Werken in Xtendis draait om het werken met de documenten die in het systeem beschikbaar zijn.
Op een doorsnee werkdag wilt u zich misschien concentreren op een bepaalde reeks documenten, zoals documenten die enige actie van u vereisen, documenten die onlangs zijn toegevoegd waarvan u op de hoogte wilt zijn, documenten die andere gebruikers met u hebben gedeeld, enzovoort.
Een manier om met deze documenten te werken is het gebruik van mappen waarin de documenten waaraan u wilt werken beschikbaar zijn.
In dit artikel wordt beschreven hoe u met mappen kunt werken.
De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Mappen versus dossiers
- Basisprincipes van mappen
- Een map openen
- Een map aanmaken
- Een map kopiëren
- Mapinstellingen bewerken
- Een map als favoriet markeren
- Het aantal van de bestanden in de map verversen
- Mappen verwijderen
- Een maprapport maken
- Geavanceerd gebruik van mappen
- Extra acties
|
Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien.
|
Mappen versus dossiers
In zekere zin lijken mappen en dossiers erg op elkaar in het feit dat ze allebei documenten groeperen.
Er zijn echter kleine verschillen in hun functionaliteit en dus in de manier waarop ze worden gebruikt:
- Mappen groeperen elk document in het systeem, of ze nu aan elkaar gerelateerd zijn of niet. Ze zijn doorgaans gebaseerd op een zoekopdracht zoals hieronder uitgelegd, persoonlijk gemaakt voor uw gebruik of gedeeld met andere gebruikers.
- Dossiers kunnen alleen documenten groeperen die aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een medewerker of een project. Dossiers bevatten ook specifieke kenmerken zoals de geboortedatum van een werknemer of het soort dienstverband. Documenten die aan het dossier worden toegevoegd, erven automatisch deze kenmerken.
Basisprincipes van mappen
De typische manier van werken met mappen is dat de documenten die getoond worden bij het openen van de map gebaseerd zijn op een zoekopdracht.
Voorbeeld: Een map kan worden gebaseerd op een zoekopdracht die zoekt naar alle documenten van een bepaald bedrijf of een bepaalde klant, of naar alle documenten die in de afgelopen week zijn toegevoegd.
Opmerking: Dergelijke mappen worden ook wel 'Zoekmappen' genoemd.
De meeste, zo niet alle, mappen waarmee u in Xtendis werkt zullen van dit type zijn.
Een map openen
Mappen waartoe u toegang heeft, zijn snel toegankelijk door erop te klikken via de Startpagina:
- Mappen die zijn gemarkeerd als favoriet (zie hieronder) worden weergegeven onder het veld Snel zoeken. Als de map documenten bevat, wordt het totale aantal weergegeven als een badge.
- Een overzicht van alle mappen is te zien door op de Startpagina op 'Alle mappen tonen' te klikken. Beweeg hier de muisaanwijzer over de titel van een map en klik op ‘Open map →’ dat verschijnt.
Afbeelding: De Startpagina met mappen gemarkeerd als favoriet en de optie voor toegang tot de volledige lijst met mappen.
Afbeelding: De volledige lijst met mappen bekijken.
Opmerking: Het is niet mogelijk om de zoekfuncties (zoals die voor het zoeken naar documenten) te gebruiken om naar mappen te zoeken en deze te openen vanuit de zoekresultaten.
De pagina Mappenoverzicht filteren
Zoals hierboven vermeld, biedt de pagina met het mappenoverzicht een overzicht van alle mappen in alle archieven waartoe u toegang heeft.
Bij het openen van de pagina worden alle mappen voor alle archieven weergegeven, terwijl systeemmappen verborgen zijn.
De zoek- en filteropties in de rechterbovenhoek kunnen worden gebruikt om de resultaten te verfijnen:
- Zoekveld. Voer (een deel van) de naam in van de map die u zoekt.
- Klik op het menu Archief om het archief te kiezen waarin u wilt zoeken.
- Klik op de schakelaar voor systeemmappen om systeemmappen weer te geven of te verbergen.
