Documenten delen met Xtendis 8

Het werken met de documenten die in Xtendis zijn opgeslagen, is teamwerk waarbij meerdere personen betrokken zijn. Op een gegeven moment wilt u daarom misschien documenten met anderen delen, zodat zij ze verder kunnen verwerken, downloaden, enzovoort.

Sommige van deze personen bevinden zich mogelijk binnen uw organisatie met toegang tot Xtendis, terwijl andere personen zich mogelijk buiten uw organisatie bevinden zonder toegang tot Xtendis. Documenten kunnen met beide groepen personen worden gedeeld.

Hoe het werkt

Het delen van een document doet u door de ontvanger een link te geven naar het document in Xtendis.

Er zijn twee manieren om dit te doen:

1. Door de link te kopiëren en te delen met gebruikers die toegang hebben tot Xtendis. Delen kan door de link in een chatbericht, een e-mail, enzovoort te plakken. Ontvangers hebben toegang tot het document wanneer ze zijn ingelogd in Xtendis en voldoende rechten hebben om het document te bekijken.

2. Door de link per e-mail te sturen. Bij deze methode wordt er in Xtendis een speciale omgeving gecreëerd waarin het document wordt geplaatst en waartoe de ontvanger toegang krijgt. Het e-mailadres van de ontvanger moet worden ingevoerd als onderdeel van dit proces en er wordt een geautomatiseerde e-mail naar de ontvanger verzonden met instructies voor het bekijken van het document. De ontvanger kan iedereen zijn, ook iemand die geen Xtendis-account heeft.

Delen versus downloaden

De opties om een document te delen of te downloaden lijken erg op elkaar maar hebben een belangrijk verschil.

Wanneer een document wordt gedeeld met behulp van de methoden die in dit artikel worden beschreven, blijft het document in het systeem. Het voordeel hiervan is dat u de inhoud van het document kunt zien en controleren.

Bij het downloaden van een document wordt het buiten het systeem opgeslagen en kan het worden bewerkt, waardoor de controle over de inhoud verloren gaat.

Kies, afhankelijk van uw doel, om een document te delen (zoals hier beschreven) of om te downloaden.

Delen door de link te kopiëren

Bij deze methode wordt de link naar het document naar het klembord gekopieerd en in een e-mail of chatbericht aan de ontvanger geplakt.

Gebruik deze methode als u weet dat de ontvanger een Xtendis-account heeft en toegang heeft tot het document (meestal een collega).

Opmerkingen: Als u niet zeker weet of de gebruiker toegang heeft tot het document, deelt u het document door een e-mail aan te maken. Deze methode kan alleen worden gebruikt voor het delen van één document. Gebruik de methode van het maken van een e-mail om meerdere documenten te delen.

Stap 1. Zoek het document dat u wilt delen met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier waarin het zich bevindt te openen.

Stap 2. Selecteer het document zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Klik in de werkbalk aan de rechterkant het Actie-icoon en kies Kopieer link in het menu dat verschijnt.

Tip: Zie ook Alternatieve methoden om de link te kopiëren hieronder.

Wanneer er meerdere versies van een document bestaan, verschijnt er een bericht waarin u wordt gevraagd naar welke versie u wilt koppelen:

Stap 4. Klik op een van de volgende opties:

• Specifieke versie. Hiermee wordt een link gemaakt naar de huidige versie van het document. De link wordt niet bijgewerkt wanneer een nieuwere versie van het document wordt gemaakt.

• Nieuwste versie. Hiermee wordt een link gemaakt naar de versie die op dat moment de actieve versie van het document is. Wanneer er een nieuwere versie van het document wordt gemaakt, verwijst de link automatisch naar die versie. Dit zorgt ervoor dat de ontvangers altijd de actieve versie van het document zien.

De link wordt gekopieerd en er wordt kort een melding over getoond.

Stap 5. Plak de link in een e-mail, document of chatbericht naar de persoon met wie u het wilt delen.

Opmerking: wanneer een nieuwere versie van het document wordt gemaakt nadat het document is gedeeld, verwijst de link niet langer naar de nieuwste versie. Bij het bekijken van de versie van het document dat is gedeeld, wordt een waarschuwings-icoon weergegeven in de verticale werkbalk. Wanneer de muisaanwijzer over het pictogram bewogen wordt, verschijnt er een tooltip die u informeert dat de versie die u bekijkt niet de actieve versie is. Door op het icoon te klikken, wordt het paneel Versie overzicht geopend waarin de actieve versie (of een andere versie) kan worden bekeken door erop te klikken. Indien nodig kan die versie worden gedeeld.

