerde informatie gegeven.
De volgende onderwerpen worden beschreven:
- Het concept
- In- en uitloggen
- De Startpagina
- Instellingen
- Toegangsrechten
- Zoeken
- Documenten uploaden
- Het systeem beheren
- Meldingen
|
Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien.
|
Het concept
Xtendis is een applicatie waarmee u efficiënt kunt werken met documenten die in het systeem zijn opgeslagen.
Voordat we uitleggen hoe u met de hulpmiddelen in Xtendis kunt werken, is het belangrijk om eerst een aantal begrippen die gebruikt worden uit te leggen. Zo krijgt u een beter inzicht in het gebruik van de hulpmiddelen en krijgt u dus de beste resultaten.
Structuur
In Xtendis worden alle documenten in een logische volgorde opgeslagen in een archief. Er kunnen meerdere archieven bestaan, elk met meerdere documenten, eventueel opgeslagen in dossiers.
Gewoonlijk vertegenwoordigt een archief een segment waartoe een groep documenten behoort, zoals:
- Klantendossiers
- Contracten
- Debiteuren
- Werknemers
- Deelnemers
- Projecten
Welke archieven er bestaan, wordt bepaald tijdens het opzetten van uw Xtendis-omgeving.
Documenten, dossiers, en mappen
Documenten zijn meestal beschikbaar in een van de volgende formaten:
- Adobe Acrobat (PDF)
- Images in TIF, PNG, JPG, or other formats
In bepaalde omgevingen kunnen Microsoft Word- en Excel-documenten hun originele versie van het document samen met de PDF of afbeelding opslaan. Wanneer dit het geval is, kan het originele document worden gedownload, op een bepaalde manier worden bewerkt en worden geüpload als een nieuwe versie van het originele document.
Documenten kunnen worden gedeeld met andere Xtendis-gebruikers, of zelfs met externe gebruikers. Als onderdeel van dit proces kunnen ook verzoeken worden gedaan om een document digitaal te laten ondertekenen.
Documenten kunnen ook worden gedownload om ze op een of andere manier buiten het systeem te gebruiken.
Pages in documents in image formats such as TIF, PNG, or JPG can be edited by copying, cutting and pasting them, or even turning them into new documents.
Dossiers bundelen documenten die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals alle documenten voor een bepaalde klant of medewerker. Het voordeel van het gebruik van een dossier is dat de kenmerkwaarden die alle documenten binnen dat dossier moeten delen, alleen aan het dossier toegewezen hoeven te worden. Elk document dat aan het dossier wordt toegevoegd, "erft" dan automatisch deze waarden.
Mappen tonen documenten op basis van een zoekopdracht die voor die map is ingesteld. Power users kunnen met behulp van mappen geavanceerde taken uitvoeren zoals het indexeren van documenten, het splitsen van documenten of het aanmaken van mappen die niet gebaseerd zijn op een zoekopdracht.
Beveiliging
Xtendis bevat 'beveiligingszones': delen van een archief waarin is aangegeven hoe de rechten op de documenten in dat deel van het archief zijn geregeld, zoals verderop in dit artikel wordt uitgelegd. Beveiligingszones hebben een hiërarchische structuur, vergelijkbaar met mappen op een schijf. Net als bij mappen kunnen gebruikers en gebruikersgroepen bepaalde rechten hebben binnen een beveiligingszone.
Indexeren
Dossiers en documenten worden geïndexeerd: een proces waarbij kenmerken worden toegekend, zodat de dossiers en documenten gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.
Het indexeringsproces kan plaatsvinden als onderdeel van het toevoegen van documenten aan het systeem, of op elk moment waarop kenmerken van een bestaand document moeten worden bijgewerkt.
Wanneer een document nog niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het dus deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.
Aanvullende informatie
Om vertrouwd te raken met het volledige concept van Xtendis, is het sterk aan te raden om het Xtendis 7 concept te lezen.
In- en uitloggen
Bij het gebruik van Xtendis werk u aan documenten die in het systeem zijn opgeslagen. Om toegang te krijgen tot deze documenten moet u eerst inloggen in Xtendis.
Afbeelding: Het scherm om in te loggen in Xtendis.
Xtendis wordt vanaf een centrale locatie beschikbaar gemaakt en is toegankelijk door een link (URL) te openen in een compatibele webbrowser. Deze link wordt verstrekt door uw systeembeheerder. Er zijn geen installatiestappen nodig.
Voorbeeld: https://demo-7.xtendis.nl/
Bij het openen van de link verschijnt de inlogpagina waarop u kunt inloggen om toegang te krijgen tot het systeem (zie de afbeelding hierboven).
Voor meer informatie over het inlogproces, zie In- en uitloggen in Xtendis 7.
