Gevoelige gegevens maskeren in Xtendis 8

Documenten van klanten die aan Xtendis worden toegevoegd, kunnen gevoelige, persoonlijke gegevens bevatten, zoals bankrekeningnummers (IBAN), burgerservicenummers (SSN, BSN, NINO), creditcardnummers, enzovoort.

Xtendis kan deze informatie detecteren en (afhankelijk van de configuratie) een van de volgende acties ondernemen:

• De informatie automatisch maskeren. Gevoelige informatie wordt onmiddellijk onleesbaar gemaakt in het document.
• Markeer de resultaten voor beoordeling. Met behulp van handmatige validatieworkflows kunnen gebruikers de gevonden resultaten controleren voordat ze worden gemaskeerd.
• Een metadata-kenmerk zetten. Documenten kunnen worden voorzien van metadata die de aanwezigheid en het type van de gedetecteerde gegevens aangeven, zonder de oorspronkelijke inhoud te wijzigen.

Hoe het werkt

In het kort is het proces als volgt:

• Het proces vindt op de achtergrond plaats tijdens het uploaden van bestanden, of door het verifiëren van documenten die al in het systeem aanwezig zijn.
• Detectie is gebaseerd op vooraf gedefinieerde patronen of op maat geconfigureerde regels met behulp van reguliere expressies (regex).
• Organisaties kunnen hun eigen detectieregels definiëren, waardoor ze zich kunnen aanpassen aan branchespecifieke eisen of interne beleidsregels.
• Er wordt gebruikgemaakt van algemene identificatiecodes, die uitbreidbaar zijn.

Voor meer transparantie kan een overzicht worden gegenereerd met een beschrijving van alle geïdentificeerde risico-elementen, inclusief een tekstuele samenvatting waarin wordt vermeld waar (en op welke pagina's) gevoelige gegevens voorkomen. Dit geeft een helder inzicht in de blootstelling zonder de oorspronkelijke inhoud te onthullen.

De manier waarop het proces moet verlopen, is in het systeem geconfigureerd. Neem voor meer informatie contact op met uw WoodWing-vertegenwoordiger.

Hoe het originele bestand wordt behandeld

Wanneer een document wordt gemaskeerd, zijn de volgende opties beschikbaar om te bepalen wat er met het oorspronkelijke, niet-gemaskeerde bestand gebeurt:

• Behoud het bestand. Het originele bestand blijft op de huidige locatie en is toegankelijk voor gebruikers met de juiste machtigingen. Gebruik dit wanneer de niet-gemaskeerde versie nog steeds legitieme waarde heeft en de toegang al voldoende gecontroleerd is.

• Verplaats het bestand naar een beveiligingszone. Het oorspronkelijke bestand wordt verplaatst naar een beveiligingszone met beperktere toegangsrechten. Gebruik dit wanneer de niet-gemaskeerde versie bewaard moet blijven voor audit- of juridische doeleinden, maar niet langer toegankelijk mag zijn voor dezelfde doelgroep als de gemaskeerde versie.

• Verwijder het bestand. Het originele bestand wordt permanent verwijderd nadat de gemaskeerde versie is aangemaakt. Het originele bestand wordt permanent verwijderd nadat de gemaskeerde versie is beëindigd.