Documenten uploaden in Xtendis 8

Een van de manieren om documenten toe te voegen aan Xtendis is door ze handmatig aan het systeem toe te voegen.

Dit is een proces in twee stappen:

Stap 1. U selecteert de bestanden die u wilt uploaden.

Stap 2. U uploadt de bestanden met of zonder ze te indexeren.

Elke stap wordt hieronder uitgelegd.

Opmerking: Er wordt in dit artikel verwezen naar "bestanden" wanneer deze vanuit het systeem worden geüpload, en naar "documenten" wanneer de geüploade bestanden in Xtendis aanwezig zijn.

Samenvatting

Het volgende is een samenvatting van het proces, gebruik het als u snel wilt beginnen:

Stap 1. Klik op de Startpagina op + Bestanden.

Stap 2. Klik in de pagina die verschijnt op Bestanden selecteren. Blader naar de map waarin de documenten die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.

Stap 3. Zorg ervoor dat Uploaden met kenmerken is ingeschakeld.

Stap 4. Vul in de lijst met kenmerkvelden die verschijnt de velden naar behoefte in.

Stap 5. Klik op Indexeren onderaan de lijst.

Ondersteuning voor extra bestandsformaten

Naast de standaard bestandsformaten die naar Xtendis kunnen worden geüpload, is in recente versies ondersteuning toegevoegd voor de volgende bestandsformaten (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt):

In detail

In de volgende secties wordt het proces in detail beschreven.

Het uploaden van bestanden kan op de volgende manieren:

1. Door op de knop 'Toevoegen' op de Startpagina te klikken om naar de pagina 'Bestanden uploaden' te gaan en handmatig bestanden te selecteren.
2. Door bestanden van een locatie op het systeem te slepen naar een gebied in Xtendis.
3. Door bestanden van ergens op het systeem te kopiëren en op de Upload bestanden pagina te plakken.
4. Door eerst een bestand te openen en de kenmerken ervan naar het nieuwe bestand te kopiëren.

Elke optie wordt hieronder beschreven.

Methode 1: Handmatig bestanden selecteren

Bij deze methode wordt het proces gestart door eerst de Upload bestanden pagina te openen met de knop Toevoegen op de Startpagina. De te uploaden bestanden worden vervolgens geselecteerd en geüpload.

1. De bestanden selecteren om te uploaden

In deze stap worden de te uploaden bestanden geselecteerd.

Stap 1. Klik op de Startpagina op + Bestanden. of als de werkbalk is ingeklapt, het +-icoon.

De pagina Bestanden uploaden verschijnt.

Stap 2. Klik Selecteer bestanden. Blader naar de map waarin de documenten die u wilt uploaden zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen.

Tip: Beweeg de muisaanwijzer over de knop Selecteer bestanden om knopinfo weer te geven met de bestandsformaten waarin bestanden kunnen worden geüpload.

De bestanden worden toegevoegd aan de pagina.

Stap 3. Doe indien nodig een van het volgende:

• Voeg meer bestanden toe door stap 2 te herhalen.
• Verwijder afzonderlijke bestanden door op het prullenbakicoon naast de bestandsnaam te klikken.
• Schakel het selectievakje voor een bestand uit om aan te geven dat het nog niet moet worden geüpload.
• Wis de lijst door onderaan op Lijst wissen te klikken.

2. Bestanden uploaden

In deze stap upload u de bestanden terwijl u bepaalt of ze nu of later moeten worden geïndexeerd.

Opmerking: Indexeren is het proces van het toevoegen van informatie (bekend als 'kenmerken'), zoals het onderwerp, de eigenaar, de versie, enzovoort. Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.

Meerdere bestanden kunnen tegelijkertijd aan de uploadpagina worden toegevoegd en vervolgens in groepen worden geüpload. Zo kunt u bijvoorbeeld één groep bestanden uploaden en tegelijkertijd laten indexeren, terwijl u een andere groep bestanden uploadt die u later wilt indexeren. Of, wanneer u bestanden van verschillende typen uploadt, kunt u eerst bestanden van het ene type uploaden, gevolgd door bestanden van een ander type.

Stap 1. Zorg ervoor dat de bestanden die u wilt uploaden aan de linkerkant van de pagina zijn geselecteerd door hun selectievakjes in of uit te schakelen.

Stap 2. Schakel de optie Uploaden met kenmerken in of uit.

Stap 3. Doe één van het volgende:

• Wanneer de optie Uploaden met kenmerken is uitgeschakeld, klikt op Indexeren.

De bestanden worden geüpload.

Tijdens dit proces wordt de uploadvoortgang voor elk bestand rechts van het bestand weergegeven. Wanneer het bestand succesvol is geüpload, wordt het toegevoegd aan de lijst met bestanden die zijn verwerkt.

