Werken met kenmerken in Xtendis 7

De functionaliteit en werking van Xtendis en de daarin opgeslagen documenten en dossiers zijn sterk afhankelijk van kenmerken (ook wel 'metadata', 'eigenschappen', of 'indexen' genoemd). Het is belangrijk om te weten wat ze zijn en hoe ze te gebruiken.

Dit artikel beschrijft wat kenmerken zijn, hoe ze worden weergegeven in Xtendis en hoe ze kunnen worden gewijzigd en toegevoegd.

Wat zijn kenmerken?

Kenmerken beschrijven specifieke aspecten van een bestand:

• Wanneer het gemaakt is
• Welke applicatie gebruikt is om het te maken
• Wie het heeft gemaakt
• Welk type bestand het is
• Wat de grootte van het bestand is
• ...en veel veel meer

Al deze informatie wordt opgeslagen in het bestand zelf, wat betekent dat wanneer u het bestand verplaatst (bijvoorbeeld door het naar iemand anders te sturen of door het te uploaden naar Xtendis), de kenmerken meeverhuizen.

Wanneer u met bestanden op een computer werkt, komt u kenmerken overal tegen: van het simpelweg bekijken van een bestand in een map tot het rechtsklikken op een bestand en het openen van het paneel Kenmerken.

Kenmerken worden ook door Xtendis toegevoegd om informatie op te slaan over het archief waarin het document of dossier is opgeslagen, details over de flow acties, versienummers van een document en nog veel meer.

Soorten kenmerken

Sommige kenmerken bevatten zeer technische informatie (zoals de bestandsgrootte en het bestandstype), terwijl andere kenmerken de inhoud of flow van het bestand beschrijven (zoals een intern referentienummer, status of projectnaam).

Hoe kenmerken worden toegevoegd

Kenmerken kunnen automatisch worden toegevoegd (bijvoorbeeld door een scanner of een tekstverwerker), of ze kunnen handmatig worden toegevoegd.

In sommige kenmerken moet de waarde worden getypt, terwijl ze in andere moeten worden gekozen uit een lijst of uit een kalender.

Kenmerken wijzigen

Sommige kenmerken kunnen niet worden gewijzigd (zoals de datum en tijd waarop het bestand is gemaakt), terwijl andere kenmerken vrij kunnen worden bewerkt (zoals het onderwerp).

Kenmerken en Xtendis

U zult overal in Xtendis kenmerken zien staan en zij vormen de basis voor het uitvoeren van een zoekopdracht. U zult ook regelmatig kenmerken wijzigen of bijwerken, hetzij direct door ze handmatig te wijzigen, hetzij indirect door bijvoorbeeld een document naar een ander archief te verplaatsen of door de status ervan te wijzigen.

De informatie die in bepaalde kenmerken wordt bewaard kan zo belangrijk zijn dat deze verplicht moet worden ingevuld bij het uploaden van een bestand (denk aan een kenmerk zoals het documenttype dat een essentieel stuk informatie is voor Xtendis om het bestand goed te verwerken en op te slaan) .

Hoe meer kenmerkwaarden aan een bestand worden toegevoegd, hoe waarschijnlijker het is dat het bestand wordt gevonden bij het zoeken ernaar.

Vaste waarden

In sommige velden is het belangrijk dat er specifieke waarden worden toegevoegd, zoals een documenttype of documentstatus. In plaats van handmatig een waarde in dergelijke velden in te voeren, kan een waarde alleen worden gekozen uit een lijst met vaste waarden (zie Vaste waarden beheren).

Dit zorgt ervoor dat alleen toegestane waarden worden toegevoegd en dat ze altijd correct worden gespeld.

Gekoppelde vaste waarden

Info: Voor het gebruik van deze functie voor de optie Vinden is Xtendis 7.2.2 of hoger vereist (zie hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt).

Xtendis kan ook zo worden geconfigureerd dat de velden die waardenlijsten weergeven, gekoppeld zijn. Op deze manier verschijnen bij het kiezen van een waarde in het ene veld alleen gerelateerde waarden van een lijst in het andere veld in plaats van dat alle waarden van de lijst worden weergegeven.

Dit vermindert het aantal opties waaruit u kunt kiezen aanzienlijk, waardoor de kans groter wordt dat een veld wordt gevuld met een zinvolle waarde, en het invullen van deze velden veel sneller en efficiënter wordt.

Voorbeeld: Stel dat de velden voor invoerlijsten Onderwerp en Soort zijn gekoppeld. Beide lijsten bevatten veel waarden, maar slechts enkele zijn aan elkaar gerelateerd. Bij het kiezen van het onderwerp Arbeid bijvoorbeeld toont de invoerlijst in het veld Soort dan alleen gerelateerde opties zoals vertrouwelijk akkoord, functiewaardering, leaseauto, enzovoort. Als deze velden niet gekoppeld zouden zijn, zouden er ook velden voor andere, niet-gerelateerde onderwerpen verschijnen.