Aanvullende zoekparameters
Soms heeft de zoekopdracht die naar de documenten zoekt om in een map te tonen aanvullende informatie nodig, zoals een tijdsperiode of de naam van een medewerker of project.
Wanneer dit het geval is, verschijnt er bij het openen van een map een paneel waarin deze informatie moet worden ingevoerd.
Afbeelding: Een voorbeeld van het invoeren van een waarde bij het openen van een map. Hier moet het onderwerp voor de documenten worden gespecificeerd.
Als u op Vinden klikt, wordt op basis van die informatie naar de documenten gezocht en wordt de map geopend.
Een map verversen
Om de inhoud van een map te verversen terwijl de map geopend is, voert u een van de volgende handelingen uit:
- Beweeg de muisaanwijzer over het mappictogram links van de mapnaam en klik op het pictogram Verversen dat verschijnt.
- Klik op de mapnaam en kies Verversen in het menu dat verschijnt.
Een map aanmaken
Stap 1. Doe één van het volgende:
- Op de Startpagina in het menu Toevoegen, klik op Nieuwe map.
- Klik op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina en klik dan op Nieuwe toevoegen.
Tip: Een zoekmap kan ook worden aangemaakt door in Geavanceerd zoeken te klikken op de optie Opslaan als zoekmap.
Het paneel Nieuwe map verschijnt.
De opties in het paneel zijn gegroepeerd in tabbladen.
Stap 2. Stel op het tabblad Algemeen de opties in zoals hieronder beschreven.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Voer een beschrijvende naam in voor de map. |
| Beschrijving | Optioneel. Beschrijf waar de map voor wordt gebruikt. Dit wordt met name aanbevolen wanneer u de map deelt met andere gebruikers (zie de optie Gedeelde map hieronder). |
| Eigenaar |
Laat dit ingesteld staan op uw naam. Opmerking: Als u uzelf niet als eigenaar instelt of de map niet deelt en uzelf opneemt in de groep personen die de map kunnen zien, zult u geen toegang tot de map hebben nadat u deze hebt aangemaakt. |
| Entiteit |
Kies of de map alleen documenten of alleen dossiers moet bevatten. Opmerking: Deze instelling kan niet worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt. |
| Soort | Laat dit ingesteld staan op Zoekopdracht. De andere optie Algemene map maakt deel uit van het geavanceerd gebruik van mappen. |
| Gedeelde map |
Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Schakel deze optie in als u de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen in het systeem wilt delen. Wanneer een map wordt gedeeld, verschijnt de map in de lijst met mappen op de Startpagina van die gebruiker. |
| Voorkeursfunctie |
Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Laat dit ingesteld staan op Open map. Opmerking: De andere opties die hier kunnen worden gekozen worden gebruikt wanneer specifieke taken moeten worden uitgevoerd. Deze worden meestal niet dagelijks gebruikt. Ze worden uitgelegd in Mapinstellingen in Xtendis 8. |
| Standaard archief | Alleen beschikbaar wanneer Entiteit is ingesteld op Document. Kies het archief waarin de map moet worden opgeslagen. |
| Kleur |
Mappen verschijnen op de Startpagina zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Om een map te laten opvallen als deze inhoud bevat en om deze te onderscheiden van de andere mappen, kan de map een kleur gegeven worden. Kies de kleur die u de map wilt geven. |
| Icoon | Het type inhoud dat de map bevat, kan worden gevisualiseerd door een icoon toe te voegen. Kies er een uit de set iconen. Het icoon verschijnt voor een map op de Startpagina, of bij het bekijken van het overzicht van alle mappen op de Startpagina. |
Stap 3. Ga naar het tabblad Zoekopdracht en definieer de zoekopdracht waarmee de documenten worden gevonden die in de map moeten verschijnen. Voor details over hoe u dit doet, zie Criteria gebruiken bij het zoeken in Xtendis 8.
