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コレクションの操作

Elvisクラウドでのコレクションの操作

コレクションは、コンテンツを収集し整理するために使用されるコンテナや仮想フォルダです。一般的に、このコンテンツは何らかの方法で関連しています。写真、文書内のストーリーに関連するファイル、製品のファイル、共有したいファイルなどが該当します。

この記事では、コレクションを操作する方法について詳細に説明しています。

Collections in Elvis

図:Elvis内のコレクション。

コレクションはファイルではなくリファレンスを格納します

注意すべきコレクションの重要な概念として、コレクションはElvis内の実際のファイルそのものではなく、リファレンスが含まれていることです。デスクトップ上にショートカットを作成するように、ショートカットをダブルクリックすることによってファイルにアクセスすることができますが、それは実際のファイルそのものではありません。

この点で、コレクションにファイルを追加することはフォルダにファイルを追加することとは異なります。

以下の店に留意ください:

  • コレクションにファイルを追加する場合、既にElvisにアップロードされている必要があります。
  • 別のコレクションに同じファイルを追加することができます。各コレクションのリファレンスは元のファイルに行われます。オリジナルファイルそのものはElvisに一つだけ存在します。
  • コレクションからファイルを削除するか、コレクション自体を削除する場合、ファイルへのリファレンスのみがファイル自体を削除していません。
  • Elvisから元のファイルを削除すると、コレクション内のリファレンスもすべて削除されます。

コレクションを認識

次の方法でコレクションを認識することができます:

  • フォルダブラウザでサムネイルの右上にあるアイコン
  • 最大4画像までのプレビュー表示でグリッドを示すサムネイル

Recognizing Collections

図:コレクションはアイコンと4画像以下のプレビューで構成され、サムネイルで認識できます。

釘付けコレクション

コレクションで動作する最も簡単な方法は、ピン留めコレクションパネルでそれらを固定することです。作成、開く、ファイルを追加、削除などすべて1か所から行うことができるので、コレクションを管理することが容易になります。

ピン留めコレクションパネルにアクセスするには、ページの右側のツールバーにあるコレクションのアイコンをクリックします。

Pinned Collections

ピン留めコレクションパネルには、ツールバーのピン留めコレクションアイコン(A)をクリックしてアクセスできます。

ピン留めコレクションパネルにコレクションを追加します

次のいずれかの操作を行います。

  • 検索結果から、ピン留めコレクションパネルに既存のコレクションをドラッグします。
  • 新しいコレクションを作成します(下記参照)。

ヒント:コレクションの順序を変更するには正しい位置にドラッグしてください。

コレクションの作成

次のいずれかの方法を使用します。

  • ファイルを選択し、下記の場所にドラッグします:
  • ツールバーのピン留めコレクションアイコン(ピン留めコレクションパネルが閉じているとき)
  • ピン留めコレクションパネル(既存のコレクションの間の位置まで)
  • ピン留めコレクションパネルで「+」と書かれたボタン(自動的にピン留めコレクションリストの一番上にコレクションを追加します)
  • 空のコレクションを作成するには:
  • ピン留めコレクションパネルで「+」と書かれたボタンをクリックします(自動的にピン留めコレクションリストの一番上にコレクションを追加します)
  • フォルダブラウザで、次のいずれかの操作を行います。
  • フォルダを右クリックして「新しいコレクション」を選択
  • フォルダを選択し、メニューバーの「新しいコレクション」をクリック

 

どこにコレクションが格納されているか、誰がアクセス可能か

コレクションを作成する場合は、次のいずれかの場所に保存されています。

  • ピン留めコレクションパネルでコレクションを作成する場合は、コレクションはプライベートフォルダに保存されます。自分のみ(システム管理者も含まれます)コレクションを見ることができます。フォルダの場所は次のとおりです。

Users/<your user name>/Collections/<yyyy-MM>

例:  Users/Rob@elvis.com/Collections/2016-04

  • フォルダブラウザでフォルダを右クリックしてコレクションを作成した場合は、コレクションはそこに格納されてます。その場所へのアクセス権を持つすべてのユーザーがコレクションを見ることができます。

 

コレクションへのファイルの追加

コレクションにファイルを追加する最も簡単な方法は、ピン留めコレクション上にドロップすることです。最初にコレクションをピンを確認してください。

または検索結果に表示されているコレクションにファイルをドラッグします。

注:  以下はサポートされていません。

  • コレクションにコレクションを追加すること。
  • フォルダブラウザのコレクションにファイルをドラッグすること。

 

コレクションを共有

以下の場合、他の人とコレクションを共有することが必要になります。

  • 外部のクライアントや顧客や内部の編集者がファイルの承認や拒否、コメントを行う
  • 制作チームに今後の出版物で使用させる
  • 文書、プレゼンテーションやビデオなどを参照用に内外のユーザーに配布

受信者に「共有リンク」と呼ばれるハイパーリンクを送信することによって、コレクションを共有できます。このハイパーリンクを使用すると、受信者はコレクションで共有するElvis内のファイルのみアクセス可能になります。

コレクションを共有することができるユーザとは

共有リンクはElvisのユーザーとして登録していない人も含めて、誰にでも送ることができます。ファイルを表示する時にログインは必要はありません。

共有コレクションは動的です

ファイルを共有する際にコレクションを使用する代わりに、個別にファイルを共有することができます。コレクションを共有することの利点は、動的であるということです。コレクションからファイルを追加または削除した場合、変更がリンクのユーザーにも表示されます。

コレクションを共有する方法

やり方は個々のファイルの共有と同じです。詳細については、Elvisクラウドを使用して他のユーザーとファイルを共有しますを参照してください。

コレクションとメタデータ

Elvis内の他のすべてのファイルと同じように、コレクションはメタデータプロパティも持っています。

注:  Elvisクラウド内のメタデータの詳細については、Elvisクラウド内のメタデータを使って作業しますを参照してください。

メタデータは、ファイルを検索するために検索結果をフィルタリングするとき非常に重要ですので、可能な限りコレクションに関連するメタデータを追加してください。

注:  コレクションのメタデータを変更してもコレクション内にあるファイルのメタデータには影響しません。

一括操作の実行

コレクション内にファイルを格納するもう一つの利点は、すべてのファイルに対して一括操作を実行できることです。

  • チェックアウトしたファイル。編集用のすべてのファイルを開くには、検索結果でコレクションを選択してメニューの「チェックアウト」をクリックしてください。
  • ファイルをダウンロード。すべてのファイルをダウンロードするには、検索結果にコレクションを選択してメニュー内の「ダウンロード」をクリックしてからダウンロード方法を選択します。
 
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