Locaties in Xtendis waar u kenmerken tegenkomt

Enkele van de locaties waar kenmerken verschijnen, worden weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Opmerking: Dit is slechts een voorbeeld; kenmerken verschijnen in Xtendis op veel meer locaties.

1. Het paneel Vind een document. Zoeken naar een document, dossier of notitie wordt gedaan door zoekcriteria in te voeren in de kenmerken van het paneel Vind een document.

2. Zoekresultaten. De lijst met kolommen en rijen in de zoekresultaten bestaat volledig uit kenmerken en hun waarden.

3. Het Kenmerken paneel. De kenmerken van een document kunnen worden bekeken in het Kenmerken paneel.

Kenmerken bekijken

De informatie die is opgeslagen in de kenmerken geeft veel context over een document of dossier. U zult er dan ook vaak naar refereren.

U kunt de kenmerken in het paneel Kenmerken bekijken.

Voor documenten

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om het document te vinden waarvan u de kenmerken wilt bekijken.

Stap 2. Selecteer het document of dossier zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Voer een van de volgende handelingen uit in de verticale werkbalk aan de rechterkant:

• Klik op het documenticoon.

• Beweeg de muisaanwijzer over het documenticoon en kies Toon kenmerken in het menu dat verschijnt.

Het Kenmerken paneel verschijnt met de kenmerken van het geselecteerde document.

Het paneel is verdeeld in secties die kunnen worden ingeklapt of uitgeklapt.

• Dossier. Beschikbaar wanneer het document deel uitmaakt van een dossier. Toont de kenmerken van dat dossier. Deze zijn te herkennen aan hun groene achtergrond.
• Document. De kenmerken van het document. Deze zijn te herkennen aan hun blauwe achtergrond.
• Algemeen. Bevat algemene, meer technische kenmerken waar niet vaak naar gerefereerd wordt.

Stap 4. Doe één van het volgende:

• Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan.
• Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen.
• Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen.
• Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen.
• Klik op Opslaan voor... om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders).

• Klik op het link icoon in de koptekst om de link naar het dossier of document naar het klembord te kopiëren. Het kan vervolgens worden gedeeld met andere Xtendis-gebruikers, bijvoorbeeld via e-mail.

• Klik op een van de kenmerken met een gekleurde achtergrond om een nieuwe zoekopdracht uit te voeren naar alle dossiers of documenten die de kenmerkwaarde delen.

Voor dossiers

Het paneel Kenmerken wordt automatisch getoond bij het openen van een Dossier. Het verschijnt bovenaan het scherm.

Doe één van het volgende:

• Klik op Wijzig layout... onderaan de lijst om kenmerken te tonen of te verbergen. Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen. Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen. Klik als u klaar bent op Opslaan.

• Klik op een van de kenmerken met een gekleurde achtergrond om een nieuwe zoekopdracht uit te voeren naar alle dossiers of documenten die de kenmerkwaarde delen.

Kenmerken indexeren

Documenten en dossiers worden geïndexeerd: een proces waarbij de waarden van kenmerken worden toegewezen zodat de dossiers en documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden.

Tijdens dit proces wordt het document of dossier ook toegevoegd aan een archief.

Zolang een document niet geïndexeerd is, kan het geen deel uitmaken van het hoofdarchief (ook wel "functioneel archief" of "actief archief" genoemd) en zal het deel uitmaken van wat het "tijdelijk archief" wordt genoemd.

U zult het proces van het indexeren van een document regelmatig tegenkomen, bijvoorbeeld bij het uploaden van een document. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van dit proces. Voor meer informatie, zie Documenten indexeren in Xtendis 7.

Kenmerken wijzigen

Kenmerken kunnen worden gewijzigd voor individuele documenten of tegelijkertijd voor meerdere documenten (ook wel collectief of batchgewijs wijzigen genoemd).

Individuele documenten

Stap 1. Gebruik de optie Vinden om het document of dossier te vinden waarvan u de kenmerken wilt wijzigen.

Stap 2. Selecteer het document of dossier zodat het blauw wordt omlijnd.

Stap 3. Doe één van het volgende:

• Voor documenten: Beweeg de muisaanwijzer in de verticale werkbalk aan de rechterkant over het icoon Document en kies Kenmerken wijzigen in het menu dat verschijnt.

• Voor dossiers: klik op de naam van het dossier en kies in het menu dat verschijnt voor Wijzig dossier.

Het Wijzig kenmerken paneel verschijnt.

Afbeelding: Het Wijzig kenmerken paneel voor een document in een dossier.

