Een document in Xtendis wordt meestal opgeslagen in Adobe PDF-formaat of een afbeeldingsformaat (TIF, PNG of JPG). In deze formaten kan het document niet worden gewijzigd.
In bepaalde configuraties kunnen Microsoft Word- en Excel-documenten echter hun originele versie van het document samen met de PDF of afbeelding opslaan. Wanneer dit het geval is, kan het originele document worden gedownload, op een bepaalde manier worden bewerkt en worden geüpload als een nieuwe versie van het originele document.
Dit proces staat bekend als het "uitchecken" en "inchecken" van een document.
Om de verschillende versies bij te houden, krijgen het originele document en het nieuwe document een versienummer.
Voorbeeld: De aantekeningen van de jaarlijkse beoordeling van een werknemer worden opgeslagen in een Word-document. Wanneer de volgende beoordeling plaatsvindt, wordt het originele document gedownload, bijgewerkt met de aantekeningen van die vergadering en geüpload als een nieuw document.
Hoe dit in zijn werk gaat, wordt beschreven in dit artikel.
Hoe het werkt
In het kort is het proces als volgt (in dit scenario wordt een Microsoft Word-document gebruikt):
- Een Microsoft Word-document (document A) wordt geüpload die beschikbaar komt als een Adobe PDF-bestand. Binnen het systeem wordt het document ook in Word-formaat opgeslagen en is het beschikbaar als het originele document.
- Het originele Word-document van document A wordt gedownload, bewerkt en geüpload als een nieuw document (document B) met een nieuw versienummer. Ook dit document is beschikbaar als PDF-bestand. Het bewerkte Word-document wordt ook in het systeem opgeslagen als het originele document van document B. Ook document A krijgt een versienummer (lager dan dat van document B).
- Het nieuwe document (document B) is nu de actieve versie.
- Er bestaat een relatie tussen document A en B: als u een van beide selecteert, ziet u dat er ook een andere versie van het document bestaat. Het originele document van document A of document B kan op elk moment worden gedownload.
Xtendis voor Microsoft Office
Een alternatieve en betere manier om een nieuwe versie in te checken is met Xtendis voor Microsoft Office. Dit is een plug-in die functionaliteit toevoegt aan Microsoft-applicaties zoals Word, Excel en Outlook voor het werken met documenten in Xtendis. Neem voor meer informatie over Xtendis voor Microsoft Office contact op met WoodWing.
Hoe originele documenten en versies worden weergegeven
In de hele applicatie geven iconen, kolommen en panelen u informatie over de beschikbaarheid van originele documenten en versies.
Iconen in de werkbalk
Wanneer u de optie Zoeken gebruikt om naar een document te zoeken en een document selecteert in de zoekresultaten, of wanneer u het document bekijkt in een nieuw webbrowsertabblad, verschijnen pictogrammen in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm wanneer een origineel document of originele versie informatie beschikbaar is.
| Icoon | Beschrijving |
|---|---|
|
|
Het icoon Origineel document geeft aan dat het originele document beschikbaar is voor het geselecteerde document. Door op het icoon te klikken, wordt het paneel Downloaden geopend van waaruit het document kan worden gedownload. |
|
|
Het icoon Alle versies tonen verschijnt wanneer het geselecteerde document het actieve document is waarvan ook oudere versies bestaan. Door op het icoon te klikken, wordt het paneel Versie overzicht geopend waarin alle versie-informatie kan worden bekeken. |
|
|
Het icoon Niet de actieve versie verschijnt wanneer het geselecteerde document een oudere versie is en niet de meest recente, actieve versie. Door op het icoon te klikken, wordt het paneel Versie overzicht geopend waarin alle versie-informatie kan worden bekeken. |
Het Geschiedenis paneel
Het Geschiedenis paneel toont informatie over acties die op het document zijn uitgevoerd, inclusief het maken van versies.
Afbeelding: Het Geschiedenis paneel met daarin twee versies die voor het geselecteerde document bestaan.
Het paneel maakt deel uit van de verticale werkbalk bij het bekijken van een document in de zoekresultaten.
U kunt als volgt de versie-informatie in het Geschiedenis paneel bekijken:
- Door te klikken op het icoon Alle versies tonen of op het icoon Niet de actieve versie (zie hierboven).
- Klik het Geschiedenis-icoon en zorg ervoor dat Versie overzicht bovenaan in het paneel gekozen is in de lijst.
- Door het Geschiedenis paneel te openen en Versie overzicht te kiezen in de lijst bovenaan het paneel.
Meer informatie over het gebruik van het Geschiedenis paneel voor het werken met verschillende documentversies vindt u in Het Geschiedenis paneel gebruiken verderop in dit artikel.
Kolommen
Na het uitvoeren van een zoekopdracht worden de resultaten getoond in een lijst met rijen en kolommen. Sommige kolommen die kunnen worden weergegeven, bevatten informatie over de uitcheckactie en de versies, zoals de uitcheckdatum, de gebruiker die het document heeft uitgecheckt, het versienummer en of het document de actieve versie is of niet.
Opmerking: Deze kolommen kunnen worden weergegeven of verborgen door de kolominstellingen te bewerken.
Stappen
Gebruik de volgende stappen om de originele versie van een document te downloaden, te bewerken en als nieuwe versie te uploaden.