Alternatieve methoden om de link te kopiëren

De hierboven beschreven methode is waarschijnlijk de meest gebruikte methode. Xtendis biedt echter ook de mogelijkheid om de link te kopiëren bij het uitvoeren van de volgende acties:

• Klik op het link-icoon van het document bij het bekijken van de kenmerken van een document in het Kenmerken paneel.

• Klik bij het toevoegen van een document op het link-icoon van een document dat is geüpload.

• Klik bij het exporteren van documenten op Kopier documentlinks op het tabblad Delen.

Delen via e-mail

Bij deze methode worden één of meerdere documenten op een beveiligde locatie in Xtendis beschikbaar gesteld waartoe de gebruiker toegang krijgt. De link naar de documenten wordt via een geautomatiseerde e-mail naar de gebruiker gestuurd.

Gebruik deze methode wanneer de ontvanger geen Xtendis-account heeft, of wanneer u niet zeker weet of de gebruiker met een Xtendis-account voldoende toegangsrechten heeft om de documenten te bekijken.

Delen via e-mail kan worden gedaan met behulp van de optie Delen in de werkbalk of de optie Exporteren in het menu Acties.

Methode 1: De optie Delen gebruiken in de werkbalk Gebruik deze methode om één document te delen. Stap 1. Zoek het document dat u wilt delen met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier waarin het zich bevindt te openen. Stap 2. Zorg ervoor dat het document zo is geselecteerd dat het blauw omlijnd is. Stap 3. Klik in de werkbalk aan de rechterkant het Exporteeroptes-icoon en kies het tabblad Delen. Stap 4. Voer het e-mailadres in van de persoon met wie u het document wilt delen. Tip: Voeg meerdere adressen toe door op Enter te drukken na het invullen van een e-mailadres. Wanneer een e-mailadres niet bekend is in Xtendis, wordt aangenomen dat de persoon geen toegang heeft tot de Xtendis-omgeving. Er verschijnt dan een bericht dat het document daarom veilig extern wordt gedeeld. Stap 5. Voer het onderwerp van de e-mail in. Stap 6. (Optioneel) Als het document digitaal moet worden ondertekend, schakelt dan de optie Verzoek ondertekening in. Voor meer informatie, zie Documenten digitaal laten ondertekenen in Xtendis 8. Stap 7. Klik op Delen. Het document wordt gedeeld en er wordt een e-mail verzonden naar de ontvangers. Er wordt een melding getoond om u hierover te informeren. Stap 8. (Optioneel) Klik op de melding om alle links te bekijken die u hebt gedeeld met personen die geen toegang hebben tot Xtendis (zie Extern gedeelde documenten beheren).

Methode 2: De optie Exporteren gebruiken in het menu Acties Stap 1. Zoek de documenten die u wilt delen met behulp van een van de zoekfuncties of door de map of het dossier te openen waarin ze zich bevinden. Stap 2. Selecteer een of meer documenten door hun selectievakje te selecteren. De knop Acties verschijnt. Stap 3. Klik op de knop Acties en kies Exporteren in het menu dat verschijnt. Het paneel Exporteren verschijnt. Stap 4. Klik op het tabblad Delen. Stap 5. (Optioneel, alleen beschikbaar wanneer een enkel document is geselecteerd) Schakel de optie Verzoek ondertekening in als het document digitaal moet worden ondertekend. Voor meer informatie, zie Documenten digitaal laten ondertekenen in Xtendis 8. Stap 6. Voer het e-mailadres in van de persoon met wie u het document wilt delen. Tip: Scheid meerdere adressen met een puntkomma (;). Stap 7. Voer het onderwerp van de e-mail in. Stap 8. (Optioneel) Voer de datum in waarna het bestand niet meer mag worden gedeeld. Wanneer u op het veld klikt, wordt de datum automatisch ingesteld op 30 dagen na vandaag. Pas deze datum indien nodig aan. Stap 9. Klik op Delen. Het document wordt gedeeld en er wordt een e-mail verzonden naar de ontvangers. Er wordt een melding getoond om u hierover te informeren. Stap 10. (Optioneel) Klik op de melding om alle links te bekijken die u hebt gedeeld met personen die geen toegang hebben tot Xtendis (zie Extern gedeelde documenten beheren).

Een link ontvangen

De manier waarop een ontvanger van een link naar een gedeeld document toegang kan krijgen tot het document hangt af van de manier waarop de link is gemaakt: gekopieerd of verzonden via e-mail.

Links die zijn gekopieerd

Links die zijn gekopieerd, zijn directe links naar het document in het systeem. De ontvanger heeft eenvoudig toegang tot het document door op de link te klikken. Wanneer de ontvanger nog niet is ingelogd op Xtendis, moet dit eerst worden gedaan.