Stap 4. (Optioneel) Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan.

• Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen.
• Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen.
• Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen.
• Klik op Opslaan voor... om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders).

Stap 5. (Optioneel) Klik op Wissen onder aan het paneel om alle huidige waarden te wissen.

Stap 6. Wijzig indien nodig een van de waarden. Klik als u klaar bent op Wijzigen om de wijzigingen op te slaan.

Tip: Voor velden die een lijst met waarden bevatten, kan een deel van die waarde getypt worden om deze snel te vinden.

Opmerking: Als het geselecteerde archief dossiers ondersteunt, wordt een veld Kies een dossier weergegeven waarmee het document aan een dossier kan worden toegevoegd. Voor meer informatie, zie Werken met dossiers in Xtendis 7.

Meerdere documenten

In deze stap worden meerdere documenten in één handeling bijgewerkt met behulp van een proces waarbij Xtendis bezet blijft totdat alle documenten zijn bijgewerkt. Gedurende deze periode kan Xtendis niet worden gebruikt.

Opmerking: Deze methode is goed te gebruiken wanneer slechts een paar documenten moeten worden bijgewerkt, maar kan te lang duren voor een groter aantal documenten. Het is dan beter om de kenmerken bij te werken door een map te gebruiken (zie hieronder). Het proces wordt dan op de achtergrond uitgevoerd, zodat u door kunt blijven werken in Xtendis.

Stap 1. Gebruik de optie Vinden of open een map of dossier om de documenten of dossiers te vinden waarvan u de kenmerken wilt wijzigen.

Stap 2. Selecteer in de zoekresultaten de selectievakjes voor de documenten of dossiers waarvan u de kenmerken wilt wijzigen.

Het actie-icoon boven aan het scherm verschijnt.

Stap 3. Klik op de Actie knop en kies in het menu dat verschijnt op Collectief kenmerken wijzigen.

Het paneel Wijzig kenmerken collectief verschijnt.

Stap 4. (Optioneel) Klik op Wijzig layout... onder aan het paneel om de kenmerken te beheren door een van de volgende handelingen uit te voeren. Klik als u klaar bent op Opslaan.

• Schakel een selectievakje in om het kenmerk weer te geven en schakel het uit om het te verbergen.
• Sleep een kenmerk hoger of lager in de lijst om de volgorde te wijzigen.
• Klik op Terug naar standaard om de kenmerkinstellingen terug te zetten naar hun standaardinstellingen.
• Klik op Opslaan voor... om de instellingen voor alle gebruikers op te slaan (alleen beschikbaar voor functioneel beheerders).

Stap 5. (Optioneel) Klik op Wissen onder aan het paneel om alle huidige waarden te wissen.

Stap 6. Voor elk van de kenmerken waarvan de waarden moeten worden gewijzigd, selecteert u het selectievakje voor dat veld en voegt u de waarde toe of wijzigt u deze. Als u klaar bent, klikt u op Wijzigen om de wijzigingen op te slaan.

Tip: Voor velden die een lijst met waarden bevatten, kan een deel van die waarde getypt worden om deze snel te vinden.

Meerdere documenten (achtergrondproces)

Bij deze methode worden meerdere documenten in een achtergrondproces bijgewerkt door gebruik te maken van een map waarin de documenten worden gevonden op basis van een zoekopdracht. Het voordeel hiervan is dat u niet hoeft te wachten tot het proces is afgerond en dat u gewoon door kunt werken in Xtendis terwijl het proces loopt.

Natuurlijk moet zo'n map wel bestaan of worden ingericht. Hier wordt aangenomen dat dit het geval is.

Stap 1. Open de map met de documenten of dossiers waarvan u de kenmerken wilt wijzigen.

Stap 2. Selecteer de selectievakjes voor de documenten of dossiers waarvan u de kenmerken wilt wijzigen.

Stap 3. Klik op de mapnaam bovenaan en kies in het menu dat verschijnt Collectief kenmerken wijzigen.

Opmerking: Kies niet 'Collectief kenmerken wijzigen' in het menu Acties. Als deze actie gebruikt wordt, blijft Xtendis bezet totdat alle documenten zijn bijgewerkt. Gedurende deze periode kan Xtendis niet worden gebruikt.

Het paneel Collectief kenmerken wijzigen verschijnt.

Stap 4. Kies uit de lijst bovenaan het kenmerk dat moet worden bijgewerkt en voer de waarde in. Als u klaar bent, klikt u op Toevoegen.

Het kenmerk wordt toegevoegd aan de lijst met acties eronder.

Stap 5. Herhaal stap 4 om zoveel kenmerken toe te voegen als nodig is. Klik optioneel op het rode kruis voor een kenmerk om deze uit de lijst te verwijderen.

