Het Xtendis 7 concept

In dit artikel wordt het systeem achter Xtendis uitgelegd, inclusief de gebruikte componenten en terminologieën.

Het is gericht op iedereen die nieuw is met het werken met Xtendis: eindgebruikers, systeembeheerders, ontwikkelaars, of iedereen die geïnteresseerd is in het werken met Xtendis.

De volgende onderwerpen worden beschreven:

• Structuur
• Archieven
• Documenten
• Dossiers
• Mappen
• Toegang tot documenten en acties
• Eigenaar

Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien. Alle onderwerpen Structuur Archieven Documenten Dossiers Mappen Toegang tot documenten en acties Eigenaar

Structuur

Xtendis is een Document Management Systeem, ook wel digitaal archief genoemd.

De basisfunctie ervan is om documenten in digitaal formaat op betrouwbare en veilige wijze op te slaan en deze documenten gemakkelijk beschikbaar te maken voor raadpleging.

Alle documenten worden in een logische volgorde opgeslagen in een archief, soms in een dossier. Er kunnen meerdere archieven bestaan, elk met meerdere documenten, eventueel opgeslagen in dossiers.

Elk archief kan individueel worden ingesteld, variërend van het bepalen wie toegang heeft tot (delen van) het archief, tot de taal waarin het archief wordt getoond.

Om met andere gebruikers te communiceren kunnen notities worden toegevoegd aan documenten en dossiers.

Kleuren

Kleuren worden gebruikt om te visualiseren wat u zoekt of waarmee u werkt:

• Blauw voor documenten
• Groen voor dossiers
• Geel voor notities

Wanneer u bijvoorbeeld de zoekpagina gebruikt, verandert de kleur op basis van wat in het veld Zoeken is geselecteerd:

Opmerking: Mappen kunnen ook een kleur gegeven worden om ze op te laten vallen, bijvoorbeeld op het Dashboard.

Zoekresultaten kunnen ook documenten en notities groeperen in tabbladen. Deze tabbladen bevatten ook de relevante kleur om aan te geven of de zoekresultaten betrekking hebben op documenten, dossiers of notities.

Afbeelding: De zoekresultaten voor documenten (boven) en dossiers (onder).

Archieven

Een archief is het hoogste niveau waarin dossiers en documenten worden opgeslagen.

Er moet een archief bestaan voordat een dossier kan worden aangemaakt of een document kan worden toegevoegd. Er moet dus minstens één archief in Xtendis bestaan.

Gewoonlijk vertegenwoordigt een archief een segment waartoe een groep documenten behoort, zoals:

• Klantendossiers
• Contracten
• Facturen
• Debiteuren
• Werknemers
• Deelnemers
• Projecten

Welke archieven er bestaan, wordt bepaald tijdens het opzetten van uw Xtendis-omgeving.

Via machtigingen wordt geregeld welke gebruikers toegang hebben tot een archief en welke gebruikers bepaalde acties op de documenten kunnen uitvoeren.

Actieve versus tijdelijke archieven

Dossiers en documenten worden geïndexeerd: een proces waarbij kenmerken worden toegekend zoals de datum waarop het document aan Xtendis is toegevoegd, de naam van de eigenaar van het document, de naam van het archief waarin het zich bevindt, enzovoort. Deze waarden kunnen vervolgens worden gebruikt om gemakkelijk dossiers en documenten in het systeem terug te vinden.

Het indexeren van een document gebeurt meestal bij het uploaden naar het systeem. Het is echter ook mogelijk het document te uploaden zonder het te indexeren en het indexproces later uit te voeren.

Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd. Documenten die door u zijn geüpload en die nog niet zijn geïndexeerd, zijn toegankelijk via de "persoonlijke indexeermap", die uw documenten in het tijdelijke archief toont.

Documenten

Documenten vormen het hart van het systeem; ze worden opgeslagen als referentie vanwege de informatie die ze bevatten. Gebruikers refereren de documenten wanneer ze de informatie nodig hebben.