Uitloggen
Wanneer u klaar bent met werken in Xtendis, is het raadzaam om uit te loggen uit het systeem.
Om dit te doen, klikt u op het icoon Uitloggen in de linkerbenedenhoek van het scherm (rood omcirkeld in de afbeeldingen hieronder), op de Startpagina of in de werkbalk:
Zodra u bent uitgelogd, verschijnt het inlogscherm weer.
De Startpagina
Nadat u bent ingelogd, verschijnt de startpagina, ook wel het 'Dashboard' genoemd. Dit is uw startpunt voor het werken met Xtendis. U zult er regelmatig naar terugkeren om specifieke taken uit te voeren, zoals het toevoegen van documenten, het zoeken naar documenten waarmee u wilt werken of het openen van veelgebruikte mappen of documenten.
Afbeelding: De Startpagina is uw startpunt voor het werken met Xtendis.
Voor gedetailleerde informatie over het gebruik van de beschikbare onderdelen op de Startpagina, zie De Startpagina gebruiken in Xtendis 7.
De Startpagina als werkbalk
Bij het openen van een map of het bekijken van een document verlaat u de Startpagina. Het linkerdeel van de Startpagina blijft echter permanent in beeld, zodat u de hulpmiddelen kunt gebruiken om snel toegang te krijgen tot verschillende delen van het systeem of om snel een andere actie uit te voeren.
Om zo min mogelijk ruimte in te nemen, worden alleen iconen weergegeven.
Instellingen
Xtendis bevat verschillende instellingen die kunnen worden geconfigureerd op basis van uw persoonlijke voorkeur. Denk hierbij aan het instellen van de taal waarin Xtendis wordt getoond, het aantal resultaten per pagina dat u wilt zien bij het uitvoeren van een zoekopdracht, het al dan niet ontvangen van notificatie-e-mails, het wijzigen van uw wachtwoord, enzovoort.
U krijgt toegang tot de instellingen door op het icoon Instellingen (het tandwiel) op de Startpagina of op de Startpagina als werkbalk te klikken en Instellingen te kiezen in het menu dat verschijnt.
Hoe u Xtendis naar eigen wens instelt, staat beschreven in Xtendis 7 opzetten.
Toegangsrechten
De gebieden in Xtendis waartoe u toegang heeft, zoals archieven en dossiers, evenals de documenten die u kunt inzien en de acties die u kunt uitvoeren, zijn afhankelijk van de toegangsrechten die u heeft gekregen. Dergelijke rechten kunnen per archief verschillen.
Opmerking: Het kan daarom zijn dat u bepaalde instructies die hier in de documentatie worden beschreven al dan niet kunt volgen. Neem bij twijfel contact op met uw systeembeheerder.
Zoeken
Een van de acties die u in Xtendis het vaakst zult uitvoeren, is het zoeken naar de documenten, dossiers, notities of mappen waarmee u wilt werken.
Over het algemeen kunt u op een van de volgende manieren zoeken:
- Snel zoeken om snel documenten te vinden
- Een standaard zoekopdracht uitvoeren
- Een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren
- Mappen of dossiers gebruiken
- Favorieten gebruiken
- Recent bekeken documenten of dossiers gebruiken
Voor gedetailleerde informatie, zie Zoeken naar documenten in Xtendis 7.
Het volgende is een kort overzicht van elke methode (klik op een afbeelding voor een grotere weergave):
|
Snel zoeken Als u weet naar welk document u zoekt en u weet enkele details, zoals de naam van de relatie of (een deel van) het onderwerp of de inhoud, kunt u dit invoeren in het Zoek veld op de Startpagina. Zorg ervoor dat u ook het archief kiest waarin u wilt zoeken. Tip: Klik op het Filter icoon om bepaalde kenmerken, de tijdsperiode, eigenaar, en/of status toe te voegen. Om de zoekopdracht uit te voeren, drukt u op Enter terwijl de cursor zich in het zoekvak bevindt. Er verschijnt een nieuwe pagina waarop de zoekresultaten worden getoond. Merk op dat de resultaten voor documenten (in het blauw), dossiers (in het groen) en notities (in het geel) op verschillende tabbladen worden weergegeven. Het totale aantal gevonden documenten wordt weergegeven naast de titel van elk tabblad. Als er niets is gevonden, wordt er een melding weergegeven voor dat tabblad. De resultaten voor documenten worden als eerste getoond. |
Afbeelding: het veld Zoeken op de Startpagina.