Stap 6. Klik op OK om het proces te starten.

Er verschijnt een melding dat de taak naar de server is verzonden en dat u een melding ontvangt wanneer het proces is voltooid. Deze melding verschijnt in het meldingsgebied van de Startpagina.

Vastgezette waarden

Bij het indexeren van documenten of het uitvoeren van een zoekopdracht worden waarden ingevoerd in de kenmerkvelden. Het kan zijn dat u voor een specifiek veld wilt dat de waarde gelijk blijft voor indexerings- of zoekacties die u na elkaar uitvoert.

In deze gevallen kan een ingevoerde waarde worden vastgezet. Op deze manier hoeft het niet elke keer handmatig te worden toegevoegd.

Plaats hiervoor de cursor in het veld en klik op het Pin-icoon aan de rechterkant van het veld. Voor velden die zijn vastgezet, wordt het icoon diagonaal weergegeven, voor velden die niet zijn vastgezet, wordt het icoon horizontaal weergegeven.

Afbeelding: Een kenmerk met een niet-vastgezette waarde (boven) en een kenmerk met een vastgezette waarde (onder).

Na het uitvoeren van de actie door op Indexeren of Afsluiten te klikken, blijft de ingevoerde waarde in het veld staan zolang deze is vastgezet, ook na uit- en weer inloggen.

Om een waarde los te maken, klikt u nogmaals op het pictogram en slaat u deze wijziging op door op Indexeren of Afsluiten te klikken.

De vastgezette waarde in het veld kan op elk moment worden gewijzigd zonder de huidige waarde los te maken; de nieuwe waarde is dan de waarde die vast blijft staan.

Het gebruik van pinnen kan in uw persoonlijke instellingen worden in- en uitgeschakeld.

Vaste waarden beheren

In sommige velden is het belangrijk dat er specifieke waarden worden toegevoegd, zoals een documenttype of documentstatus. In plaats van handmatig een waarde in dergelijke velden in te voeren, kan een waarde alleen worden gekozen uit een lijst met vaste waarden.

Dit zorgt ervoor dat alleen toegestane waarden worden toegevoegd en dat ze altijd correct worden gespeld.

Deze vaste waarden worden beheerd door de systeembeheerder of via de optie Vaste waarden beheren die beschikbaar is voor power gebruikers.

Om de optie Vaste waarden beheren te gebruiken, doet u het volgende:

Stap 1. Klik in een veld dat fungeert als een lijst.

De lijst met beschikbare opties om uit te kiezen verschijnt.

Stap 2. Klik op het +-icoon.

Het paneel Vaste waarden beheren verschijnt voor dat veld.

Stap 3. Doe één van het volgende:

• Om een nieuwe waarde toe te voegen typt u deze in het veld bovenaan en klikt u op het +-teken.

• Om een bestaande waarde te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer erop in de lijst en klikt u op het potlood icoon dat verschijnt. Wijzig de waarde in het paneel dat verschijnt en klik op OK.

• Om een bestaande waarde te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer erop in de lijst en klikt u op het prullenbak icoon dat verschijnt.

Stap 4. Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het paneel te sluiten.

Kenmerken van reeds geïndexeerde documenten gebruiken

Bij het bewerken van kenmerken van een document of bij het uploaden van bestanden verschijnt er een paneel om de waarden in te vullen die de kenmerken zouden moeten hebben.

Om het invullen van deze kenmerken gemakkelijker te maken, kunnen de waarden worden gebruikt van een document dat al is geïndexeerd.

Op deze manier kunnen deze waarden worden gekopieerd uit een document waarvan u weet dat het veel, zo niet alle, waarden deelt. Eenmaal gekopieerd, kunnen de waarden eventueel nog worden gewijzigd.

Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Stap 1. Klik onderaan het paneel Kenmerken op het Toverstaf icoon.

Opmerking: Dit icoon wordt alleen weergegeven als er ten minste één waarde voor een kenmerk is toegevoegd.

Er wordt gezocht naar documenten die de waarde delen van de reeds ingevulde kenmerken. Er verschijnt een paneel met de resultaten.

Stap 2. Controleer de kenmerken van de gevonden documenten om te zien of een ervan de waarden bevat die u wilt gebruiken.

Stap 3. Selecteer het document in de lijst en klik op Selecteer.

Het paneel wordt gesloten en de kenmerken van het geselecteerde document worden ingevuld in het paneel Kenmerken.

Tip: Schakel de optie Sluiten bij één resultaat in om de volgende keer dat op het Toverstaf icoon wordt geklikt de waarden automatisch in te vullen en het paneel te sluiten wanneer er slechts één document wordt gevonden.

Stap 4. Pas indien nodig de waarden aan die zijn toegevoegd.