Ze zijn gewoonlijk van het volgende type:

• Contracten
• Facturen

Opmerking: Facturen kunnen automatisch worden geïmporteerd met behulp van een aparte toepassing genaamd WoodWing DataEntry. Tijdens dit proces wordt de factuur gescand en automatisch geïndexeerd en gearchiveerd in Xtendis. Tegelijkertijd wordt het ook geboekt in het financiële systeem.

• Documenten met betrekking tot werknemers, zoals arbeidscontracten, één-op-één gesprekken en prestatiebeoordelingen
• E-mails van en naar relaties (zoals klanten en leveranciers)
• Documenten met betrekking tot klanten of werknemers, zoals correspondentie, paspoorten en rijbewijzen
• Kwaliteitscontroles
• Marketingbrochures en casestudies
• Onroerend goed documenten

Indexeren

Documenten worden geïndexeerd, een proces waarbij kenmerken worden toegevoegd die het type, de inhoud, de eigenaar, het archief waartoe het behoort, enzovoort beschrijven.

Deze kenmerken worden ook gebruikt door de zoekfunctie om documenten te vinden; het is daarom verplicht om elk document dat aan het systeem wordt toegevoegd te indexeren.

Zolang een document niet is geïndexeerd, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en wordt het bewaard in het zogenaamde "tijdelijk archief".

Voor meer informatie, zie Werken met kenmerken in Xtendis 7.

Integriteit van het document

Documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- of Excel-documenten, worden tijdens het uploaden omgezet in een formaat waarin deze documenten niet meer kunnen worden bewerkt.

Hierdoor blijft de integriteit van het document behouden.

Gewoonlijk worden dergelijke documenten geconverteerd naar PDF-formaat, maar er zijn ook configuraties mogelijk waarbij een conversie naar TIF-formaat wordt uitgevoerd.

Tijdens dit proces wordt ook het originele document opgeslagen. Indien nodig kan het worden gedownload, bewerkt en geüpload als een nieuwe versie van het document. Voor meer informatie hierover, zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken).

Vaste waarden

Bij het zoeken naar een document of dossier is het soms nodig een specifieke waarde in te voeren om er zeker van te zijn dat de juiste waarde wordt gebruikt en correct wordt gespeld.

In plaats van de waarde handmatig in te typen, moet de waarde dan uit een lijst worden gekozen. Dergelijke waarden worden "vaste waarden" genoemd. Vaste waarden worden gewoonlijk door de systeembeheerder in het systeem ingesteld.

Voor meer informatie, zie Werken met kenmerken in Xtendis 7.

Originele documenten en documentversies

Gewoonlijk wordt een document in Xtendis opgeslagen in Adobe PDF-formaat of afbeeldingsformaat (TIF, PNG of JPG) en kan het niet worden gewijzigd. Dit zorgt ervoor dat de integriteit van de inhoud intact blijft en dat u er zeker van kunt zijn dat het document zich in de exacte staat bevindt waarin het zich bevond toen het werd toegevoegd.

In bepaalde opstellingen kunnen Microsoft Word- en Excel-documenten echter hun oorspronkelijke versie van het document bewaren. Wanneer dit het geval is, kan het originele document worden gedownload, op een bepaalde manier worden bewerkt en worden geüpload als een nieuwe versie van het originele document (zie Werken met documentversies in Xtendis 7 (document uitchecken en inchecken)).

Delen

Documenten kunnen worden gedeeld met andere Xtendis-gebruikers, of zelfs met externe gebruikers.

Het bijhouden van de documenten die extern zijn gedeeld kan via de pagina Gedeelde documenten.

U kunt de pagina bekijken door op het icoon Gedeelde documenten op de Startpagina te klikken.

Dossiers

Meerdere individuele documenten hebben vaak betrekking op dezelfde persoon (werknemer, klant, student) of categorie (bestellingen, verzekeringen, projecten).