Afbeelding: De zoekresultaten voor documenten (boven) en dossiers (onder). |
|
Een standaard zoekopdracht uitvoeren Om een uitgebreidere zoekopdracht uit te voeren, wordt doorgaans de standaardzoekopdracht gebruikt. Dit is toegankelijk via de optie Vinden in de werkbalk van de Startpagina. Kies wat u wilt zoeken (een document, dossier, notitie of verwijderd document), in welk archief u wilt zoeken en eventuele kenmerkwaarden die het document, dossier of notitie moet bevatten. Wanneer u op Zoeken klikt, wordt de zoekopdracht uitgevoerd en worden de resultaten op dezelfde pagina weergegeven. Indien nodig kunnen de zoekparameters aan de linkerkant van het scherm worden aangepast en kan een andere zoekopdracht worden uitgevoerd. |
Afbeelding: De knop Zoeken op de Startpagina.
Afbeelding: Het gebruik van de standaard Zoekoptie. |
|
Geavanceerd zoeken Geavanceerde zoekopdrachten maken het mogelijk om naar documenten of dossiers te zoeken met behulp van complexe zoekopdrachten met parameters als 'is gelijk aan', 'groter dan', enzovoort. Zo kunt u nauwgezet zoeken door specifiek documenten of dossiers toe te voegen of uit te sluiten. Wanneer u op Zoeken klikt, wordt de zoekopdracht uitgevoerd en worden de resultaten op dezelfde pagina weergegeven. Indien nodig kunt u de zoekparameters aan de linkerkant van het scherm aanpassen om nog een zoekopdracht uit te voeren. |
Afbeelding: De pagina voor geavanceerd zoeken. |
|
Mappen of dossiers gebruiken Een snelle manier om toegang te krijgen tot specifieke documenten is het openen van een map of dossier waarin deze documenten automatisch worden verzameld.
Dit maakt de zoekresultaten efficiënter, wat betekent dat u de zoekopdracht niet telkens handmatig hoeft aan te maken. Voorbeeld: U zou een zoekmap kunnen aanmaken waarin alle documenten getoond worden die binnen de komende maand verlopen, zodat u tijdig actie kunt ondernemen.
Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken. |
|
|
Favorieten Dossiers of documenten die u vaak gebruikt, kunt u markeren als favoriet. Ze verschijnen dan in de lijst met favorieten op de Startpagina, zodat u ze snel en gemakkelijk kunt vinden zonder de zoekfunctie te gebruiken. Een document of dossier markeren als favoriet doet u door op het ster icoon te klikken. |
|
|
Recent bekeken documenten of dossiers gebruiken Documenten of dossiers waarvan u weet dat u ze onlangs hebt bekeken, zijn eenvoudig toegankelijk via de Startpagina door op Recent te klikken. |
|
| Zoeken naar tekst in een document |
Bij het bekijken van een document in TIF-formaat kan er gezocht worden naar tekst binnen het document. Doe dit door in de verticale werkbalk op het pictogram 'Zoeken in document' te klikken, een zoekterm in te voeren en op Zoeken te klikken. De pagina's waarop de tekst te vinden is, worden weergegeven als een link. Klik op een link om naar die pagina te navigeren. |
Documenten uploaden
Het uploaden van documenten is een van de manieren om documenten aan Xtendis toe te voegen.
In het kort gaat dit als volgt (voor gedetailleerde stappen, zie Documenten uploaden in Xtendis 7):
Opmerking: Er wordt verwezen naar "bestanden" wanneer deze vanuit het systeem worden geüpload, en naar "documenten" wanneer de geüploade bestanden in Xtendis aanwezig zijn.
Stap 1. Op de Startpagina, klik Toevoegen.
Stap 2. Klik op de pagina die verschijnt op Bestanden selecteren. Blader naar de map waarin de documenten die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.
Stap 3. Zorg ervoor dat Uploaden met kenmerken is ingeschakeld.
Stap 4. Vul in de lijst met kenmerkvelden die verschijnt de velden naar behoefte in.
Stap 5. Klik op Indexeren onderaan de lijst.
Het systeem beheren
Het systeem wordt beheerd door systeembeheerders die gebruikers en hun toegang tot de verschillende onderdelen van het systeem beheren.
Meldingen
Meldingen worden weergegeven om u te informeren wanneer iets uw aandacht nodig heeft, zoals een downloadproces dat u bent gestart en dat nu klaar is om te worden voltooid, wanneer iemand u in een notitie heeft genoemd, wanneer uw persoonlijke indexeermap bestanden bevat om te indexeren, enzovoort.
Ze worden weergegeven in het gebied Meldingen van de Startpagina of wanneer u de muisaanwijzer op het Meldingen icoon plaatst wanneer de Startpagina is ingeklapt als een werkbalk.
Als u op de melding klikt, gaat u meestal naar de volgende stap in het proces, zoals het starten van het downloaden van de documenten naar het systeem, het openen van de notitie waarin u wordt genoemd, het openen van de Persoonlijke indexeermap, enzovoort.
Om meer te leren over meldingen, zie Werken met document notities in Xtendis 7.
Opmerkingen
0 opmerkingen