Stap 4. (Optioneel, alleen als de optie Gedeelde map is ingeschakeld op het tabblad Algemeen) Open het tabblad Delen en definieer de instellingen voor het delen van de map met andere gebruikers of gebruikersgroepen. Zie Mapinstellingen in Xtendis 8 voor meer informatie.
De instellingen op het tabblad Kolommen kunnen pas worden gewijzigd nadat de map is aangemaakt.
Stap 5. Klik op OK om de map op te slaan.
Stap 6. (Optioneel) Configureer als volgt hoe de kolommen worden weergegeven in de lijst met documenten of dossiers die in de map worden weergegeven:
Stap 6a. Doe één van het volgende:
- Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt. Klik in het paneel Configureer map dat verschijnt op het tabblad Kolommen.
- Open de map door er op de Startpagina op te klikken. Klik op de 3 puntjes boven de kolomweergave en kies Pas layout aan in het menu dat verschijnt.
Het paneel bevat de volgende opties:
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Groeperen toestaan | Bepaalt of de zoekresultaten kunnen worden gegroepeerd op één of meer kolommen (zie hieronder). Is standaard ingeschakeld. |
| Filteren toestaan | Bepaalt of kolommen kunnen worden gefilterd (zie hieronder) door handmatig tekst in te voeren om op te filteren. Is standaard ingeschakeld. |
|
Document Dossier Algemeen Volgorde |
Met deze tabbladen wordt geregeld welke kolommen (in de vorm van kenmerken) worden getoond of verborgen, en in welke volgorde ze worden getoond. Zie hieronder.
|
| Standaardinstelling herstellen |
(Alleen beschikbaar wanneer u de map opent en 'Pas layout aan' kiest in het mapmenu.) Klik hierop om gemaakte wijzigingen ongedaan te maken en de standaardinstellingen te gebruiken. |
| Layout opslaan | Klik om de instellingen op te slaan. |
| Layout opslaan voor... |
(Alleen beschikbaar voor functioneel beheerders.) Klik om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan. |
Stap 6b. Stel de opties in zoals gewenst en klik als u klaar bent op OK om de wijzigingen op te slaan.
Een map kopiëren
Als een bestaande map al veel van de instellingen heeft die een nieuwe map ook moet hebben, kan er een kopie van die map worden gemaakt.
Dit bespaart tijd omdat de nieuwe map niet handmatig aangemaakt en geconfigureerd hoeft te worden.
Stap 1. Open het paneel Configureer map zoals uitgelegd in Mapinstellingen bewerken in de sectie hieronder.
Stap 2. Klik onderaan, naast de knop Verwijderen, op Kopiëren.
Stap 3. Bevestig dat u een kopie van de map wilt maken.
Er wordt een nieuwe map aangemaakt met exact dezelfde instellingen als de map die is gekopieerd.
Stap 4. Pas de instellingen waar nodig aan.
Mapinstellingen bewerken
Nadat een map is aangemaakt, kunnen de instellingen ervan op elk moment worden bewerkt.
Opmerking: De instellingen 'Entiteit' en 'Soort' kunnen niet worden gewijzigd nadat een map is aangemaakt.
Doe één van het volgende:
- Beweeg op de Startpagina met de muis over de map, klik op de 3 puntjes die verschijnen en kies Configureren in het menu dat verschijnt.
- Klik in een geopende map op de mapnaam bovenaan het scherm en kies Configureren in het menu dat verschijnt.
Het paneel Configureer map verschijnt. Zie Mapinstellingen in Xtendis 8 voor meer informatie over de opties die kunnen worden ingesteld.
Een map als favoriet markeren
Mappen die u vaak gebruikt kunt u markeren als favoriet. Deze verschijnen dan op de Startpagina zodat ze eenvoudig en snel toegankelijk zijn.
Een map als favoriet instellen
Voer een van de volgende handelingen uit om een map als favoriet te markeren:
- Klik in de map op het ster-icoon boven aan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een gevulde ster.
- Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken en klik in de lijst op de lege ster bij een map om deze in een gevulde ster te veranderen.
- Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken, vink de vakjes aan bij de mappen die u als favoriet wilt markeren, klik op de knop Acties die verschijnt en kies Aan favorieten toevoegen in het menu.