1. Het originele document downloaden
In deze stap wordt het originele document gedownload en opgeslagen op het lokale systeem.
Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar een document te zoeken.
Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 3. Klik in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm op het Actie-icoon en kies Uitchecken in het menu dat verschijnt.
Er verschijnt een bericht met de vraag of u zeker weet of u het document wilt uitchecken.
Als alternatief verschijnt er een melding om u te informeren dat het document klaar is om te worden gedownload.
Stap 4. Klik op Ja in het bericht of klik op de melding.
Het document wordt opgehaald van het systeem en er verschijnt een venster Opslaan als.
Stap 5. Navigeer naar de locatie op uw systeem waar u het bestand wilt opslaan, zoals uw bureaublad, en klik op Opslaan.
2. Het document bewerken
In deze stap wordt het gedownloade document op de een of andere manier bewerkt.
Stap 1. Open het gedownloade document in zijn eigen applicatie (zoals een Word-document in Microsoft Word).
Stap 2. Bewerk het document met de wijzigingen die u wilt aanbrengen.
Stap 3. Sla het document op en sluit het.
3. De nieuwe versie uploaden
In deze stap wordt het bewerkte document toegevoegd aan Xtendis als een nieuwe versie van het reeds bestaande document. Dit proces staat bekend als het "inchecken" van een document.
Stap 1. Selecteer in de zoekresultaten het document waaruit het originele document is gedownload zodat het blauw wordt omlijnd.
Stap 2. Klik in de verticale werkbalk aan de rechterkant van het scherm op het Actie-icoon en kies Nieuwe versie inchecken in het menu dat verschijnt.
Het paneel Nieuwe versie inchecken verschijnt.
Stap 3. Klik op Kies een bestand, blader naar het bewerkte document en klik op Openen.
Opmerking: De knop Kies een bestand verandert in de naam van het gekozen bestand. Klik op die knop als er een ander bestand moet worden geüpload en blader naar het nieuwe bestand.
Er wordt informatie over de huidige versie van het document weergegeven. Gebruik het om het nieuwe versienummer in te stellen.
Stap 4. Kies een van de volgende opties uit de lijst:
| Optie | Beschrijving | Oude versie | Nieuwe versie |
|---|---|---|---|
| Major |
Het eerste cijfer van het huidige versienummer wordt verhoogd. Gebruiken het wanneer er grote wijzigingen zijn aangebracht. |
1.0.0 |
2.0.0 |
| Minor |
Het tweede cijfer van het huidige versienummer wordt verhoogd. Gebruiken het wanneer er kleine wijzigingen zijn aangebracht. |
1.0.0 |
1.1.0 |
| Revisie |
Het derde cijfer van het huidige versienummer wordt verhoogd. Gebruiken wanneer minimale wijzigingen zijn aangebracht, zoals correcties. |
1.0.0 | 1.0.1 |
| Eigen versienummer | Voer uw eigen versienummer in. | 1.0.0 | 100b12 |
Stap 5. (Optioneel) Voer een notitie in met een korte beschrijving van wat er is gewijzigd.
Stap 6. (Optioneel) Standaard wordt de nieuwe versie de actieve versie en wordt de huidige versie gedeactiveerd. Als dit om wat voor reden dan ook niet zou moeten gebeuren, schakel dan de optie Zet huidige versie op 'Niet actief' uit.
Stap 7. (Optioneel) Schakel de optie Kenmerken Wijzigen in als kenmerken moeten worden bewerkt. De kenmerken verschijnen onder de optie.
Opmerking: Als deze optie uit staat, krijgt de nieuwe versie dezelfde kenmerken als het originele document.
Stap 8. Upload het bestand door op Inchecken of Uploaden te klikken.
4. Het Geschiedenis paneel gebruiken
Zoals uitgelegd in Hoe originele documenten en versies worden weergegeven eerder in dit artikel, kan versie-informatie worden bekeken in het Versie overzicht gedeelte van het Geschiedenis paneel.
De volgende afbeelding toont de onderdelen van het paneel:
| # | Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1 | Verversen | Ververst het paneel. |
| 2 | Versie | Het versienummer. Door hierop te klikken, wordt die versie weergegeven in de voorvertoning. |
| 3 | Balk geselecteerd | Toont welke versie is geselecteerd in het paneel. Een voorvertoning van deze geselecteerde versie wordt getoond in de voorvertoning. |
| 4 | Notities en geschiedenis tonen/verbergen | Door op dit icoon te klikken, worden de incheckgegevens en de notities die zijn toegevoegd toen de versie werd ingecheckt weergegeven. |
| 5 | Check-in / check-out details | Details van de ingecheckte actie: de naam van de gebruiker die de versie heeft ingecheckt en de datum waarop de versie is ingecheckt. Als de datum vandaag is, wordt in plaats daarvan de tijd weergegeven. |
| 6 | Keer bekeken | Het aantal keren dat het document bekeken is. Voor details hierover, zie Bijhouden hoe vaak een document in Xtendis 8 is bekeken en door wie. |
Naar documentversies zoeken
U kunt zoeken naar een document waaraan een versienummer is toegewezen door de optie Vinden te gebruiken. Kies in het veld Is actief uit de volgende opties:
- Actief. De actieve versie van het document.
- Niet actief. Een vorige versie van het document.
- Actief of leeg. De actieve versie, of een document zonder versienummer.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.