Tip: Klik op het link-icoon om een link naar dit document naar het klembord te kopiëren. Gebruik de link om het document te delen met andere gebruikers die er toegang toe hebben (meestal een collega), bijvoorbeeld door de link in een e-mail te plakken. Het kopiëren van deze link kan ook op elk moment gedaan worden nadat het bestand is toegevoegd. Zie Delen door de link te kopiëren.

Wanneer het proces is voltooid, wordt er een melding weergegeven.

• Wanneer de optie Uploaden met kenmerken is ingeschakeld, verschijnt er een lijst met kenmerkvelden. Vul deze in waar nodig. Als u klaar bent, klikt u op Indexeren onderaan de lijst.

De bestanden worden geüpload.

Tijdens dit proces wordt de uploadvoortgang voor elk bestand rechts van het bestand weergegeven. Wanneer het bestand succesvol is geüpload, wordt het toegevoegd aan de lijst met bestanden die zijn verwerkt.

Tip: Klik op het link-icoon om een link naar dit document naar het klembord te kopiëren. Vervolgens kan de link worden gedeeld met andere gebruikers, bijvoorbeeld door het in een e-mail te plakken.

Wanneer het proces is voltooid, wordt er een melding weergegeven.

Stap 4. Herhaal stap 3 voor eventuele bestanden die nog geüpload moeten worden.

Methode 2: Drag-and-drop gebruiken

Bij deze methode worden de bestanden van een locatie ergens op uw systeem, zoals het Bureaublad of een map, naar een gebied in Xtendis gesleept.

Het volgende kan worden gedaan:

1. Bestanden rechtstreeks naar de Startpagina slepen.
2. Bestanden rechtstreeks naar de pagina Upload bestanden slepen.
3. Bestanden naar het paneel Kenmerken van een bestaand document slepen om deze kenmerken over te nemen.
4. Bestanden naar het gebied Kenmerken van een dossier slepen om de bestanden aan dat dossier toe te voegen.
5. Een e-mail of e-mailbijlage vanuit Outlook slepen naar een gebied in Xtendis.
6. Een afbeelding van een webbrowserpagina slepen naar een gebied in Xtendis.

Elke methode wordt in meer detail uitgelegd in de volgende tabel:

Methode 3: Bestanden kopiëren

Bestanden kunnen snel worden toegevoegd aan de pagina Upload bestanden door ze ergens op uw systeem te kopiëren, zoals het Bureaublad of een map, en ze te plakken in het gebied onder 'Stap 1. Selecteer bestanden' met behulp van de sneltoets Ctrl+V .

Methode 4: Kenmerken kopiëren vanuit een bestaand bestand

Bij deze methode wordt eerst een bestaand bestand geopend en worden de kenmerken ervan gekopieerd om te worden gebruikt in het nieuwe bestand dat wordt geüpload.

Deze methode is vergelijkbaar met het slepen van bestanden naar het Kenmerken-paneel van een bestaand document, zoals uitgelegd in methode 2, maar het proces begint anders.

Stap 1. Open het document die de kenmerken bevat die u wilt kopiëren.

Stap 2. Klik op het Actie-icoon in de verticale werkbalk aan de rechterkant en kies in het menu dat verschijnt Nieuw document, kopieer kenmerken.

Stap 3. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de lokale bestanden kunt selecteren die u wilt uploaden. Gebruik het om een ​​of meer bestanden toe te voegen.

Het paneel 'Nieuw document, kopieer kenmerken' verschijnt.

De kenmerken van het gezochte document zijn al ingevuld.

Stap 4. Pas de kenmerken naar wens aan en klik op Uploaden.

Tip: Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken.

Het paneel 'Nieuw document, kenmerken kopiëren' verschijnt.

De kenmerken van het gezochte document zijn al ingevuld.

Pas de kenmerken naar wens aan en klik op Uploaden.

Tip: Hergebruik kenmerken van reeds geïndexeerde documenten door op het toverstaficoon onder aan het paneel te klikken.

Waar de documenten worden opgeslagen

De geüploade bestanden worden op de volgende locaties opgeslagen:

• Documenten die zijn geïndexeerd, worden opgeslagen in het archief dat tijdens het uploaden is geselecteerd. Ze kunnen worden gebruikt door alle gebruikers die toegang hebben tot dat archief.

• Documenten die niet zijn geïndexeerd, worden aan uw Persoonlijke indexeermap toegevoegd. Van daaruit kunt u de documenten op uw gemak één voor één indexeren.

Eerder geüploade documenten openen

Documenten die zijn geüpload, worden weergegeven op de pagina Upload bestanden onder 'Stap 1: Selecteer bestanden' onder 'Deze bestanden zijn veilig opgeslagen'.

Ze blijven daar totdat de lijst wordt gewist door op het prullenbakicoon te klikken.

Open een document door op het link-icoon te klikken om zo de link naar het klembord te kopiëren en in een nieuw webbrowsertabblad of -venster te plakken.