Tip: Als beheerder, kies optioneel voor Aan favorieten toevoegen voor iedereen om een gedeelde map als favoriet te markeren voor alle gebruikers met wie de map wordt gedeeld.
De status 'favoriet' verwijderen
Voer een van de volgende handelingen uit om de status 'favoriet' te verwijderen:
- Klik in de map op het icoon van de gevulde ster bovenaan het scherm, rechts van de mapnaam. Het icoon verandert in een lege ster.
- Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken en klik op een gevulde ster voor een map om deze in een lege ster te veranderen.
- Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken, vink de vakjes aan bij de mappen waarvan de favorietenstatus moet worden verwijderd, klik op de knop Acties die verschijnt en kies in het menu voor Uit favorieten verwijderen.
Tip: Als beheerder, kies optioneel voor Uit favorieten verwijderen voor iedereen om de favorietenstatus van een gedeelde map te verwijderen voor alle gebruikers met wie de map wordt gedeeld.
Het aantal van de bestanden in de map verversen
Mappen die als favoriet zijn gemarkeerd, verschijnen op de Startpagina zodat ze snel geopend kunnen worden.
Het totale aantal dossiers of documenten dat de map bevat, wordt rechtsonder weergegeven. Dit aantal is statisch en geeft daarom mogelijk niet altijd het werkelijke aantal weer op het moment dat de map zou worden geopend.
Om het totaal snel te verversen, beweeg de muis over de map, klik op de drie puntjes die verschijnen en kies in het menu dat verschijnt de optie Ververs aantallen.
Mappen verwijderen
Opmerking: Alleen de map wordt verwijderd; alle documenten die erin stonden, blijven in het systeem staan.
Stap 1. Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken.
Stap 2. Schakel het selectievakje in voor de mappen die moeten worden verwijderd.
Stap 3. Klik op de knop Acties die verschijnt en kies Mappen verwijderen uit het menu.
Er verschijnt een bericht waarin gevraagd wordt om de actie te bevestigen.
Stap 4. Klik op Ja.
Als het een gedeelde map betreft, verschijnt er een melding om u te informeren dat de map ook wordt verwijderd voor de gebruikers met wie deze is gedeeld.
Stap 5. Klik op Ja om te bevestigen dat u wilt doorgaan.
De map wordt verwijderd.
Stap 6. Wanneer de map als favoriet op de Startpagina verscheen, is deze mogelijk nog steeds zichtbaar. Vernieuw de pagina om het te verwijderen.
Een rapport van het mappenoverzicht maken
Wanneer een overzicht van de beschikbare mappen in een archief en de bijbehorende instellingen nodig is, kan er een rapport in .csv-formaat worden gegenereerd.
Stap 1. Ga naar het mappenoverzicht door op Ga naar mappenoverzicht op de Startpagina te klikken.
Stap 2. Klik links van de knop Nieuwe toevoegen op de drie puntjes.
Stap 3. Kies in het menu dat verschijnt een van de volgende opdrachten:
- Download rapportage. Maakt het rapport aan en downloadt het.
- Download rapportage met aantal documenten/dossiers Maakt en downloadt het rapport, inclusief een telling van de items in elke map.
Stap 4. Open het bestand in bijvoorbeeld Microsoft Excel.
Geavanceerd gebruik van mappen
Afgezien van de methode voor het werken met mappen die in dit artikel wordt beschreven, kunnen mappen ook op meer geavanceerde manieren worden gebruikt voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals het indexeren van documenten, het splitsen van documenten en het maken van een maprapport.
Dergelijke taken worden doorgaans uitgevoerd door power users en worden daarom afzonderlijk beschreven.
Voor meer informatie, zie Geavanceerde manieren om met mappen te werken in Xtendis 8.
Extra acties
Veel van de acties die in een map kunnen worden uitgevoerd, zijn dezelfde als die bij het bekijken van zoekresultaten. Deze staan elders beschreven. Zie de volgende artikelen voor meer informatie:
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.