Veel documenten in Xtendis zijn aan elkaar gerelateerd: ze gaan over dezelfde medewerker, klant, bedrijf, bestelling, project, enzovoort.
Een manier om dergelijke documenten te ordenen is door ze toe te voegen aan een dossier.
Voorbeeld: De afdeling Personeelszaken kan een dossier opzetten voor elke medewerker, een dossier kan worden opgezet voor alle documenten voor een project, enzovoort.
Het voordeel van het aanmaken van een dossier is dat de kenmerkwaarden die alle documenten binnen dat dossier moeten delen, alleen aan het dossier toegewezen hoeven te worden. Elk document dat aan het dossier wordt toegevoegd, "erft" dan automatisch deze waarden.
Een van deze kenmerken fungeert als de unieke dossiersleutel, zoals het personeelsnummer. Via dit kenmerk is het document gebonden aan het dossier.
Voorbeeld: Er wordt een dossier aangemaakt voor een werknemer. Kenmerkwaarden worden toegevoegd voor de naam van de werknemer, werknemer-ID, geboortedatum, functie, enzovoort. Aan het dossier worden meerdere documenten toegevoegd die betrekking hebben op de werknemer zoals een contract, een kopie van het rijbewijs, beoordelingsformulieren, enzovoort. Omdat deze documenten deel uitmaken van het dossier, erven ze nu ook de kenmerkwaarden die voor het dossier werden ingevuld.
|
Opmerking: In zekere zin lijken dossiers erg op mappen omdat ze allebei documenten groeperen. Er zijn echter kleine verschillen in hun functionaliteit en dus in de manier waarop ze worden gebruikt:
|
In dit artikel wordt beschreven hoe u met dossiers kunt werken. De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Externe dossiers
- Een dossier aanmaken
- Documenten toevoegen aan een dossier
- Dossiers vinden en openen
- Het dossierscherm.
- Een dossier als favoriet markeren
- Dossier kenmerken wijzigen
- Documenten verwijderen uit een dossier
- Dossiers verwijderen
- Dossierkenmerken synchroniseren
|
Info: Gebruik het filter om alleen informatie over een bepaald onderwerp te zien.
|
Externe dossiers
Het kan zijn dat uw versie van Xtendis gebruik maakt van 'externe dossiers'. Deze dossiers werken en gedragen zich op dezelfde manier als gewone dossiers, maar hun kenmerken worden uit een systeem buiten Xtendis gehaald.
Het aanmaken, bewerken of verwijderen van deze kenmerken kan alleen in het externe systeem. In dit artikel wordt er daarom van uitgegaan dat het gebruikte dossier geen extern dossier is als het gaat om het uitvoeren van deze handelingen.
Een dossier aanmaken
Het aanmaken van een dossier kan op de volgende manieren:
- Door een geheel nieuw dossier aan te maken waarin de kenmerkwaarden die het dossier moet hebben handmatig ingevoerd moeten worden.
- Door een bestaand dossier te kopiëren om (een deel van) de kenmerkwaarden van dat dossier te gebruiken.
- Door een CSV-bestand met de relevante gegevens te uploaden
Elke methode wordt hieronder beschreven.
Een geheel nieuw dossier aanmaken
Bij deze methode wordt een geheel nieuw dossier aangemaakt waarvoor de kenmerkwaarden die het dossier moet hebben handmatig ingevoerd moeten worden.
Stap 1. Klik op de Startpagina op de drie puntjes van de knop Toevoegen en kies Nieuw Dossier in het menu dat verschijnt.
Het paneel Dossier aanmaken verschijnt.
Stap 4. Wijzig of voer een van de waarden naar behoefte in, te beginnen bovenaan met het veld Archief.
|
Opmerkingen:
|
Stap 5. Klik als u klaar bent op Aanmaken om het dossier aan te maken.
Een bestaand dossier kopiëren
Bij deze methode wordt een bestaand dossier gekopieerd zodat het nieuwe dossier alle kenmerkwaarden van het gekopieerde dossier overerft.
Stap 1. Open het dossier.
Stap 2. Klik boven aan de pagina op de Dossiernaam en kies in het menu dat verschijnt Kopieer dossier.
Het paneel Kopieer dossier verschijnt met alle kenmerkwaarden van het gekopieerde dossier ingevuld.
Stap 3. Pas de kenmerken naar behoefte aan op dezelfde manier als hierboven beschreven voor het maken van een nieuw dossier.
Stap 4. Als u klaar bent, klikt u op Aanmaken om het dossier aan te maken.
Een CSV-bestand met de relevante gegevens uploaden
Bij deze methode wordt een CSV-bestand met de relevante gegevens (kenmerken) geüpload, dat vervolgens door het systeem wordt verwerkt.
Het wordt doorgaans gebruikt in samenwerking met een Xtendis-architect bij het opzetten van het systeem om automatisch meerdere dossiers te genereren.
Klik op de Startpagina op de drie puntjes van de knop Toevoegen en kies Dossier synchronisatie in het menu dat verschijnt.
Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze functionaliteit, neem dan contact op met WoodWing.
Documenten toevoegen aan een dossier
Documenten kunnen op een van de volgende manieren aan een dossier worden toegevoegd:
- Door een bestaand document naar een dossier te verplaatsen
- Door een nieuw document toe te voegen met kenmerken
- Door documenten die nog niet zijn geïndexeerd te indexeren
- Door de kenmerken van een document te wijzigen
- Door een bestaand document te dupliceren
De methode om een bestaand document naar een dossier te verplaatsen is een speciale actie, terwijl de andere groep methoden specifieke acties zijn waarin de optie om documenten aan het dossier toe te voegen is opgenomen. Beide worden hieronder afzonderlijk beschreven.
Een bestaand document naar een dossier verplaatsen
Bij deze methode wordt een bestaand document direct toegevoegd aan een dossier.
Stap 1. Zorg ervoor dat het dossier om het document aan toe te voegen bestaat. Als dit niet het geval is, maak deze dan eerst aan (zie de bovenstaande stappen).
Stap 2. Gebruik de optie Vinden om te zoeken naar de documenten die u wilt toevoegen.
Opmerking: Zorg ervoor dat u zoekt in een archief dat dossiers ondersteunt.
Stap 3. Selecteer de documenten die u wilt toevoegen door hun selectievakjes te selecteren en Naar dossier te kiezen in het menu Acties bovenaan de pagina.
Opmerking: Deze optie verschijnt alleen als het archief waarin wordt gezocht dossiers ondersteunt.
Het paneel Kies een dossier verschijnt.
Stap 4. Gebruik het paneel om naar het dossier te zoeken om de documenten aan toe te voegen (zie hieronder voor stappen over het gebruik van het paneel). Wanneer u op Selecteer klikt, worden de documenten aan het dossier toegevoegd.
Een document aan een dossier toevoegen als onderdeel van een ander proces
De optie om een document toe te voegen aan een dossier is ook beschikbaar als onderdeel van de volgende acties:
- Een nieuw document met kenmerken toevoegen
- Documenten indexeren die nog niet zijn geïndexeerd
- Een bestaand document opnieuw indexeren
- De kenmerken van een document wijzigen
Elk van deze methoden bevat een veld 'Kies een dossier' waarmee het dossier kan worden geselecteerd waaraan het document moet worden toegevoegd.
Opmerking: Dit veld verschijnt alleen als er een archief is geselecteerd waarin dossiers worden ondersteund.
Afbeelding: Het veld Kies een dossier op de pagina Bestanden uploaden.
Gebruik het om het dossier te selecteren waaraan u het document wilt toevoegen:
- Klik op het plusteken om het document aan een nieuw dossier toe te voegen. Het paneel Dossier aanmaken verschijnt. Zie Een dossier aanmaken eerder in dit artikel voor meer informatie over het gebruik ervan. Nadat u op Aanmaken hebt geklikt, wordt het paneel Dossier aanmaken gesloten en wordt het dossier toegevoegd aan het veld Kies een dossier.
- Voer een van de volgende handelingen uit om het document aan een bestaand dossier toe te voegen:
- Als u de naam van het dossier weet of een kenmerk die het document met het dossier verbindt zoals het (unieke) personeelsnummer, vult u deze in.
- Als u de naam van het dossier niet weet, zoek dan naar het dossier door op de drie puntjes in het veld te klikken. Het paneel Kies een dossier verschijnt. Zie de stappen hieronder voor het gebruiken van het paneel.
Het paneel Kies een dossier gebruiken
Zoals hierboven beschreven, wordt het paneel Kies een dossier gebruikt bij verschillende methoden om een document aan een dossier toe te voegen.
Om het paneel te gebruiken, doet u het volgende:
Stap 1. Zoek het dossier om het document aan toe te voegen door een waarde in te voeren in een of meer van de velden en op Selecteer te klikken.
De resultaten worden onderaan het paneel weergegeven.
Stap 2. Selecteer in de zoekresultaten het dossier waaraan u het document wilt toevoegen en klik op Selecteren.
Het paneel Kies een dossier sluit en het dossier wordt toegevoegd aan het veld Kies een dossier.
Dossiers vinden en openen
Net als bij het zoeken naar documenten, kunt u ook zoeken naar eventuele dossiers die in het archief aanwezig zijn. Dit kan gedaan worden door gebruik te maken van de optie Snel zoeken op de Startpagina, de gewone Zoek-optie of door een Dossier-zoekmap te maken.
Al deze methoden worden in detail uitgelegd in Zoeken naar dossiers in Xtendis 7.
Details over het gebruik van de pagina met zoekresultaten zijn te vinden in Werken met zoekresultaten in Xtendis 7.
Tip: Er kan bijvoorbeeld een dossierzoekmap worden ingesteld die zoekt naar alle werknemersdossiers die geen Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bevatten.
Afbeelding: De zoekresultaten bij het zoeken naar dossiers.