Links verzonden via e-mail

Links die via e-mail zijn verzonden, kunnen als volgt worden geopend:

• Gebruikers die toegang hebben tot de Xtendis-omgeving kunnen simpelweg op de link klikken. Wanneer de ontvanger nog niet is ingelogd op Xtendis, moet dit eerst worden gedaan. Het document wordt geopend in een nieuw tabblad.

• Gebruikers die geen toegang hebben tot de Xtendis-omgeving ontvangen een e-mail met een link naar een overzicht in Xtendis van alle documenten die met hen zijn gedeeld. Van daaruit kunnen documenten worden bekeken en gedownload.

Opmerking: afhankelijk van de versie van Xtendis en de e-mailtemplate, kan het zijn dat er eerst een verificatiecode moet worden aangevraagd om toegang te krijgen tot het overzicht. Deze code is voor een beperkte periode geldig. Wanneer de code verloopt, kan een nieuwe code worden aangevraagd.

Extern gedeelde documenten beheren

Een overzicht van alle documenten die door u met externe gebruikers zijn gedeeld kunt u bekijken op de pagina Gedeelde documenten.

U kunt naar de pagina gaan door op 'Gedeeld' te klikken in het menu op de Startpagina.

De pagina toont details zoals met wie het document is gedeeld, de datum waarop het is gedeeld, enzovoort.

Wanneer u een document selecteert uit de lijst bovenaan de pagina, wordt er een voorbeeld van getoond en wordt het in de lijst onderaan de pagina geladen.

Van daaruit kunnen acties op het document worden uitgevoerd op dezelfde manier als het uitvoeren van acties na het uitvoeren van een zoekopdracht.

De pagina kan ook op dezelfde manier worden aangepast als een pagina met zoekresultaten.

Voor details hierover, zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 8.

Alle gedeelde documenten beheren

Power users met aanvullende rechten kunnen niet alleen de documenten zien die ze zelf hebben gedeeld, maar kunnen ook alle documenten zien en beheren die door alle gebruikers worden gedeeld.

Voor deze gebruikers verandert de paginatitel in een lijst met de volgende opties:

• Alle deelacties. Voor het bekijken van alle documenten die door alle gebruikers worden gedeeld.
• Eigen deelacties Voor het bekijken van de alleen door u gedeelde documenten.

Een gedeeld document opnieuw versturen

Power users met extra rechten kunnen een gedeeld document opnieuw versturen voor het geval de ontvanger de originele e-mail kwijt is.

Stap 1. Open de pagina Gedeelde documenten door op het icoon Gedeelde documenten op de Startpagina te klikken.

Stap 2. Zoek de documenten waarvan u de gedeelde link wilt verwijderen en selecteer hun selectievakje.

Stap 3. Kies Opnieuw versturen in het Actie-menu.

Stap 4. Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen. Klik op Ja.

De documenten worden opnieuw verzonden en er verschijnt een bevestigingsbericht.

Stoppen met het delen van een document

Als u een document niet meer met een externe gebruiker wilt delen, kunt u het delen stoppen door de link te verwijderen.

Opmerkingen: Met dit proces wordt alleen de link verwijderd die met de ontvanger is gedeeld, waardoor de link ongeldig wordt. Het document zelf wordt niet verwijderd. Wanneer er voor een document een datum is ingesteld waarna het delen van het document moet worden gestopt, dan wordt de link 14 dagen na die datum automatisch verwijderd.

Stap 1. Open de pagina Gedeelde documenten door op het icoon Gedeelde documenten op de Startpagina te klikken.

Stap 2. Zoek het document waarvoor u de gedeelde link wilt verwijderen en selecteer het in de lijst bovenaan de pagina, zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Schakel in de lijst onder aan de pagina het selectievakje voor het document in.

Stap 4. Kies in het Actiemenu dat verschijnt Naar prullenbak verplaatsen.

Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.

Stap 5. Klik op Ja.

De link wordt verwijderd en de lijst wordt bijgewerkt.

Tip: Alternatieve stappen voor power users Power users met aanvullende rechten kunnen ook de volgende stappen uitvoeren: Stap 1. Open de pagina Gedeelde documenten door op het icoon Gedeelde documenten op de Startpagina te klikken. Stap 2. Zoek het document waarvoor u de gedeelde link wilt verwijderen en selecteer het selectievakje in de lijst bovenaan de pagina. Stap 3. Kies Stop delen in het Actiemenu dat verschijnt. Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen. Stap 4. Klik op Ja. De link wordt verwijderd en de lijst wordt bijgewerkt.