Zodra Xtendis volledig is ingesteld en geconfigureerd voor uw organisatie, kunnen systeembeheerders gedetailleerde informatie bekijken over de beschikbare archieven, zoals het aantal documenten en dossiers dat ze bevatten, de opslag en gebruikte kenmerken, en nog veel meer.
Dit kan via de pagina Archieven van het onderdeel Functioneel beheer van Xtendis.
In dit artikel wordt beschreven hoe u die pagina kunt gebruiken.
De pagina openen
Open de pagina door naar het Functioneel beheer van Xtendis te gaan en in het menu aan de linkerkant op Archieven te klikken.
Archiefweergave
Bij het openen van de pagina Archieven wordt een hoofdoverzicht getoond van alle archieven die binnen de organisatie beschikbaar zijn (zie bovenstaande figuur).
De lijst is alfabetisch gesorteerd.
De lijst filteren
Het filteren van de lijst kan door (een deel van) de archiefnaam te typen in het veld Typ om te zoeken... bovenaan. Tijdens het typen wordt de lijst automatisch gefilterd.
Overzicht details
De volgende tabel toont de details die in het overzicht worden weergegeven:
| Kolomnaam | Details |
|---|---|
| Naam |
De naam van het archief. De tekst is een hyperlink die een pagina opent met meer details over dat archief (zie Archiefdetails hieronder). Door met de muisaanwijzer over de link te bewegen, verschijnt er knopinfo met het archief-ID, het object-ID en de datum waarop de laatste wijziging is aangebracht. |
| Beschrijving | De beschrijving die aan het archief is gegeven. |
| ID | Het ID van het archief. |
| Documenten | Het totaal aan documenten in het archief. |
| Dossiers | Totaal aantal dossiers in het archief. |
Archiefdetails
De details van een archief kunnen worden bekeken door op de pagina Archiefweergave (zie hierboven) op de naam van het archief te klikken.
De informatie die kan worden bekeken is verdeeld over verschillende tabbladen, zoals in de volgende tabel wordt uitgelegd.
Opmerking: Welke tabbladen beschikbaar zijn, hangt af van hoe het archief is ingericht.
| Tabblad | Details |
|---|---|
| Overzicht |
Toont een algemeen overzicht van het archief, zoals het aantal documenten, de totale gebruikte opslagruimte, ingeschakelde opties en meer. Door op de knop Open totaaloverzicht... te klikken, wordt een pagina geopend met een algemeen overzicht van de archiefinstellingen (zie Archiefoverzicht hieronder). |
| Kenmerken |
Toont een overzicht van alle gebruikte kenmerken in het archief met hun instellingen. |
| Bedrijfsregels |
Toont de bedrijfsregels voor het archief. |
| Documentzones |
Toont de Documentzones in het archief.
|
Archiefoverzicht
Een gedetailleerd overzicht van het archief kan worden bekeken door op de knop Open totaaloverzicht... te klikken op het tabblad Overzicht op de pagina Archiefdetails (zie hierboven).
De knop Opslaan in de rechterbovenhoek kan worden gebruikt om het overzicht op te slaan in een bestand zoals een pdf-document, of om het af te drukken.
Opmerkingen
0 opmerkingen