Dossiers openen
Het openen van een dossier vanaf de pagina met zoekresultaten kan op een van de volgende manieren worden gedaan:
- Door te dubbelklikken op het dossier.
- Door in de lijstweergave op het dossier-icoon voor het dossier te klikken.
- Door onderaan het paneel Kenmerken in de rechterbenedenhoek op de knop Open dossier... te klikken.
Het dossierscherm.
Het dossierscherm bestaat uit vier hoofdgebieden:
- Details over de dossierkenmerken, documentnotities en flow-geschiedenis worden bovenaan weergegeven.
|
Opmerkingen:
Tip: Bekijk hoe u kunt controleren welke versie van Xtendis u gebruikt.) |
- Een lijst met documenten die zich in het dossier bevinden wordt onderaan weergegeven. Door één of meer selectievakjes aan te vinken verschijnt het menu Acties van waaruit diverse acties op de geselecteerde documenten kunnen worden uitgevoerd.
- Rechts wordt een voorbeeld van een geselecteerd document weergegeven.
Voor meer informatie, zie Documenten bekijken in Xtendis 7. - Rechts wordt een voorbeeld van een geselecteerd document weergegeven.
Zie Werken met zoekresultaten in Xtendis 7 voor meer informatie.
Een dossier als favoriet markeren
Een manier om snel toegang te krijgen tot dossiers die u vaak gebruikt, is door ze als favoriet te markeren. Ze verschijnen dan in de lijst met Favorieten op de Startpagina zodat ze snel toegankelijk zijn.
Om een dossier als favoriet te markeren, opent u het dossier en klikt u in het gedeelte Kenmerken bovenaan de pagina op het icoon Favoriet. Het icoon verandert in een gevulde ster. Klik nogmaals op het icoon om het dossier niet meer als favoriet te markeren.
Om al uw favorieten te bekijken, opent u de Startpagina en klikt u op Favorieten. Klik in de lijst met favorieten op een dossier om het te openen. Dossiers zijn te herkennen aan het groene icoontje voor de naam.
Dossier kenmerken wijzigen
De kenmerken van een dossier zorgen er niet alleen voor dat het dossier kan worden gevonden, maar worden ook overgenomen door elk document dat deel uitmaakt van het dossier, wat betekent dat deze kenmerken ook kunnen worden gebruikt om deze documenten te vinden.
Ga als volgt te werk om dossierkenmerken te bewerken:
Stap 1. Open het dossier.
Stap 2. Klik boven aan de pagina op de Dossiernaam en kies Wijzig dossier in het menu dat verschijnt.
Het paneel Kenmerken wijzigen verschijnt.
Stap 3. Vul alle relevante velden in.
|
Opmerkingen:
|
Stap 4. Klik op Wijzigen om de kenmerken bij te werken.
Een document verwijderen uit een dossier
Het verwijderen van een document uit een dossier kan op een van de volgende manieren:
- Wanneer het aanmaken van dossiers in een archief verplicht is, kan het document alleen uit een dossier worden verwijderd door het naar een ander dossier te verplaatsen. Zie de stappen eerder in dit artikel.
- Wanneer het aanmaken van dossiers in een archief niet verplicht is, kan het document op een van de volgende manieren worden verwijderd:
|
Methode 2: De optie Exporteren gebruiken in het menu Acties Bij deze methode worden één of meerdere documenten geselecteerd en in één handeling verwijderd uit het dossier. Stap 1. Vink in het dossier de selectievakjes aan voor de documenten die u wilt verwijderen. Stap 2. Voer een van de volgende handelingen uit in het menu Acties boven aan de pagina:
Stap 3. Er verschijnt een dialoog waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen. Klik op Ja. |
|
Methode 2: Het veld leeg maken voor het kenmerk die het document met het dossier verbindt Dit kan gedaan worden door de kenmerken van het document te bewerken. Het kenmerk die het document koppelt aan het dossier is te herkennen aan de groene achtergrond van de waarde.
|
Dossiers verwijderen
Stap 1. Open het dossier.
Stap 2. Zorg ervoor dat het dossier geen documenten bevat (zie hierboven) en dat documenten die ooit deel uitmaakten van het dossier maar naar de prullenbak zijn verplaatst, niet meer in de prullenbak staan (zie Documenten verwijderen en herstellen).
Stap 3. Klik boven aan de pagina op de Dossiernaam en kies Dossier verwijderen in het menu dat verschijnt.
Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen.
Stap 3. Klik op Ja.
Het dossier wordt verwijderd.
Dossierkenmerken synchroniseren
De kenmerken van meerdere dossiers kunnen automatisch worden gesynchroniseerd (bijgewerkt) door een CSV-bestand met de relevante gegevens (kenmerken) te uploaden, dat vervolgens door het systeem wordt verwerkt.
Deze functie wordt doorgaans gebruikt in samenwerking met een Xtendis-architect en is beschikbaar door op de drie stippen van de knop Toevoegen op de Startpagina te klikken en in het menu dat verschijnt de optie Dossier synchronisatie te kiezen.
Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze functionaliteit, neem dan contact op met WoodWing.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.