Wanneer dat het geval is kunnen deze documenten in een dossier worden gebundeld. Zo zijn alle documenten direct via het dossier beschikbaar en hoeven ze niet afzonderlijk te worden opgezocht. Deze manier om documenten te bundelen is vooral handig wanneer de documenten via meerdere kenmerken aan elkaar gerelateerd zijn.

Voorts kunnen de kenmerken die alle documenten binnen een dossier moeten delen worden toegekend aan het dossier. Elk document dat aan het dossier wordt toegevoegd, "erft" dan automatisch deze waarden.

Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7.

Dossierzones

Niet alle gebruikers binnen het systeem mogen alle informatie die in het systeem is opgeslagen controleren: terwijl alle gebruikers een bestelling van een klant mogen zien, mag persoonlijke informatie over werknemers, zoals een paspoort of bankgegevens, alleen toegankelijk zijn voor afdelingen zoals personeelszaken.

De toegang tot documenten binnen een dossier wordt beheerd door middel van beveiligingszones. Voor dossiers worden deze "dossierzones" genoemd.

Externe dossiers

Externe dossiers werken en gedragen zich hetzelfde als gewone dossiers, maar hun kenmerken worden ontleend aan een systeem dat zich buiten Xtendis bevindt.

Het aanmaken, bewerken of verwijderen van deze kenmerken kan alleen in het externe systeem.

Mappen

Werken in Xtendis draait om het werken met de documenten die in het systeem beschikbaar zijn.

Op een doorsnee werkdag wilt u zich misschien concentreren op een bepaalde reeks documenten, zoals documenten die enige actie van u vereisen, documenten die onlangs zijn toegevoegd waarvan u op de hoogte wilt zijn, documenten die andere gebruikers met u hebben gedeeld, enzovoort.

Dergelijke documenten zijn doorgaans toegankelijk door een map te openen die automatisch naar de documenten zoekt op basis van een zoekopdracht die voor die map is ingesteld. Informatie over het op deze manier werken met mappen is te vinden in Werken met mappen in Xtendis 7.

Geavanceerd gebruik

Power users kunnen geavanceerde functies van mappen gebruiken voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals het indexeren van documenten of het splitsen van documenten.

Informatie over het op deze manier werken met mappen is te vinden in Geavanceerde manieren om met mappen te werken in Xtendis 7.

Toegang tot documenten en acties

Niet alle gebruikers binnen het systeem mogen alle informatie zien die in het systeem is opgeslagen: terwijl het voor alle gebruikers prima is om een bestelling van een klant te zien, mag persoonlijke informatie van een werknemer, zoals een paspoort of bankgegevens, alleen toegankelijk zijn voor afdelingen als personeelszaken.

Ook de toegang tot acties die in Xtendis kunnen worden uitgevoerd, wordt beheerd: alleen systeembeheerders kunnen bijvoorbeeld gebruikersaccounts beheren.

De toegang tot documenten wordt beheerd door middel van veiligheidszones. Deze hebben een hiërarchische structuur, vergelijkbaar met mappen op een schijf. Net als bij mappen kunnen gebruikers en gebruikersgroepen rechten krijgen binnen een beveiligingszone.

Voor dossiers kunnen soortgelijke zones worden ingesteld; deze worden dossierzones genoemd.

Actierechten beheren de toegang tot acties die kunnen worden uitgevoerd. Deze kunnen nauw verband houden met een archief, zoals het beheer van vaste waarden, het bekijken of aanmaken van bestandsgegevens, het beheer van het archief zelf, of het kunnen algemene acties zijn, zoals het beheer van gebruikers en gebruikersgroepen, archieven en mappen.

Kortom: afhankelijk van de rechten die u hebt gekregen, kunt u bepaalde documenten op bepaalde plaatsen in het systeem wel of niet zien, en kunt u bepaalde handelingen wel of niet verrichten.

De toegangsrechten worden ingesteld en beheerd door de systeembeheerder.

Eigenaar

De gebruiker die een bestand uploadt of een map aanmaakt, is automatisch de eigenaar van dat bestand of die map. De naam van die gebruiker wordt opgeslagen in de kenmerken van het bestand of de map.