In de dagelijkse praktijk zijn alle documenten of dossiers die getoond worden bij het openen van een folder gebaseerd op een zoekopdracht waarop de folder gebaseerd is.
Er kunnen echter ook meer geavanceerde acties worden uitgevoerd bij het openen van een map, zoals het indexeren van documenten, het splitsen van documenten, het maken van mappen die niet gebaseerd zijn op een zoekopdracht en meer.
Deze acties komen minder vaak voor en worden meestal uitgevoerd door power users. Ze worden daarom apart in dit artikel beschreven.
De acties die gewoonlijk door alle gebruikers worden uitgevoerd, worden beschreven in Werken met mappen in Xtendis 8.
De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Een map maken die niet is gebaseerd op een zoekopdracht
- Documenten verplaatsen naar een Algemene map
- Documenten uit een Algemene map verwijderen of weggooien
- Een maprapport maken
- Extra acties
|
Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien.
|
Een map maken die niet is gebaseerd op een zoekopdracht (Algemene map)
De standaard manier waarop mappen in Xtendis worden gebruikt, is door ze te baseren op een zoekopdracht. Zo worden alle relevante documenten of dossiers gevonden als gebruikers de folder openen. Dergelijke mappen worden ook wel Zoekmappen genoemd.
Een alternatieve manier om een map te maken is om deze niet te baseren op een zoekopdracht. Dergelijke mappen staan bekend als Algemene mappen en kunnen worden gevuld met elk document of dossier vanaf elke plek in het systeem.
In tegenstelling tot Zoekmappen waarin de documenten en dossiers aan elkaar gerelateerd zijn via de criteria in de zoekopdracht, hoeven documenten in een Algemene map niet aan elkaar gerelateerd te zijn.
Voorbeeld: Er kan een map worden gemaakt met daarin de documenten waaraan u die dag wilt werken.
Een Algemene map aanmaken
Volg dezelfde stappen als beschreven in Werken met mappen in Xtendis 8 met de volgende uitzondering:
- Stel op het tabblad Algemeen in stap 1 Soort in op Algemene map.
Documenten verplaatsen naar een Algemene map
Na het aanmaken van een Algemene map, moet deze handmatig worden gevuld met documenten van elders in het systeem.
Stap 1. Gebruik de optie Vinden om naar de documenten te zoeken die u in de map wilt plaatsen.
Stap 2. Selecteer in de zoekresultaten de selectievakjes voor de documenten die u wilt plaatsen.
Stap 3. In het menu Acties bovenaan de pagina, kies In map plaatsen.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gevraagd in welke map de documenten moeten worden geplaatst.
Stap 4. Kies de map uit de lijst en klik op OK.
De documenten worden in de map geplaatst.
Documenten uit een Algemene map verwijderen of weggooien
Wanneer documenten geen deel meer mogen uitmaken van een Algemene map of wanneer de map moet worden leeggemaakt om weg te kunnen gooien, kunnen de documenten uit de map worden verwijderd.
Dit kan door ze te verwijderen terwijl ze in het systeem blijven of door ze naar de prullenbak te verplaatsen.
Stap 1. Vink in de map de selectievakjes aan voor de documenten die u wilt verwijderen.
Stap 2. Voer een van de volgende handelingen uit in het menu Acties boven aan de pagina:
- Kies Uit map halen.
- Kies Naar prullenbak verplaatsen.
Stap 3. Er verschijnt een dialoog waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen. Klik op Ja.
Opmerking: Als u een document naar de prullenbak hebt verplaatst, kan het weer worden hersteld of permanent worden verwijderd.
Een maprapport maken
Wanneer de lijst met documenten in de map op de een of andere manier moet worden geanalyseerd, kan de lijst als een bestand in CSV-indeling naar uw lokale systeem worden geëxporteerd, van waaruit deze in Excel kan worden geopend. Alle kolommen die momenteel worden weergegeven, worden in het rapport opgenomen.
|
Opmerkingen:
|
Stap 1. (Optioneel) Definieer in de Algemene instellingen welk scheidingsteken moet worden gebruikt voor het CSV-rapport: een komma (standaard) of een puntkomma.
Stap 2. Open de map waarvan u een rapport wilt maken.
Stap 3. Klik in een geopende map op de mapnaam bovenaan het scherm en kies Rapportage pagina in het menu dat verschijnt.
Een pagina met de resultaten wordt geopend.
Stap 4. Klik op de mapnaam bovenaan het scherm en kies Rapportage in het menu dat verschijnt.
Stap 5. Afhankelijk van hoe uw webbrowser is ingesteld, wordt het bestand automatisch opgeslagen op een standaardlocatie, zoals uw map Downloads, of moet u eerst naar de locatie navigeren waar u het bestand wilt opslaan.
Stap 6. Zodra het bestand is opgeslagen, opent u het in Microsoft Excel (zie de documentatie van Excel voor meer informatie).
Tip: Om er zeker van te zijn dat geaccentueerde tekens correct worden geladen bij het importeren van een CSV-bestand in Microsoft Excel, gebruik de optie Gegevens > Importeren Van Tekst/CSV in plaats van te dubbelklikken op het bestand in de map, of in plaats van de optie Bestand > Openen te gebruiken. Voor meer informatie, zie de Excel-documentatie.
Extra acties
Veel van de acties die in een map kunnen worden uitgevoerd, zijn dezelfde als die bij het bekijken van zoekresultaten. Deze staan elders beschreven. Zie de volgende artikelen voor meer informatie:
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.