Rapportages maken in Xtendis 7

Om Xtendis te analyseren kunnen systeembeheerders verschillende rapportages maken via de pagina Rapportage in het onderdeel Functioneel beheer van Xtendis.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.

De pagina openen

Open de pagina door naar het Functioneel beheer van Xtendis te gaan en in het menu aan de linkerkant op Rapportage te klikken.

Soorten rapporten

De rapporten die aangemaakt kunnen worden zijn verdeeld over de volgende tabbladen:

• Algemeen. Bevat algemene rapporten:
• Een lijst met alle gebruikersaccounts.
• Een lijst van alle gebruikersgroepen.
• Een lijst van alle archieven.
• Een lijst van alle mappen.
• De algemene rechten ingesteld voor alle gebruikers.
• De algemene rechten ingesteld per gebruikersgroep.

• Gebonden aan een archief. Bevat rapporten met betrekking tot archieven. Elk rapport kan worden uitgevoerd voor een specifiek archief:
• Rechten voor beveiligingszones per gebruiker. De berekende rechten voor beveiligingszones voor alle gebruikers.
• Rechten voor beveiligingszones per groep. De berekende rechten voor beveiligingszones voor alle groepen.
• Archiefrechten per gebruiker.
• Archiefrechten per groep.

• Zoekmap gebonden. Maakt rapporten op basis van een bestaande zoekmap (mappen waarvan de inhoud is gebaseerd op een zoekopdracht). Het totale aantal gevonden items wordt aangegeven in een badge.

Bestandsformaat

Alle rapporten worden gemaakt in CSV-bestandsformaat. Ze kunnen vervolgens voor analyse worden geïmporteerd in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel.

Een rapport maken

Stap 1. Standaard wordt een komma gebruikt als scheidingsteken voor het rapport. Afhankelijk van uw regionale instellingen moet dit mogelijk worden gewijzigd in een puntkomma. Ga hiervoor als volgt te werk:

• In Xtendis 7.2.9 of hoger: wijzig de optie Scheidingsteken CSV-bestanden in de Algemene instellingen.
• In Xtendis 7.2.8 of lager: Klik op de knop Scheidingsteken bovenaan de Rapportage-pagina. Elke klik schakelt tussen een komma en een puntkomma.

Stap 2. Selecteer het tabblad met het rapport dat u wilt maken.

Stap 3. (Alleen voor de tabbladen 'Archief gebonden' en 'Zoekmap gebonden') Kies het archief of de zoekopdracht.

Stap 4. Klik op het downloadicoon voor het rapport.

Het CSV-bestand wordt gegenereerd.

Afhankelijk van de instellingen van uw webbrowser wordt het bestand automatisch opgeslagen (bijvoorbeeld in uw map Downloads) of verschijnt er een venster waarin u de locatie kunt kiezen waar het bestand moet worden opgeslagen.

Stap 5. Open het bestand nadat het is opgeslagen in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel.

Tip: Om er zeker van te zijn dat geaccentueerde tekens correct worden geladen bij het importeren van een CSV-bestand in Microsoft Excel, gebruik de optie Gegevens > Importeren Van Tekst/CSV in plaats van te dubbelklikken op het bestand in de map, of in plaats van de optie Bestand > Openen te gebruiken. Voor meer informatie, zie de Excel-documentatie.